15.3. Організація складського обліку і контролю

Облік запасів є однією з найтрудомістких ділянок облікової роботи на підприємстві. Складський облік – це сортовий, кількісний оперативно-технічний облік. Організується він за видами об’єктів, що зберігаються, за місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей. За необхідністю складський облік організують за партіями надходження матеріалів, кожній з яких присвоюють номенклатурний номер, що дублюється у первинних документах.

Таблиця 15.1

Первинні документи з обліку запасів

Операції з товарно-матеріальними цінностями
1. Надходження
Від постачальників						Від підзвітних осіб
Форма		Назва				Форма		Назва
№869		Рахунок-фактура,платіжна вимога				–		Товарний рахунок
М-5,М-6		Товарно-транспортна накладна				–		Акт закупки ТМЦ
		Податкова-накладна				М-2		Доручення
М-2		Доручення на отримання ТМЦ
2. Постановка на облік
Форма		Назва			Форма		Назва
М-7		Акт приймання матеріалів			М-16		Матеріальний ярлик
М-3,М-4		Прибутковий ордер			М-14		Відомість обліку залишків
М-12		Картка складського обліку			М-19		Матеріальний звіт
М-21		Інвентарний опис			М-15		Акт прийняття устаткування
3. Відправлення (використання) ТМЦ
Стороннім особам			У виробництво						Внутрішнє
Форма	Назва		Форма	Назва					Форма	Назва
М-20	Видаткова накладна		М-10, М-11	Накладна-вимога					М-10, М-11	Накладна вимога
			М-8, М-9	Лімітно-забірна картка
Операції з внутрішнього переміщення МПШ
Форма	Назва				Форма		Назва
МШ-1	Відомість на отримання (вилучення постійного запасу інструментів (пристроїв)				МШ-4		Акт вибуття МШП
					МШ-5		Акт на списання інструментів
					МШ-6		Особова картка обліку спецодягу та запобіжних засобів
МШ-2	Картка обліку МШП
МШ-3	Замовлення на ремонт або заточування інструментів				МШ-7		Відомість обліку спецодягу
					МШ-8		Акт на списання МШП

Основними питаннями організації обліку запасів на складах є: вибір облікових регістрів кількісного обліку матеріалів на складах; затвердження на посаду працівника, який здійснюватиме кількісний облік матеріалів (матеріально-відповідальних осіб, спеціальних розрахункових робітників); забезпечення складів зразками підписів осіб, які мають право дозволити видачу матеріалів, а також представників цехів, які мають право отримувати ТМЦ; забезпечити склади журналами контрольних записів про стан складського обліку, обліковими кодами, номенклатурою-цінником на матеріали, необхідними бланками документів та регістрів; встановити графік передачі первинних документів у бухгалтерію.

При організації складського обліку слід правильно підбирати матеріально-відповідальних осіб. Зі всіма ними слід заключити договір про повну матеріальну відповідальність. Необхідно систематично підвищувати їх рівень кваліфікації. Для цього слід проводити семінари, знайомити їх з нормативними матеріалами. Головний бухгалтер повинен також приймати участь у розробці посадових інструкції для завідуючих складами й комірників.

При організації бухгалтерського обліку матеріалів на складі слід визначити склад облікових дільниць, який залежатиме від вихідної інформації. Найбільш оптимальними є такі дільниці: облік надходження матеріалів на склад; облік розходу матеріалів з складів у цехові комірчини; облік відпустки матеріалів у виробництво; облік витрат матеріалів у зв’язку з їх реалізацією; облік внутрішнього пересування матеріалів; виявлення залишків матеріалів.

Організація контролю за наявністю та збереженням матеріалів на складах здійснюється шляхом документаційного обліку та проведенням інвентаризацій. Для контролю за просуванням матеріальних цінностей ведуться журнали реєстрації рахунків постачальників; реєстрації доручень на отримання матеріалів, а також обліку вантажів. Проводиться інструктаж експедиторів й інших робітників транспортно-експедиційного підрозділу.

При організації інвентаризації слід встановити строки її проведення на протязі року; підготувати робочі інструкції з інвентаризації й організувати їхнє вивчення відповідними працівниками; укомплектувати постійні комісії для її проведення; підготувати накази; встановити порядок узагальнення результатів інвентаризації у звіті.