Тема 8. Автоматизація обліку заробітної плати

Розгляньте загальну характеристику задач з обліку заробітної плати, вхідні та вихідні повідомлення задачі “Облік заробітної плати”, математичний алгоритм вирішення задач з обліку заробітної плати

Комплекс задач «Автоматизація обліку заробітної плати» забезпечує автоматизоване формування господарських операцій з обліку нарахування та утримань із заробітної палати

У загальному вигляді перелік функціональних можливостей, що реалізовані в даній підсистемі можна представити у вигляді наступних обчислювальних процедур, пов’язаних з оплатою праці персоналу підприємств і організацій, при погодинній і відрядній формах оплати праці:

• автоматизована розробка графіків роботи персоналу підприємства (по будь-якому режиму роботи);

• ведення особових рахунків працівників, нагромадження даних про нарахування та утримання;

• формування табеля обліку робочого часу;

• нарахування ЗП із використанням різноманітних видів оплат;

• розрахунок різноманітних видів утримань і внесків ;

• розрахунок і оформлення щомісячних і разових виплат у міжрозрахунковий період (аванси, допомоги, відпускні і т. ін.);

• сторнування помилково нарахованих або утриманих сум у попередні періоди;

• формування і друк звітних документів: платіжних відомостей, зведень, реєстрів і т. ін.;

• формування і друк різноманітних довідок про ЗП і податки.

При роботі з програмою здійснюються такі операції:

1. Коригування (у разі потреби) нормативних даних.

2. Коригування довідкової інформації.

3. Розрахунки, що здійснюються в міжперіод.

4. Робота з “Табелем обліку робочого часу” – формування планового табеля по всім працюючим на підприємстві, його перевірка й коригування.

5. Розрахунок заробітної плати – може здійснюватись в розрізі працюючих на підприємстві, в розрізі підрозділів і в цілому по підприємству.

6. Коригування й перерахунок (за необхідністю).

7. Формування проводок і звітних документів.

8. Друк звітних документів.

9. Перехід до нового розрахункового періоду.

Частиш за в програмних продуктах послідовно виконують наступні операції:

• початкове налагодження програми розрахунку, коригування довідкової інформації у подальші періоди;

• ведення бази даних по працюючим на підприємстві (особових рахунків) і виконання нарахування ЗП;

• виконання розрахунків в між період; тобто нарахування сум за дні відпустки, допомоги з непрацездатності, авансу, допомоги на дітей, та інших між розрахункових виплат і утримань, а також для формування й друку відповідних облікових документів;

• виконання розрахунку зарплати. При проведені розрахунків пов’язаних з нарахуванням та утриманнями із заробітної плати можуть використовуватися різні алгоритми розрахунків. Так при проведені нарахування можуть використовуватися наступні методи розрахунку: розрахунок по окладу, розрахунок по тарифній ставці, уведення суми вручну, відсоток і розрахунок за спеціальним алгоритмом).

По кожному з нарахувань, метод розрахунку яких "Розрахунок по окладу", користувачем уводиться базова сума, що буде нарахована, якщо співробітник відпрацює весь місяць. При введенні нарахувань, що мають цей метод розрахунку, програма запитує кількість відпрацьованого часу. Нарахована сума розраховується пропорційно відпрацьованому часу відповідно до базової суми. Цей метод, як правило, використовується при розрахунку чи зарплати надбавок.

По нарахуваннях, що має метод розрахунку "по тарифній ставці", користувачем уводиться кількість відпрацьованих годин і розряд (або годинна тарифна ставка цього розряду). Сума визначається як добуток годинної тарифної ставки на кількість відпрацьованих годин.

По нарахуваннях, метод розрахунку яких "уведення суми вручну", користувач уводить безпосередньо нараховані суми. Це, як правило, різноманітні разові премії чи зарплата на невеликих приватних підприємствах.

