Тема 9. Автоматизація обліку касових операцій

Розгляньте загальну характеристику задач з обліку касових та банківських операцій, вхідні та вихідні повідомлення з обліку операцій по касі та банку, математичний алгоритм вирішення задач з обліку операцій по касі та банку.

Задача “Автоматизація обліку наявності та руху грошових коштів у касах підприємства” є інструментом працівника розрахунково-фінансової групи бухгалтерії підприємства. У її функції входить:

1. Виписка касових ордерів;

2. Реєстрація касових документів;

3. Формування й висновок спеціальних аналітичних звітів.

При автоматизованому вирішені задачі бухгалтер, реєструючи первинні документи каси, але одночасно з формуванням первинного документа бухгалтерські проводки не формуються. Це пов’язано з тим, що з розбіжності в часі при виписуванні документів і видачею або отримання готівкових коштів. Таким чином в базу даних записуються і зберігаються образи первинних документів, а проводки, що отримані по цим документам можуть формуватися і записуватися у окремому режимі роботи програми, а програма при записі первинної документів задає питання “Непотрібно формувати бухгалтерські проводки”. А користувач може вибрити чи варіант - формувати проводки, чи записати лише документ.

Модуль “Каса” виконує обліку всіх господарських операцій з готівковими коштами, включаючи розрахунки з персоналом з оплати праці і по іншим виплатам, а також розрахунки з підзвітними особами.

Передбачено три режими роботи: документи, операції, звіти по касі.

Одночасно можна вести декілька кас, у тім числі і валютну. У тих випадках, коли на підприємстві ведеться декілька кас, для кожної з них відкривається свій власний субрахунок. Кожна каса реєструється у спеціальному режимі роботи програмно системи, при реєстрації по кожній касі вказується прізвище касира. Реєстри касових документів ведуться в розрізі виділених субрахунків рахунка "Каса".

При роботі з касовими операціями виділяють три основні режими роботи: документи, операції, звіти по касі та додаткові. При роботі з касовими документами виконуються наступні функції:

1. Виписка прибуткових ордерів;

2. Виписка видаткових ордерів.

В першому та другому режимах бухгалтер підготовлює та виводить на друк основні касові документи: прибуткові й видаткові касові ордери.

Виконання операцій по касі – це програмна реєстрація касових документів та формування проводок по ним.

Після запису проводок по касі, бухгалтер може в спеціальних режимах роботи сформувати вихідні документи .Додатковий режим роботи – це ведення довідників та спеціальне налагодження системи.

До довідникової інформації відносяться: Довідник рахунків, кореспонденція рахунків, Класифікатор об’єктів аналітичного обліку; Довідник типового змісту проводок або типові підстави касових ордерів.

Під час підготовки програм до експлуатації виконуються наступні налагодження системи:

1. визнаються субрахунки по рахунку “Каса”,

2. визначаються об’єкти аналітичного обліку ,

3. уводиться вхідне сальдо по рахунку “Каса” на початок звітного місяця;

4. сформується набір типових господарських операцій для автоматичного формування проводок по касовим документам.

Зв’язок з іншими задачами. Комплекс задач по касі має інформаційні зв’язки з комплексами задач «Облік наявності та руху особового складу підприємства» (у програмних продуктах такий модуль має частіше за все назву “Кадри”, «Облік заробітної плати» та «Банківські операції», а також з модулем в якому відбувається рознесення касових операцій (це модуль який частіш за все має назву “Господарські операції” або модуль головного бухгалтера” Крім того по касовим операціям формуються проводки, які використовуються для формування різноманітних звітів пов’язаних з задачами “Облік розрахунків з постачальниками” та “Облік розрахунків з одержувачами”.