Тема 7. Автоматизація обліку операцій з товарно-матеріальними цінностями

Розгляньте загальну характеристику задач з обліку операцій з товарно-матеріальними цінностями, вхідні та вихідні повідомлення з обліку операцій з товарно-матеріальними цінностями, Математичний алгоритм вирішення задач.

Комплекс задач «Автоматизація обліку операцій з товарно-матеріальними цінностями. призначений для обліку наявності та руху товарів та виробничих запасів на складах. Даний комплекс задач забезпечує автоматизоване формування господарських операцій з обліку наявності та руху матеріальних цінностей. Аналітичний облік ведеться у вартісних та натуральних показниках.

Автоматизоване вирішення задачі відбувається як для складського так і для бухгалтерського обліку матеріальних цінностей. Даний комплекс задач є основним інструментом працівника бухгалтерії (матеріальна група). У його функції входить:

• формування й ведення локальної системи аналітичних рахунків бухгалтерського обліку товарно-матеріальних цінностей на складі.

• облік залишків цінностей на складі у вартісних та натуральних показниках

• облік руху цінностей на складі: їхнє надходження, видаток,

• внутрішнє переміщення між складами ,

• виконання розрахунків по оцінці фактичної собівартості запасів на складі,

• облік переоцінки залишків запасів на складі,

• проведення інвентаризації запасів,

• формування й виведення спеціальних аналітичних звітів по обліку запасів на складі.

У процесі облікових операцій уводиться документ, на підставі якого відбувається рух матеріальних цінностей. Цей документ приводить до генерації проводок і, одночасно, приводить до зміни даних у відповідній обліковій картці. Таким чином проводиться:

• реєстрація первинних документів;

• формування та ведення картотеки товарно-матеріальних цінностей;

• формування проводок по рахунках.

При роботі з конкретною програмою бухгалтер уводить (реєструє) первинні документи по обліку рух товарів та матеріалів на складі. На підставі сформованих документів автоматично виконується формування бухгалтерських проводок. При цьому використовується довідник типових господарських операцій, якому зберігаються відповідні господарські операції та проводки. Таким чином в системі, зберігаються як самі первинні документи, так і проводки, отримані по них.

Облік первинних документів та формування проводок по цим документам – це основні операції підсистеми. Уведення первинної інформації проводиться, як безпосередньо з клавіатури, так і у вигляді інформації на машинних носіях, яка надходить у результаті вирішення інших задач. Найбільш прогресивним методом уведення інформації є автоматизоване формування вхідної інформації шляхом використання штрихових кодів та магнітних карт. В результаті введення первинної інформації у системі формується реєстр документів, який показує перелік уведених документів у різних розрізах.

В системі автоматизовано ведеться картотека товарно-матеріальних цінностей. Для роботи з картотекою проводиться формування класифікаторів товарно-матеріальних цінностей, а саме: групи запасів і номенклатури-цінника. На початку роботи із системою проводиться початкове формування карток складського обліку запасів на складах підприємства.

Одним із важливіших питань при обліку товарно-матеріальних цінностей є вибір методу оцінки товарно-матеріальних запасів. В інформаційних системах закладається декілька методик формування цін, що рекомендуються методологією бухгалтерського обліку на Україні. При використанні фактичних цін на одній картці обраховуються всі партії одного й того номенклатурного номера.

Облік руху товарно-матеріальних цінностей ведеться за основними напрямками руху на складі:

1. Прибуткування товарно-матеріальних цінностей на склад:

2. Видача або реалізація зі складу;

3. Передача на консигнацію;

4. Внутрішнє переміщення (видача);

5. Внутрішнє переміщення (прибуткування);

6. Повернення товарів на склад.

В процесі роботи кількість матеріальних цінностей розраховується на базі залишків на початок місяця, а також їх надходження і вибуття по складським ордерам на задану дату.

В результаті роботи системи на основі обробки книги обліку господарських операцій формуються синтетичні звіти., оборотні відомості по рахункам. Аналітичні звіти генеруються в результаті обробки файлу картотеки

та файлів обліку первинних документів. До аналітичних звітів відносять відомості обліку залишків, відомості обліку руху товарно-матеріальних цінностей.

Відомості обліку залишків показують у різних розрізах наявність залишків на складі (складах) підприємства. Звіт може бути отриманий у розрізі складів, рахунків, груп і окремих номенклатурних номерів запасів як у кількісному, так і вартісному виразі. Відомості обліку руху показують прихід запасів на склад, витрата зі складу, оборот запасів у різних розрізах. Дана задача пов’язана з комплексами задач “Облік розрахунків із дебіторами та кредиторами” та “Зведений облік та складання звітності”.