По нарахуваннях, метод розрахунку яких "відсоток", сума нарахування розраховується як відсоток від сум інших нарахувань. Відсоток указується при введенні нарахування. Види нарахувань, від сум яких розраховується відсоток, задаються при введенні алгоритму розрахунку (алгоритм розрахунку набудовується за допомогою спеціально довідника).

Існує три методи розрахунку утримань із заробітної плати (утримання суми, відсоток і розрахунок по спеціальному алгоритмі).

По кожному з утримань, метод розрахунку яких "Утримання суми", вводяться безпосередньо утримувані суми. Це, як правило, застосовується при відрахуванні чи позичок інших видів утримань, що не розраховуються автоматично програмою.

По утриманнях, метод розрахунку яких "відсоток", сума розраховується як відсоток від сум нарахувань по заданих видах нарахувань. Відсоток указується при завданні алгоритму розрахунку або при введенні утримання. Види нарахувань, від сум яких розраховується відсоток, задаються при введенні алгоритму розрахунку. Прикладом утримання з методом розрахунку "відсоток" може служити фонд соціального страхування.

По спеціальному алгоритмі розраховуються види утримань, суми по який не можуть бути розраховані зазначеними простими алгоритмами, наприклад, прибутковий податок. Спеціальні алгоритми розробляються програмістом.

Крім виконання оперативних розрахунків по заробітній платі в програмах відбувається накопичування даних для формування звітів по сукупним нарахуванням та утриманням за рік.

Експлуатація програм передбачає періодичне введення і обробку оперативної облікової інформації, розрахунок заробітної плати, формування й друк звітних документів. Тривалість циклу розрахунків відповідає звітному періоду (за правилом, вона дорівнює місяцю). Усі розрахунки виконуються на основі введеної до системи оперативної облікової інформації, нормативних і довідкових даних, що зберігаються в її база даних, із використанням набору алгоритмів. Результати розрахунків нагромаджуються в системі у вигляді архівної інформації.

Нормативні дані зберігаються в системі у вигляді класифікаторів. Це класифікатори: характеристики підприємства; види оплат і утримань; податки на ФОП; тарифні ставки і професії; градація індексації; градація років для розрахунку вислуги років, градація КТУ для розподілу премій; святкові дні; ставки податків; розміри мінімальної ЗП; категорії (посади) працівників); види відпусток; режими роботи; систем оплати праці і т ін. Джерелом їх створення є закони, різноманітні нормативні документи, накази, що стосуються роботи підприємства.

Довідкові дані – це особові рахунки працюючих, відомості про постійні доплати і утримання, допомогу на дітей та ін.. Вони міститься в спеціальних Довідниках, до яких відносяться ”Особовий рахунок”, “Постійні доплати”, “Постійні утримання”.

Оперативна облікова інформація включає відомості й реквізити, що містяться в первинних документах з обліку ЗП. Це: табель обліку робочого часу, наряд, накази, записка на представлення відпустки, листок непрацездатності, виконавчий лист тощо.

Архівна інформація – це нагромаджена за видами оплат і утримань в розрізі кожного працівника інформація, відомості про річний дохід працюючих, договори підряду та ін.

Інформаційні зв’язки. Комплекс задач “Облік заробітної плати” інформаційно пов’язаний з комплексами задач “Облік операцій на розрахунковому рахунку” і “Облік касових операцій”. А також комплексом задач відділу кадрів “Облік особового складу підприємства”.

Так в комплекс програм “Облік касових операцій” з комплексу програм “Облік заробітної плати” передаються платіжні відомості і видаткові касові ордери на виплату ЗП і допомоги, з каси комплексу програм “Облік заробітної плати” надходить інформація про невиплачену ЗП, а також стан розрахунків із підзвітними особами, яка використовується для формування повного розрахунку з працюючими.

До комплексу задач “Облік операцій на розрахунковому рахунку” надходять платіжні доручення і бухгалтерські довідки, сформовані після повного розрахунку зарплати.

Зв’язок із програмами відділу кадрів здійснюється шляхом використання інформації про працюючих на підприємстві.