Як правило, найбільшого успіху досягає той, хто має у своєму розпорядженні кращу iнформацiю.

Бенджамiн Дизраелі

17. Організація звітності на підприємстві

Після вивчення матеріалу теми Ви повинні:

Знати:	– класифікацію видів звітності; – відмінності від інформацією та обліковими даними; – характеристики управлінської звітності.
Вміти:	– встановлювати напрямки використання звітів; – організовувати внутрішню управлінську звітність; – розробляти систему надання фінансової звітності.

Ключові поняття та терміни

– внутрішня управлінська звітність; – дані та інформація;

– рівні надання інформації; – internal management report.

План (логіка) викладення матеріалу:

17.1. Підсумковий етап облікового процесу та принципи його організації

17.2. Організація складання та забезпечення контролю звітності

17.1. Підсумковий етап облікового процесу та

головні принципи його організації

Бухгалтерський облік повинен забезпечувати інформацією про діяльність підприємства, необхідною для прийняття рішень, як зовнішніми так і внутрішніми користувачами, тобто формувати відповідну звітність на своєму підсумковому етапі. Цей етап облікового процесу значно відрізняється від попередніх. Також свої особливості він має, коли йдеться про звіти за рік та місяць.

Звітність як економічна категорія трактується за двома напрямками. З одного боку, вона є економічною інформацією про виробничу й фінансово-господарську діяльність підприємства. З іншого – звітність як елемент методу бухгалтерського обліку – це метод узагальнення і подання інформації про результати діяльності підприємства. Отже, звітність – це упорядкована сукупність технічних, техніко-економічних, соціальних, фінансових та інших показників, що характеризують результати й умови роботи підприємства за минулий час або його виробничо-господарське становище на певну дату.

За своєю суттю звітність має включати не тільки систему економічних показників, а й сукупність способів і прийомів узагальнення даних обліку та фінансового стану підприємства. Сукупність первинних даних для звітності, засобів їх збору й обробки отриманих відомостей, а також функцій робітників утворюють систему звітності, яку слід розглядати як частину обліково-економічної інформації.

В залежності від конкретних умов система звітності може функціонувати як особлива підсистема у загальній інформаційній підсистемі підприємства, або у вигляді окремих задач у кожному функціональному підрозділі. Бухгалтерська звітність – важливий інструмент управління. Базуючись на даних бухгалтерського обліку як системи суцільного, безперервного і суворо документального оформлення господарських процесів, вона відображає і дає змогу оцінити результати діяльності, прогнозувати напрями підвищення ефективності господарювання і пропонувати необхідні для управління рішення.

Раціональна організація підсумкового етапу передбачає наявність та додержання ряду загальноорганізаційних передумов. Оскільки велика кількість звітних даних – це вихідна інформація, то необхідно, щоб всі підсистеми підприємства були максимально пристосовані до складання звітності. Високий рівень організації звітності неможливий при низькій організації обліку. Саме тому необхідно піклуватися про взаємозв’язок організації обліку і організації звітності.

Окрім того, необхідно забезпечити, щоб групування у аналітичному обліку абсолютно співпадали з тими, які необхідні для складання звітності. Також роботи зі складання звітності слід максимально механізувати та автоматизувати. Строки її складання слід ретельно планувати, а методику і техніку складання заздалегідь планувати з урахуванням конкретних умов підприємства. Також в процесі організації обліку слід враховувати класифікацію звітності, подану в табл. 17.1.

У той же час на кожному підприємстві необхідно забезпечити ведення інтегрованого обліку. Оскільки з кожним компонентом менеджменту пов’язано певний вид обліку, а кожен вид обліку пов’язаний з тим чи іншим елементом системи управління підприємством, можна виділити локальні, зведені та інтегровані системи обліку. Раціональна організація облікового процесу повинна забезпечувати локальні види обліку, щоб вони були пов’язані один з одним, щоб центрами робочого плану рахунків відповідала організаційна й фінансова структури підприємства та забезпечувався постійний перехід до фінансового управління.

