2. Вимоги до якості планів.

Якість плану - це сукупність параметрів плану, які відповідають принципам та науковим підходам до планування і які забезпечують мінімальне відхилення запланованих значень параметрів від фактичних, отриманих внаслідок здійснення чи реалізації плану. Чим складніший об’єкт, тим довший період планування та невизначеності ситуацій, які характеризують умови розробки та реалізації планів, тим більшим буде поле допуску параметрів плану.

Аналіз малюнку показує, що з підвищенням ступеню невизначеності прямо пропорційно підвищується поле допуску або похибки параметрів плану. З підвищенням ступеню складності об’єкту планування поле допуску також збільшується ( відрізок 1-2 менше відрізку 3-4. ) Для зменшення ступеню невизначеності ситуації слід ширше застосовувати підходи та принципи планування ) Для зменшення ступеню складності об’єкту планування необхідно при його проектуванні застосовувати принцип блочності, застосовувати в проекті(конструкції) раніше відпрацьовані проектні рішення.

Критерієм якості розробки та виконання планів може бути ступінь адекватності, теоретичної моделі планового показника фактичним даним, на основі яких вона була розроблена:

Пф - Пр

Ккн = ----------------- . 100,

Пф

Де Ккн - критерій якості розробки та виконання планового показника, %,

Пф - фактичне значення планового показника в звітному періоді,

Пр - розрахункове (нормативне прогнозне) значення планового показника.

По формулі може розраховуватися критерій якості виконання важливіших показників плану. Чим довший період планування ( попередження ), тим більшим буде значення Ккн. Наприклад, для стратегічних планів на 5 років його значення може бути задано не більше, як +, - 15%, для тактичного річного плану - +,- 15%. Якщо розрахункове значення критерію якості буде більше, чим плановий, слід збільшувати число оціночних факторів. На основі одиничних критеріїв якості виконання плану за допомогою експертного чи інших методів розраховується інтегральний критерій якості виконання плану. Показник Ккн може обчислюватися та аналізуватися на стадії розробки плану та його реалізації.

Умовами підвищення якості планів є :

• застосування наукових підходів до управління,

• застосування принципів планування,

• підвищення якості інформаційного та методичного забезпечення планування,

• стимулювання якості планів.

Перелічені умови підвищення якості планів на практиці дуже важко виконувати. Для цього необхідні висока кваліфікація планових працівників, якісна вихідна та прогнозна інформація, технічні засоби та час. Тому багато наукових підходів та принципів планування можуть застосовуватися тільки при плануванні дуже важливих і капітальних об’єктів.

2. Організація робіт по плануванню.

В даному випадку під організацією робіт по плануванню розуміється процес переробки входу системи планування в її вихід по досягненню цілей організації (фірми ).

Розглянемо компоненти системи планування. Вхід, вихід, зовнішнє оточення та зворотній зв’язок є компонентами зовнішнього оточення системи планування.

Вхід - це нормативи конкурентоспроможності плануємого об’єкту, розроблені на стадії стратегічного маркетингу в відповідності з місією і цілями організації, додаткова інформація для розробки планів, необхідні ресурси, документи. Вихід –плани, розроблені в відповідності до вимог споживачів (ринку ), для виконання нормативів конкурентоспроможності та інших вимог.

Зовнішнє середовище - фактори макро- та мікросередовища організації, інфраструктури даного регіону, які прямо чи непрямо впливають на процес планування, його параметри, параметри входу та виходу системи. Прямо впливають на процес та ефективність планування такі фактори, як антимонопольна політика, податкова та митна системи, сила конкуренції в даній галузі та суміжних галузях ( у постачальників та споживачів продукції організації ), активність маркетингових посередників, наявність якісної нормативно-методичної документації по різним функціям менеджменту (перш за все по плануванню ) та ін. Фактори макросередовища країни та інфраструктури регіону на якість і ефективність планування впливають, як правило, непрямо.

