4. Права и обязанности подотчетного лица

Для упорядочения учета командировок и устранения конфликтов с проверяющими органами при отнесении затрат на командировки к расходам предприятия, целесообразно внутренним распорядительным документом установить перечень лиц предприятия, которые не являются его работниками, но являются членами его руководящих органов и могут быть направлены в служебную командировку предприятием. Таким документом может быть приказ об учете операций с подотчетными лицами.

(Составление такого распорядительного документа предприятия рассмотрим в следующих уроках.)

Статус подотчетного лица предприятия предусматривает, с одной стороны, право предприятия требовать возмещения денежных затрат и нанесенного предприятию ущерба по вине такого лица, и с другой - право лица требовать от предприятия возмещения затраченных личных денег. Этот правовой аспект отношений решается заключением договора о полной материальной ответственности с лицами, уполномоченными предприятием приобретать материальные ценности для него.

В бухгалтерском учете возможно формирование задолженности как подотчетного лица, так и предприятия перед таким лицом.

В соответствии со ст. 134 Кодекса законов о труде предполагается полная имущественная ответственность работника в отношении имущества предприятия, переданного работнику под отчет.

Приобретение статуса подотчетного лица может входить в его служебные обязанности, может совмещаться с материальной ответственностью. Приобретение такого статуса может определяться служебными обязанностями такого лица.

При направлении работника предприятия в служебную командировку специального предоставления ему статуса подотчетного лица не предполагается: он приобретает такой статус автоматически при получении денежного аванса из кассы предприятия на основании распоряжения руководителя; статус подотчетного лица заканчивается составлением авансового отчета и окончательным расчетом по полученным от предприятия денежным средствам. В случае если цель командировки предполагает расчеты за получение ценностей для предприятия, с ним заключается договор на материальную ответственность. На практике же чаще бывают ситуации, когда в командировку, предполагающую приобретение ценностей, направляется материально ответственное лицо.

5. Операции с подотчетными лицами - шаг за шагом

Основные операции по расчетам с подотчетными лицами предприятия представлены в таблице 1. Таких операций в обычных условиях может быть шесть. На малых и небольших предприятиях отдельные операции, особенно на начальных стадиях расчетов, могут не иметь четких границ и быть объединены.

6. Получение задания подотчетным лицом

Первый этап отношений начинается с определения - в качестве кого и где будет привлекаться подотчетное лицо за пределами данного предприятия (см. таблицу 1 ). Цель, для достижения которой направляется подотчетное лицо, определяет руководитель предприятия.

Список лиц, которые имеют право получать деньги на хозяйственные нужды и/или на закупку сельскохозяйственной продукции, утверждается руководителем. Перечень таких лиц может быть приложением к распоряжению руководителя предприятия о порядке ведения расчетов с подотчетными лицами. (Этот документ рассмотрим в следующих уроках.)

Далее руководитель отдает распоряжение о привлечении подотчетного лица (см.таблицу 1). Руководитель предприятия отдает распоряжение об участии конкретного подотчетного лица в расчетах за получение ценностей (о направлении его в служебную командировку или совмещении получения ценностей и направлении в командировку) и о выдаче ему денежного аванса для этих целей. Такое распоряжение может быть как в устной, так и письменной форме.

Задание для направления в служебную командировку выдается руководителем в письменном виде.