Таблиця 17.1

Класифікація звітності

Критерій класифікації	Види звітності
Залежно від джерел інформації і показників звітності	Бухгалтерська Фінансова			Статистична Податкова
	Оперативно-технічна
За місцем використання	Внутрішня				Зовнішня
За призначенням в управління народним господарством	Державна	Внутрішньогосподарська
За призначенням	Загальнодержавна					Відомча
За місцем і застосуванням даних	Типова				Спеціалізована
За обсягом показників	Коротка				Повна
За рівнем узагальнення	Первинна Зведена Консолідована
За терміном подання	Термінова			Звичайна
За способом подання	Поштова Телеграфна		Електронна Особисто передана
За способом складання	Вручну			Автоматизована
За способом подання	На папері		В електронній формі
Залежно від періоду охоплення	Проміжна (періодична)						Річна

Однією з форм реалізації інтегрованого обліку будуть внутрішні управлінські звіти IMR (Internal Management Report). Ці звіти складаються для менеджерів у відділах підприємства та відповідно до їх статусу й функцій. Вони містять дані про фінансовий облік, контроль та інформацію, про зміст та хід реалізації виробничих операцій. Формування таких звітів тісно пов’язано з розвитком інформаційного забезпечення обліку.

Організація управлінської звітності повинна забезпечувати перетворення даних про діяльність підприємства у цінну інформацію. Для цього підприємство, займаючись своєю основною діяльністю реєструє усі господарські явища; через рівні проміжки часу (день, тиждень) складає звіти, у котрих показується конкретна інформація за різними напрямками; регулярно формує зведені звіти для керівництва. Тільки тоді дані перетворюються у інформацію, основні відмінності між якими наведено на рис. 17.1

Основне завдання управлінської звітності складатиметься в тому, щоб допомогти керівництву підприємства в плануванні (планування виробництва, яким чином використати наявні матеріали), контролі (підтримка належного рівня запасів, запобігання надмірних витрат) й оцінці результатів діяльності (аналіз доходів й розходів підрозділів, оцінка ефективності та продуктивності праці).

	Дані						Інформація
Докладні зведення про конкретні події						Дані трансформуються у належну форму та зведені звіти
				Аналіз й обробка даних
Обширні, оскільки є важливі подробиці						Лаконічна, оскільки необхідний тільки загальний зміст
Використовуються для контролю основних щоденних операцій						Використовується для планування, контролю та управління господарською діяльністю

Рис. 17.1 Основні відмінності між даними й інформацією

Управлінські звіти повинні охоплювати всі рівні управління підприємством (рис. 17.2) та підводити підсумки всіх операцій, що охоплюють основні види господарської діяльності.

Рис. 17.2. Зв’язок рівнів управління та внутрішніх звітів підприємства

До переваг впровадження системи управлінської звітності можна віднести зростання продуктивності (можна добитися більшої ефективності використання часу, ресурсів й витрат), якість інформації (інформація буде кращою та оперативнішою), зростання гнучкості й швидкості реагування (можна забезпечити інформаційні потреби за вимогами), зростання доступності для користувачів (керівники середнього рівня зможуть приймати більш ефективні рішення завдяки обміну інформацією), спільне використання одних і тих же зведень (два відділи, що використовують один звіт підвищать ефективність та зменшать вірогідність помилки). Основні характеристики управлінської інформації наведено у табл. 17.2.

Таблиця 17.2

Характеристики управлінської інформації

Критерій	Характеристика
Точність	Користувач повинен мати впевненість, що інформація не містить помилок та вільна від перекручувань
Доцільність	Інформація повинна відповідати основній меті, за для якої її підготували
Рентабельність	Підготовка інформації не повинна коштувати більше, ніж її використання
Оперативність	Інформація повинна бути готовою на той час, коли вона необхідна
Стислість	Інформація повинна бути чіткою, не містити зайвого
Порівнянність	Необхідно забезпечити порівнянність інформації у часі та відділами (підрозділами підприємства)
Адресність	Інформацію слід доводити до відповідального виконавця

Податкова та фінансова звітність не дають керівництву підприємства необхідної інформації для ведення діяльності. Управлінська звітність навпаки забезпечує швидкий огляд діяльності, вказує на існуючі проблеми й недоліки, виявляє потенційні проблеми в майбутньому, допомагає у прийнятті стратегічних й перспективних рішень. Вона ґрунтується виключно на потребах підприємства та у реальному масштабі часу. Основні відмінності управлінської та податкової звітності подано у табл. 17.3.