Зворотній зв’язок характеризує різну інформацію, яка надходить від виконавця плану до його розробника ( стрілка в „процес”) чи до постачальника входу системи планування (стрілка до „входу” ). Надходження інформації по зворотньому зв’язку може бути пов’язане з неякісними планами, додатковими вимогами споживачів та ін.

Процес планування – процес розробки та прийняття управлінських рішень в області планування. Цей процес складає внутрішню структуру системи планування. Розглянемо зміст компонентів внутрішньої структури системи планування.

1. Науковий супровід складається з 14 наукових підходів до планування., принципів та методів планування. До методів планування відносяться економіко-математичні і статистичні методи, балансові методи , сітьові методи планування і управління та ін. Якість наукового супроводу планування є головним фактором забезпечення якості планів.

2. Плани, які відповідають цілям організації - це система стратегічних, тактичних (поточних) і оперативно-календарних планів по різним аспектам виробничо-господарської діяльності організації.

3. Забезпечення розробки планів включає ресурсне, інформаційне,

кадрове, методичне, правове забезпечення цього процесу.

4. Управлінська підсистема – це сукупність об’єктів планування : для

менеджера – спеціалісти , які розробляють плани; для спеціалістів –

безпосередні планові завдання і параметри, які необхідно

спрогнозувати , обґрунтувати, зістикувати, оформити в планові

документи і т. д.

5. Управляюча підсистема –менеджери, які здійснюють керівництво

розробкою планів, організацію їх виконання.

Процес розробки плану включає наступні узагальнені роботи :

1. вивчення проблеми;

2. формування системи планування;

3. уточнення нормативів конкурентоспроможності планує мого об’єкту та інших вимог;

4. розробка управлінського (планового) рішення відповідно з рекомендаціями

5. оформлення, погодження та затвердження планів;

6. доведення планових завдань до виконавців;

7. координація виконання плану;

8. облік та контроль виконання конкретних планових завдань та параметрів;

9. стимулювання виконання плану.

Кожна з перерахованих робіт складається з ряду операцій. Наприклад, перший етап вимагає виконання наступних операцій:

• аналіз ситуації або об’єкта по якісним та ресурсним показникам;

• порівняння ефективності об’єкта з кращими мировими досягненнями в даній галузі;

• визначення розбіжності показників аналізуємих об’єктів;

• аналіз літературних джерел, патентного фонду, звітів про НІР, рекламацій та претензій споживачів;

• аналіз організаційно-технічного рівня виробництва виробника та споживача;

• формування напрямків розвитку об’єкту і т.д.

Організація робіт з прогнозування.

Розробники планів постійно стикаються з проблемами прогнозування. Зупинимось тільки на суті організації робіт з прогнозування та її принципах.

Організація робіт з прогнозування представляє собою комплекс взаємопов’язаних заходів, направлених на створення умов для прогнозування корисного ефекту та елементів сукупних витрат по продукції з метою підготовки інформації для прийняття оперативних та стратегічних рішень. Задачами організації робіт з прогнозування є :

• збір та систематизація необхідної інформації для прогнозування;

• підготовка спеціалістів, які володіють основними прийомами та методами прогнозування;

• формування та організація функціонування робочих органів програмування, інтегрованих з існуючими службами управління.

Принципи організації робіт з прогнозування. Раціональна організація робіт з прогнозування повинна забезпечити оперативне одержання варіантів розвитку якісних характеристик вивчає мого об’єкту, умов його виробництва та споживання, тенденцію зміни корисного ефекту та елементів витрат по стадіям життєвого циклу об’єкту та зменшення витрат засобів та часу на проведення прогнозування. Виконання цих вимог можливо при дотриманні наступних принципів організації робіт з прогнозування : адресність, паралельність, безперервність, прямоточність, автоматичність, адекватність, управяємість, альтернативність, адаптивність та ін..

Принцип адресності полягає в виконанні прогнозів для суворо визначеної науково-дослідницької або проектно-конструкторської організації, а також підприємства – виробника об’єкту.

Принцип паралельності проведення робіт з прогнозування різними службами використовується для скорочення часу збору та обробки вихідної інформації та виконання самого прогнозу.

