Ввод данных

В Access существует два способа ввода и обработки информации: с помощью таблицы и с помощью формы.

Если записи изменяются или вставляются редко или если следует получить полный обзор данных, то для ввода, изменения и отображения информации следует использовать таблицу.

Форма же используется в случаях, если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями или следует обратиться к данным, относящимся к определённой записи.

Ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблица. Новая таблица состоит из одной записи. После ввода данных пустая запись смещается в конец таблицы.

Поле счётчика (тип данных Счётчик) заполняется автоматически. Запись таблицы активизируется по выполнении на ней щелчка мыши. Числовые поля до заполнения содержат значения по умолчанию, которое устанавливается в окне конструктора таблицы в свойстве «Значение по умолчанию». Числовые значения в полях с типом Числовой, Счётчик и Дата/Время по умолчанию выравниваются по правому краю, остальные – по левому.

Корректировка структуры таблицы и данных

Добавление и удаление данных (записей) осуществляется в режиме Выполнения (режим таблица), а добавление и удаление полей таблицы – в режиме конструктора.

Добавление данных (записей) в существующую таблицу осуществляется в конец введённых записей с помощью кн. Новая запись в панели инструментов.

Для удаления записи сначала следует выделить (щёлкнуть) в колонке маркировки запись, а затем нажать кл. DEL

Добавление полей осуществляется в режиме Конструктор в месте необходимой вставки поля, для чего выделите поле, перед которым будет вставлено новое поле, и из контекстного меню, вызванного правой кн. мыши выбрать команду Вставить строку. Далее следует ввести данные о новом поле.

Фильтрация данных

Фильтрация – это отбор записей, удовлетворяющих некоторому условию (фильтру). Остальные записи временно скрываются, пока фильтр не будет снят. Для работы с фильтрами используются блок команд Сортировка и фильтр. Выделяют следующие фильтры:

• По выделенному (или исключить выделенное);

• Расширенный фильтр.

Фильтр По выделенному позволяет выводить только те записи, в которых в определённом поле присутствуют те значения, которые были выделены в режиме Выполнения.

Д ля фильтрации данных По выделенному в качестве условия следует выделить какое-либо поле или его часть, а затем нажать кнопку Фильтр по выделенному. На экране записи, содержащие поля, идентичные выделенному полю или его фрагменту.

Фильтр Исключить выделенное является противоположным по действию фильтру - фильтру По выделенному.

Д ля отмены действия любого фильтра следует воспользоваться кнопкой Удалить фильтр. Необходимо отметить, что включение этой кнопки выполняет установку последнего применённого фильтра (Применение фильтра), а её отключение – к отмене фильтрации (Удалить фильтр).

Для задания каких-либо условий в Access используются несколько операторов сравнения (см. табл.1), а также логические операторы (см. табл.2).

Операторы сравнения Таблица 1

Оператор	Описание
=	Равно
<	Меньше
>	Больше
<=	Меньше или равно
>=	Больше или равно
<>	Не равно
LIKE	Проверка значения на соответствие указанному шаблону

Логические операторы Таблица 2

Оператор	Описание
AND	Проверяет соответствие значения нескольким указанным условиям
OR	Проверяет соответствие значения одного из указанных условий

Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные по нескольким полям и при этом выполнять сортировку данных по нескольким столбцам. Для этого необходимо выбрать блок команд Сортировка и фильтр, Дополнительно, Расширенный фильтр.

Н а экране – окно, в котором задаются по выбранным полям (Поле) порядок сортировки (Сортировка) и критерии отбора записей (Условие отбора). Условия отбора обычно содержат операторы сравнения и (или) логические операторы. Для просмотра результата выполнения «Расширенного фильтра» следует выполнить команду Применить фильтр.