15.4. Організація обліку і контролю руху та використання запасів у виробництві

Організація обліку руху й використання запасів у виробництві передбачає визначення складу ділянок обліку, які і будуть об’єктами організації. Можна виділити наступні облікові ділянки: облік витрачання матеріалів зі складів або цехових комірчин; виявлення фактичної витрати матеріалів; виявлення залишків матеріалів у виробничих цехах; облік браку та відходів матеріалів; облік повернення зайвих матеріалів. Для кожної з ділянок слід, у відповідності до діючих альбомів первинних документів, обрати носії оперативної інформації.

Деякі особливості має організація обліку малоцінних швидкозношуваних предметів (МШП). До них відносять наступні питання: розробка переліку груп та підгруп МШП; встановлення порядку їх включення в витрати виробництва; вибір системи обліку інструментів та приладів, а також системи обліку й інвентаризації тари тощо.

Організація контролю за використанням матеріалів складається з вибору відповідних методів для кожної групи запасів; розробки схеми оперативного контролю в процесі виконання робіт з бухгалтерського обліку матеріалів кожним робітником сектору матеріального обліку; розробки класифікатору винних і причин відхилень від норм розходу; визначення центрів обліку й посадових осіб, відповідальних за його постановку; розробки інструктивних положень про порядок й техніку відображення в обліку матеріалів та незавершеного виробництва; визначення переліку посадових осіб, які мають право підписувати документи.

При організації контролю використання матеріалів за призначенням й додержанням норм розходу важливе значення має постійне спостереження на виробничих ділянках та робочих місцях, де здійснюється їх безпосереднє споживання. Однак рішення цієї задачі утруднюється складністю обліку матеріалів, що відпускаються на кожну зміну, бригаду. Відпуск матеріалів за лімітно-забірними картами є найбільш поширеним способом їх попереднього контролю. Однак, він не завжди досягає своєї мети, наприклад, при великих змінах номенклатури продукції. Зміни ліміту на матеріали можуть відбуватися у разі їх відсутності на складі. В цьому випадку вони відпускаються на підставі накладної-вимоги. В даній ситуації забезпечити контроль можна за умови використання спеціальної сигнальної документації. Результати заміни матеріалів повинні фіксуватися в спеціальних машинограмах, що необхідно для аналізу відхилень за видами витрат.

Наявність у виробничих цехах комірчин для зберігання матеріалів забезпечує попередній контроль їх раціонального використання. Робітники цих комірчин повинні забезпечити контроль норм запасу матеріальних цінностей за усією номенклатурою. Для цього використовуються картки складського обліку, у яких слід передбачити характеристики різних властивостей отриманих матеріалів. В залежності від їхньої специфіки необхідно обирати варіанти раціонального використання матеріалів.

У літературі досить широко розглянуто оперативний контроль використання матеріалів у процесі виробництва. До найважливіших його методів відносять попартійний, розрахунковий, інвентарний та балансовий. Раціональна організація обліку і контролю повинна сполучати в одне ціле усі названі методи.