15.5. Організація роботи каси та обліку операцій на рахунках у банках

Основними завданнями організації обліку грошових коштів є встановлення належного порядку приймання і видачі готівки, оформлення касових документів, зберігання грошей і ведення касової книги; здійснення контролю за дотриманням касової дисципліни в тому числі за витратами отриманих в установах банку грошових коштів відповідно до цільового призначення; своєчасне і правильне оформлення документів і відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій руху грошових коштів; проведення інвентаризації грошових коштів та відображення результатів інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку. Об’єктом організації обліку грошей є їх номінал, назва та місце зберігання.

Кожне підприємство може відкрити в будь-якому банку України за власним вибором і згодою цих банку рахунки для збереження й розпорядження грошових коштів. Для відкриття поточних та інших рахунків підприємства подають установам банку документи, наведені у додатку В. Аналітичний облік операцій на рахунках в банках організується за виписками банку. Організація обліку банківських операцій у бухгалтерії передбачає забезпечення підприємства бланками документів та інструкціями до них; доведення до відповідних працівників методики й техніки обліку банківських операцій; розробку індивідуальних інструкцій виконавців, формування графіків документообігу. Приклад одного з графіків документообігу подано в табл. 15.2.

Таблиця 15.2

Оперограма руху платіжного доручення

Назва роботи	Виконавець
	ПЕВ	Відділ логістики	Головна бухгал-терія	Сектор обліку грошових коштів	АРМ
Підготовка документу про необхідність виконання платежу за виконані роботи. Узгодження й отримання віз
Приймання документів й контроль за їх достовірністю й обґрунтованістю
Групування документів й передача їх до інформаційної системи підприємства
Отримання виписки банку
Складання бухгалтерського запису (відображення кореспонденції рахунків)
Складання накопичувальної відомості

Важливим етапом побудови обліку грошових коштів є організація роботи каси. Для цього у проекті організації обліку і контролю слід відобразити такі основні групи питань: організація роботи каси й схоронності грошових коштів, процедуру визначення ліміту готівки в касі, особливості обліку касових операцій, порядок оперативного контролю за схоронністю грошових коштів та дотриманням порядку ведення касових операцій. Під таким порядком розуміють здійснення операції по касі на основі оформлених прибутково-видаткових документів, своєчасне оформлення операцій з приходу й розходу коштів, правильне ведення касової книги й звітів касиру, своєчасне надання цього звіту й документів до бухгалтерії та використання грошових коштів за призначенням. Дотримувати цю дисципліну зобов’язаний касир, а перевіряти – головний бухгалтер.

Організація роботи каси – це порядок обладнання касових приміщень, підбір кадрів, організація доставки грошей з банку й виручки до банку, охорона каси. Приміщення каси повинно бути ізольоване, двері в касу під час здійснення касових операцій повинні замикатися з середини. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється. В сейфі каси підприємства можуть зберігатися готівка, грошові документи, бланки суворої звітності, цінні папери. Керівник підприємства зобов’язаний забезпечити зберігання грошових коштів при їх транспортуванні, обладнати касу та забезпечити в ній ефективне зберігання грошей.

Операції з приймання та видачі готівки здійснює касир – посадова матеріально-відповідальна особа, яка завідує касою, видачею і прийманням грошей та цінних паперів. З ним обов’язково має бути укладений договір про повну матеріальну відповідальність. Порядок приймання на роботу касира складається з підготовки та видання відповідного наказу, ознайомлення касира з посадовою інструкцією (див. додаток З.3), ознайомлення з порядком ведення касових операцій та укладення договору про матеріальну відповідальність.

У випадку зміни касира приймання-передача справ (перерахунок) цінностей здійснюється в присутності керівника, бухгалтера або комісії, яка призначається керівником. Для полегшення роботи касира і забезпечення своєчасного виконання ним своїх обов’язків на підприємстві складається індивідуальний графік роботи касира, за формою поданою у розділі 11. Організація доставки грошей з банку здійснюється різними способами. Найчастіше вона проводиться касиром підприємства, якому виділяється машина для супроводження. На підприємствах, де є значний грошовий виторг слід здачу коштів проводити спеціальною службою інкасації за договором.

Касові операції оформлюють документами, типові форми яких затверджені наказом Мінстату України № 51 від 15.02.96 р. До них відносять: прибутковий касовий ордер (ф. № КО-1); видатковий касовий ордер (ф. № КО-2); журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (ф. № КО-3); касова книга (ф. № КО-4). Усі касові ордери в обов'язковому порядку реєструються в книзі обліку касових ордерів. При заповненні касових документів не допускаються підчищення, помарки чи виправлення, навіть обумовлені (у першу чергу це відноситься до касових ордерів). Касові документи після складання звіту касира й обробки звіту в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки і зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально-відповідальним особами відповідно до вимог збереження таких документів.

Прибутковий ордер виписується в одному екземплярі з дотриманням усіх вимог, що додають документу юридичної сили. Після внеску готівки в касу касир, що здійснює її прийняття, розписується на прибутковому касовому ордері і надає платнику квитанцію як документ, що засвідчує внесення коштів. Прибутковий касовий ордер залишається в касі і служить основою для складання касиром касового звіту. Видаткові касові ордери використовуються для реєстрації операцій, пов'язаних з видачею коштів чи грошових документів з каси.

Всі операції руху наявних коштів в обов'язковому порядку заносяться в касову книгу, що ведеться на підприємстві в одному екземплярі. Якщо на підприємстві здійснюються розрахунки готівкою з застосуванням як національної, так і іноземних валют, касові книги відкриваються на кожен використовуваний вид валюти. Відповідно до вимог касова книга повинна бути пронумерована, прошнурована й опечатана, а кількість аркушів підтверджена підписами керівника і головного бухгалтера підприємства. Записи в ній робляться касиром на підставі кожного прибуткового чи видаткового касового ордера, оформленого протягом дня. Наприкінці кожного робочого дня визначаються підсумки та підраховується залишок коштів у касі на кінець дня.