Тема 11. Інформаційно-пошукові системи та системи документообігу

Інформаційно-пошукові системи (IПС) - це один iз рiзновидiв інтелектуальних iнформацiйних системю.

ІПС - це під якими розуміється сукупність методів і засобів, призначених для збереження і пошуку документів, відомостей про них чи певних фактів.

Основна задача IПС полягає в тому, щоб iз сукупності даних, що знаходяться в системі, знайти і вибрати ті, які у найбільшій мірі відповідають інформаційним потребам споживача.

Класифікація ІПС. Розрізнюють декілька типів інформаційно-пошукових систем.

По тематиці та змісту інформаційних масивів, що зберігаються в базі даних:

• галузеві;

• полі тематичні;

• вузькотематичні.

По типу інформацій, що зберігається в системі:

• документальні;

• фактограіфчні.

Документальні - це такі системи, об'єктом зберігання i пошуку в яких виступають документи.

В фактографiчних системах об'єктом збереження i пошуку є окремі дані, якi характеризують будь-які події, процеси, явища, тобто факти.

Зауваження 1. Чіткої межі між документальними та фактографічними системами не існує, тому що кожна подія чи факт перш ніж стати об'єктом збереження чи пошуку в ІПС повинні бути якимось чином зафіксовані, тобто відображені в певних документах.

По режиму функціонування ІПС поділяються на:

• системи з вибірковим пошуком інформацій;

• системи з ретроспективним пошуком;

Інформаційний пошук - це сукупність операцій, необхідних для знаходження в системі документів, текстів, відомостей, фактів та даних, які відповідають на запит користувача.

Системи з вибірковим пошуком - це такі, в яких пошук виконується по постійному набору запитів для певного контингенту користувачів в масиві поточних надходжень документів чи даних через певні інтервали часу. При цьому змінюється зміст масивів ІПС, а запити залишаються без змін.

В системах з ретроспекивним пошуком - пошук виконується по всім масивам, які зберігаються в системі, по разовим запитам, що змінюються в залежності від інформаційних потреб користувача.

Системи управління документами

Ця система призначена для виконання комплексу операцій по:

• створенню, управлінню і виконанню документів;

• веденню електронного архіву;

• організації офісного документообігу.

В сучасних ІС використовують універсальні програмні комплекси, які дозволяють об'єднати офісний, (організаційно-розпорядливий) документообіг з інженерним, в який входить технічна, технологічна і креслярсько-конструкторська документація (вона, як правило, розробляється в САПР програмними засобами AutoCAD, MicroStation, КОМПАС), а також будь-які інші види інформації, аж до мультимедіа. Крім того, до складу УІС часто входять програми бухгалтерського, складського і кадрового обліку.

3. Лабораторні роботи з дисципліни «інформаційні системи і технології в обліку» Методичні вказівки по роботі з програмою

“1С –Підприємство”

Загальна характеристика програми.

Система "1С - Підприємство" складається з декількох компонентів, кожна з яких забезпечує автоматизацію окремих ділянок обліку на підприємстві". Ці компоненти мають назву "Бухгалтерський облік", "Оперативний облік" та "Розрахунок".

Перераховані компоненти можуть використовуватися у вигляді окремих програмних продуктів":

"1С - Бухгалтерія 7.7" (робота з цим продуктом розглядається в даних методичних вказівках), "1С - Торгівля та склад 7.7" "1С - Зарплата та кадри 7.7", а також як комплексний продукт.

Компонента "Бухгалтерський облік призначена для обліку наявності та руху коштів та засобів підприємства. Система може використовуватися на підприємствах будь якого типу і надає можливості обліку:

Система може використовуватися на підприємствах будь якого типу і надає можливості обліку:

• Працювати з декількома планами рахунків.

• Вести кількісний та валютний облік.

• Вести багаторівневий аналітичний облік.

• Використовувати довільну структуру коду рахунку.

• Отримувати звіти довільної форма по будь якому набору рахунків та об'єктів аналітики.

Компонента "Оперативний облік" призначена для обліку оперативних даних про рух матеріалів та засобів на підприємстві, використовується частіше за все для автоматизації обліку торговельної діяльності"

Компонента "Розрахунки" призначена для автоматизації періодично повторюючись розрахунків. Це може бути нарахування заробітної плати. Розрахунок дивідендів та інших операцій.

Відмітимо, що 1С - має потужні інструментальні засоби, власну вбудовану об’єктно - орієнтовану мову для розробки власних типів документі та алгоритмів виконання розрахунків).

Адміністрування в 1С включає:

• Систему авторизації та контролю прав користувачів

• Обмеження функцій користувачів по категоріям

• Моніторинг роботи користувачів тобто перегляд списку користувачів, що працюють та історія роботи користувачів

Основні елементи програмного комплексу.

Робота в програмі “1С” побудована “від журналу ”.

В систему входять наступні журнали: