2. Первинний та складський облік запасів
Відповідальність за приймання, зберігання і відпуск запасів покладається на матеріально відповідальних осіб, призначених наказом керівника установи. З посадовими особами, які відповідають за збереження матеріальних цінностей, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
При отриманні запасів матеріально відповідальна особа на документі постачальника або на акті про приймання запасів повинна розписатися в одержанні цих цінностей і прийняти їх на відповідальне зберігання (з оформленням додаткових документів (накладних тощо) чи без такого оформлення).
Виявлені, під час отримання матеріальних цінностей, кількісні та/або якісні розбіжності з даними документів постачальників, оформлюються Актом про приймання матеріалів. Акт складається приймальною комісією в двох примірниках з обов'язковою участю завідуючого складом та представника постачальника або незацікавленої організації. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних цінностей, інший - для направлення претензійного листа постачальнику.
Облік запасів установи (за винятком дорогоцінних металів для протезування та медикаментів і перев'язувальних засобів) за місцем відповідального зберігання (знаходження) ведеться матеріально відповідальними особами в Книзі складського обліку запасів за найменуваннями, сортами, кількістю. Працівниками бухгалтерії періодично здійснюється перевірка фактичної наявності запасів із записами у книзі та даними бухгалтерського обліку. Складський облік може вестись і у картках складського обліку.
Видача запасів з місць відповідального зберігання (знаходження) проводиться за документами встановленої форми, що затверджуються керівником установи. Для бюджетних установ, поряд з формами, встановленими наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 N 193 "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів", застосовуються наступні форми:
1) Акт списання (форма N 3-2). Акт застосовується для списання запасів і складається комісією, призначеною наказом керівника, у двох примірниках. Перший примірник здається до бухгалтерії, а другий - залишається у матеріально відповідальної особи.
2) Накладна (вимога) (форма N 3-3). Форма є уніфікованою та застосовується для оформлення прийняття матеріальних цінностей на склад (у комору) або видачі зі складу (комори). Може застосовуватись для внутрішнього переміщення матеріальних цінностей.
Накладна (вимога) виписується бухгалтерією в двох примірниках та затверджується керівником установи.
Один примірник призначений для отримання матеріальних цінностей зі складу, а інший - для обліку цих цінностей за місцем їх використання.
Оформлені розпискою отримувача накладні (вимоги) передаються до бухгалтерії з реєстром.
3) Меню-вимога на видачу продуктів харчування (форма N 3-4 чи N 3-4а). Застосовується для оформлення відпуску продуктів харчування зі складу (комори).
Меню-вимога складається щоденно на підставі норм розкладки продуктів харчування та даних про кількість осіб, що одержують харчування.
Меню-вимога разом із розписками осіб про видачу та отримання продуктів харчування передається до бухгалтерії у терміни, встановлені графіком, але не менше ніж тричі на місяць.
Дані меню-вимоги записуються в щомісячну накопичувальну відомість з витрачання продуктів харчування форми N 3-13.
4) Забірна картка (форма N 3-5). Призначена для оформлення відпуску матеріальних цінностей, продукції молочної кухні та інших запасів, які відпускаються систематично протягом місяця.
Забірна картка виписується бухгалтерією на декілька найменувань матеріальних цінностей, що належать до одного коду економічної класифікації.
Забірна картка виписується у двох примірниках: один - для отримувача, інший - для складу. Термін використання картки встановлений: 15 днів - при щоденному відпуску або місяць - при періодичному відпуску матеріальних цінностей. Відпуск матеріальних цінностей здійснюється із суворим дотриманням ліміту, якщо такий встановлений.
Понадлімітований відпуск матеріалів оформлюється випискою окремої накладної (вимоги) форми N 3-3. Аналогічно оформлюється й заміна одного матеріалу іншим, для чого в забірній картці робиться примітка "Див. вимогу N_____" та відповідно зменшується залишок ліміту.
Дані про зміни ліміту вносяться в раніш видану забірну картку. При цьому раніше встановлений ліміт перекреслюється й зверху надписується новий ліміт. Виправлення підтверджуються підписом особи, яка встановила ліміт та внесла зміни.
Кількість матеріальних цінностей, що відпущені, проставляється матеріально відповідальною особою в обох примірниках. У забірній картці на відпуск продуктів молочної кухні, крім того, проставляється кількість тари, яка повернута отримувачем.
Матеріально відповідальна особа ставить свій підпис у забірній картці отримувача, а на забірній картці складу ставить свій підпис отримувач.
Списання з бухгалтерського обліку витраченого пального здійснюється на підставі подорожніх листів за фактичною витратою але не більше норм витрат, установлених для окремих марок автотранспорту.
Бухгалтерія установи систематично звіряє свої записи про облік запасів із записами, які ведуть матеріально відповідальні особи за місцями зберігання (знаходження) запасів. Для цього матеріально відповідальними особами кожного місяця надаються в бухгалтерію прибуткові та видаткові документи з реєстром надання документів, який складається в двох примірниках. Один примірник реєстру після перевірки правильності оформлення первинних документів повертається матеріально відповідальній особі, а другий залишається в бухгалтерії.