Принцип безперервності полягає в систематичному зборі та обробці додаткової інформації, яка надходить після виконання прогнозу та внесення необхідних корективів у прогноз по мірі необхідності.

Принцип прямоточності передбачає суворо доцільну передачу інформації від одного виконавця до іншого по самому короткому шляху.

Принцип автоматичності є одним з основних для скорочення часу та витрат праці на збір та обробку вихідних даних та виконання прогнозування.

Принцип адекватності допомагає точніше оцінити можливість реалізації виявленої тенденції зміни корисного ефекту та витрат на його отримання.

Для використання принципу управляємості необхідно застосовувати кількісні оцінки показників якості та витрат, економіко-математичні методи та моделі управління.

Принцип альтернативності прогнозування пов’язаний з можливістю розвитку об»єкту, окремих його компонентів та технології виготовлення виробу по різним траєкторіям , з різними витратами в залежності від використання тих чи інших принципів, які закладені в конструкцію чи технологію. Можливий характер прогнозування відображає наявність випадкових процесів та відхилень при збереженні стійкості прогнозуємих тенденцій. На формування альтернатив впливають конкретні цілі задоволення визначених потреб споживача та скорочення витрат на досягнення цих цілей.

Принцип адекватності прогнозування полягає в вивченні та максимальному використанні факторів зовнішнього та внутрішнього середовища об’єкту як системи, в пристосуванні методів та параметрів прогнозування до цих факторів, до конкретної ситуації.

Прогнозування корисного ефекту та елементів сукупних витрат, які є невід»ємною складовою частиною системи планування якості та ефективності продукції, виконує в ній функції можливого, варіантного(альтернативного) передбачення майбутнього на основі оцінки об»активних тенденцій підвищення якості продукції та пов»язаних з цим витрат. Прогнозні розробки є невід»ємною складовою частиною комплексних цільових програм. При розробці прогнозів можна виділити наступні етапи: збір, аналіз та коректировка матеріалів з прогнозування; аналіз тенденцій, які склалися, та проблем підвищення якості продукції; розробка прогнозів у рамках очікуваної комплексної програми.

Структура прогнозу обумовлена термінами, на які він розробляється, а також основними напрямками науково-технічного розвитку, які перш за все, залежать від «терміну життя» тенденцій, які склалися в період, попередній їх розробці. Чим більш стійкий характер носять ці тенденції, тим ширше може бути горизонт прогнозування. Різні відтворені процеси мають різні швидкості протікання, різні часові цикли. Так, цикл відтворення приладів значно менше циклу відтворення станків та іншого обладнання, терміни оновлення продукції машинобудування в значній мірі визначається динамікою технічного рівня засобів праці та ін. Прогноз є передплановим документом і тому його впровадження на практиці визначає розробку науково обґрунтованого, оптимального плану підвищення якості та ефективності продукції на основі використання варіантів прогнозу показників якості та витрат на його досягнення.

Методи організації робіт по плануванню. Розповсюдженими методами організації робіт по плануванню є сітьові методи та побудування опер програм. Розглянемо коротко ці методи.

Сітьове планування та управління (СПУ)- це графоаналітичний метод управління процесами створення (проектування ) любих систем. Сітьовий графік – повна графічна модель комплексу робіт, направлених на виконання єдиного завдання, в якій (моделі) визначаються логічні взаємозв’язки та послідовність робіт. Основними елементами сітьового графіку є робота( відображається стрілкою) та подія ( відображається кружком ).

Р о б о т а - це процес або дія, яке необхідно здійснити, щоб перейти від одної події до іншої. Вона характеризується визначеними витратами праці та часу. Якщо для переходу від однієї події не вимагається ні витрат часу, ні витрат праці, то взаємний зв’язок таких подій відображається пунктирною стрілкою та називається фіктивною роботою. Фіктивна робота представляє собою, таким чином, логічний зв’язок між подіями та показує залежність початку виконання будь якої роботи від результатів виконання іншої.

