19. Понятие управления коммуникациями в проекте. Стадии процесса управления коммуникациями в проекте. Основные задачи процесса управления коммуникациями в проекте.

Управление коммуникациями проекта — управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации. Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. В качестве основных потребителей информации проекта выступают: проект-менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту; заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта; поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т. п., необходимых для выполнения работ; проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию; непосредственные исполнители работ на местах. Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций.

Управление коммуникациями в проекте включает процессы, необходимые для обеспечения своевременного и корректного формирования, сбора, хранения и закрытия информации по проекту. Оно обеспечивает необходимые связи между людьми, идеями и информацией.

Как документ, план управления коммуникациями является составной частью плана управления проектом или включается в него в виде вспомогательного плана. Обычно план управления коммуникациями содержит: Требования к коммуникациям со стороны участников проекта Сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации Имя сотрудника, ответственного за передачу информации Имя сотрудника или группы – получателей данной информации Методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и/или пресс-релизы) Частота коммуникации (например, еженедельно) Процедуры согласования документов Схема эскалации проблем Метод обновления плана управления коммуникациями по мере развития проекта Глоссарий общепринятой терминологии. В план управления коммуникациями могут также включаться принципы проведения совещаний по текущему состоянию проекта, собраний команды проекта, электронных совещаний и рассылкам электронной почты.

Функция управления информационными связями включает в себя следующие стадии:

1. Планирование системы коммуникаций - определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).

2. Сбор и распределение информации - процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.

3. Отчетность о ходе выполнения проекта - обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.

4. Документирование хода работ - сбор, обработка и организация хранения документации по проекту