Таблиця 17.3

Основні відмінності між фінансовою та управлінської звітністю

Управлінська звітність	Фінансова звітність
Призначена для внутрішнього керівництва й прийняття рішень	Призначена для зовнішніх користувачів (податкові органи,акціонери)
Охоплює минулі й майбутні процеси	Характеризує минулу діяльність
Аналізує дані	Тільки узагальнює підсумки
Є конфіденційною	Публікується
Не обумовлена юридичними нормами	Регламентується законодавством
Оформляється у придатному для підприємства вигляді	Має жорсткий та заданий ззовні формат відображення даних

Організація управлінської звітності повинна забезпечувати максимальну їх придатність для внутрішніх потреб та інтеграцію з центрами обліку. Основні управлінські звіти та рішення, які можна приймати на їх основі наведено на рис 17.3

Функції		Постачання		Виробництво		Збут
Основні управ-лінські звіти, що містять інформацію		Звіт про запаси сировини		Звіт про виробничі потужності		Звіт про запаси готової продукції
		Звіт про потреби в матеріалах		Звіт про мінімальний рівень запасів		Звіт про дебіторські борги
		Звіт про кредиторську заборгованість		Звіт про вироблену продукцію		Звіт про продаж
		Звіт про рух грошових коштів
Рішень-ня, які можна прий-няти		Скільки матеріалів треба придбати		Скільки продукції можна виробити		Скільки продукції можна продати
		Скільки продукції пустити на бартер		Скільки матеріалів потрібно		Які запаси можна відразу продати
		Які розрахунки провести зараз, а які потім		Який обсяг незавершеного виробництва		Можливість надання різних пільг покупцям

Рис. 17.3 Основні напрямки використання управлінських звітів

Впровадження системи управлінської звітності передбачає проведення декількох основних етапів. По-перше, необхідно адаптувати систему під вимоги конкретного підприємства. Для цього треба обговорити ділові цілі, щоб визначити, яка додаткова інформація потрібна керівникам вищого й середнього рівня, що не подана в існуючих звітах. Потім треба додати додаткові колонки й підсумкові пункти у звіти, щоб задовольнити додаткові потреби свого підприємства. Тільки після цього слід переходити безпосередньо до впровадження системи, яка передбачає складання плану впровадження, керівництво та координацію цього процесу.

Тільки наявність докладного плану дозволить завершити етап впровадження. Для цього слід: визначити цілі й завдання, для рішення яких створюється система; призначити керівника проекту з найкращих працівників; розподілити етап впровадження на конкретні завдання (визначити джерела даних, встановити, які звіти та у які терміни будуть складатися, розподілити відповідальність за складання звітів, призначити відповідального за управління системою); оцінити наявні ресурси (необхідний персонал, рівень його підготовки, надійність, комп’ютерне устаткування, офісні приміщення, засоби комунікації тощо).

Найбільш відповідальним етапом буде виділення джерел даних, оскільки саме вони визначають їх доцільність й точність. Для цього слід встановити потік даних для кожного стовпця у звіті, визначити звідки надходять дані, вибрати найбільш сприятливий момент для отримання даних й кінцеві терміни їх надходження. Якщо дані надходять з різних джерел слід забезпечити їх порівнянність. Етапи організації звітності подано на рис. 17.4.

Далі шляхом порівняння інформації що надходить з поставленими завданнями визначають графік та регулярність надходження інформації. Звітність повинна бути регулярною, тобто щоденною, щотижневою, щомісячною. Більшість проблем підприємства потребує регулярного відстеження. Інформація повинна надходити з урахуванням вимог наведених у табл.17.2. Завершення впровадження системи управлінської звітності передбачає призначення відповідальних за кожен звіт.