П о д і я - це фіксований момент часу, який представляє собою одночасно завершення попередньої роботи, т. б. її результат ( виключення – початкова подія) та початок послідуючої роботи ( виключення – кінцева подія ). Люба безперервна послідовність взаємопов’язаних подій і робіт носить назву

ш л я х. шлях від початкової до кінцевої події називається повним. Шлях від даної події до завершуючої називається послідуючим за даною подією, а від вихідної події до даної - попереднім.

Наведемо фрагмент узагальненого комплексу робіт по плануванню ( мал. )

П о д і ї (1 - отримано завдання по плануванню з фінансуванням;

2 - виконано аналіз методичних документів по плануванню, моделюванню, оптимізації; 3 – уточнені нормативи конкурентоспроможності планує мого об’єкту; 4 – виконано прогноз основних параметрів плану; 5 – виконані роботи по моделюванню деяких параметрів плану; 6- виконано економічне обґрунтування плану; 7- розроблений проект плану ); р о б о т и (1-2- аналіз методичних документів по плануванню та іншим суміжним питанням, тривалістю 2.5 міс; 1-3- уточнення нормативів конкурентоспроможності планує мого об’єкту за результатами маркетингових досліджень, 4,5 міс.; 1-4 – прогнозування важливіших параметрів плану, 3,5 міс.; 2-5 – моделювання, 3 міс.; 3-6 – аналіз параметрів плану, 2,5 міс.; 4-6 економічне обґрунтування плану, 4 міс.; 5-7 погодження проекту плану, 3 міс; 6-7 – погодження проекту плану, 2,5 міс.

Проведемо короткий аналіз сітьового графіку. Критичним (найбільш тривалим ) є шлях 1-4-6-7 тривалістю 10 міс. (3,5+ 4 + 2,5 ). Шлях 1-3-6-7 має тривалість 9,5 міс. ( 4,5+2,5+2,5), шлях 1-2-5-7 має тривалість 8,5 міс.

( 2,5+3+3). Зрив любої події на критичному шляху веде до зриву всього комплексу робіт. Інші шляхи мають деякий резерв часу, наприклад, шлях 1-3-6-7 має резерв 0,5 міс. ( 5%), шлях 1-2-5-7 – 1, 5 міс. ( 15 %). Напруженість останнього шляху рівний 0,85, що визначає допустимість затримки подій 2 та 5 в сумі не більше чим на 1,5 міс. Таким чином, сітьові моделі позволяють наочно встановити взаємозв’язки подій та оптимізувати комплекс робіт.

Для ув’язки робіт та виконавців рекомендується будувати оперпрограми. Застосування оперпрограм дозволяє забезпечити наочність взаємозв’язків робіт та виконавців. При плануванні термінів виконання робіт слід виходити від кінцевого терміну до початкового, поточного моменту. Для стикування робіт, їх виконавців та термінів виконання застосовуються також стрічкові графіки. В чому переваги та недоліки опер програм та стрічкових графіків? Опер програми дозволяють представити в графічній формі організацію виконання робіт, зі стиковану за видами робіт, відповідальним виконавцям та виконавцям.

Стрічковий графік контролю виконання комплексу робіт.

роботи	виконавці	Строки виконання								примітка
1	А
2	Б
3	В
4	Г
5	Д
6	Е
7	Ж
8	З

На стрічковому графіку чітко видно, що наприклад, за якість і терміни виконання роботи відповідає відповідальний виконавець Г, йому допомагає виконавець Б. Крім того, виконавець А приймає участь в трьох роботах: роботі 2 як відповідальний виконавець, а в роботах 4 та 6 як співвиконавець. Разом з тим опер програми не дозволяють наочно бачити стиковку робіт по часу, ступінь паралельності їх виконання. Цей не достаток виключається в сітьовому графіку. Тому на практиці користуються всіма трьома методами організації та контролю виконання комплексу робіт: сітьові моделі – для оптимізації термінів і витрат ресурсів; опер програми – для стиковки робіт з відповідальними виконавцями та співвиконавцями; стрічкові графіки - для стиковки робіт, виконавців та термінів виконання робіт.