3.4 Визначення функцій тендерного комітету

Визначаємо наступні основні функції тендерного комітету

1. Підготовка тендерної документації;

2. Залучення претендентів для участі в конкурсі, включаючи їх попе­редню кваліфікацію (якщо це передбачено);

3. Розповсюдження тендерної документації;

4. Прийняття та розпечатування оферт - пропозицій претендентів;

5. Оцінка і порівняння оферт претендентів та визначення переможця конкурсу;

6. Підведення підсумків конкурсу.

Під час підготовки тендерної документації тендерний комітет:

- визначає склад тендерної документації та подає його на затверд­ження керівникові організації (підприємства) замовника;

- самостійно або з залученням сторонньої організації розробляє тендерну документацію;

- визначає вартість комплекту тендерної документації, яку буде направлено претендентам;

- подає комплект тендерної документації та розрахунок її вартос­ті для претендентів на затвердження замовнику.

При залученні претендентів без попередньої кваліфікації тендерний комітет:

- публікує оголошення про відкритий конкурс у "Віснику держав­них закупівель ", в інших офіційних періодичних виданнях;

- складає та погоджує з замовником перелік учасників для запро­шення до участі в конкурсі;

- готує та направляє визначеним претендентам листи з запро­шенням до участі в конкурсі;

- одержує від претендентів листи про участь у конкурсі, формує та подає на затвердження замовнику уточнений перелік претен­дентів на участь у конкурсі;

- письмово повідомляє претендентів про занесення їх до переліку претендентів на участь в конкурсі.

- розробляє кваліфікаційні вимоги і форми кваліфікаційної харак­теристики претендентів та подає їх на затвердження замов­нику;

- формує перелік претендентів для розсилки документів поперед­ньої кваліфікації;

- тиражує розроблені кваліфікаційні документи і розсилає їх організаціям, занесеним до переліку на попередню кваліфікацію;

- одержує від претендентів заповнені кваліфікаційні документи;

- аналізує та оцінює технічні, організаційні і фінансові показники організацій претендентів, які брали участь у попередній ква­ліфікації, складає висновки про кожного з них;

- приймає рішення про результати попередньої кваліфікації з оформленням відповідного протоколу і подає його на затверд­ження замовнику;

- формує список претендентів, які відповідають вимогам поперед­ньої кваліфікації, та письмово повідомляє їх не пізніше ніж через 5 календарних днів після підведення підсумків попередньої квалі­фікації;

- у той же термін письмово повідомляє інших претендентів про те, що вони не відповідають кваліфікаційним вимогам і не мо­жуть брати участь у наступних етапах конкурсу.

При розповсюдженні тендерної документації тендерний комітет:

- тиражує комплект тендерної документації у необхідній кількості примірників;

- розсилає (передає) комплект тендерної документації претендентам, які сплатили її вартість;

- надає роз 'яснення на прохання претендентів зміст тендерної документації;

- організує відвідування претендентами будівельного майданчика або приміщень для надання послуг (наприклад зали для навчання);

- приймає та погоджує з замовником рішення щодо внесення змін до тендерної документації, здійснює ці зміни і розсилає їх претенден­там.

Під час приймання та розпечатування оферт тендерний комітет:

- приймає від претендентів оферти, реєструє і зберігає їх;

- приймає від претендентів листи з відтиканням їх оферт та зі змінами до їхніх оферт, реєструє та зберігає їх;

- розпечатує у визначений день та час пакети з офертами;

- перевіряє комплектність документів оферт, веде протокол розпеча­тування оферт;

- повідомляє претендентам про те, що їх оферти визнано некомплект­ними.

При оцінці й порівнянні оферт і визначенні переможця конкурсу тен­дерний комітет:

- детально вивчає та аналізує оферти;

- з'ясовує з претендентами питання, які виникають під час ви­вчення оферт;

- відхиляє та повертає претендентам оферти, де є суттєві недоліки;

- складає перелік претендентів, оферти яких пройшли перевірку і підлягають оцінці;

- оцінює й порівнює оферти претендентів; визначає переможця конкурсу або приймає рішення про те, що конкурс не виявив пе­реможця, оформлює відповідний протокол.

Під час підведення підсумків конкурсу та затвердження його резуль­татів тендерний комітет:

- складає та затверджує на засіданні тендерного комітету звіт про результати конкурсу;

- в триденний термін подає протокол та звіт про результати конкурсу на затвердження замовникові;

- повідомляє письмово переможцю та іншим учасникам конкурсу про його результати. Таке повідомлення надсилається до закін­чення терміну дії оферт.