15.2. Організація обліку надходження, зберігання та вибуття запасів

Основою для організації обліку і контролю є розроблений для підприємства план постачання. Контроль за його дотриманням може бути доручений відділу матеріально-технічного постачання, робітникам складів або бухгалтерії. Прийнятий порядок встановлюється розпорядженням по підприємству. При укладанні договорів з постачальниками головний бухгалтер повинен вибрати для кожного з них найбільш прийнятну форму розрахунків та передбачити її у договорі постачання. Необхідно також з урахуванням цього договору визначити розрахункові й інші документи, які постачальник повинен надсилати підприємству, встановити строки їх відправки замовнику.

Об’єктом організації обліку заготівлі запасів є облік розрахунків з постачальниками, матеріалів у шляху на кінець місяця, матеріалів неотфактурованих на кінець місяця, транспортно-заготівельних витрат і відхилень від цін. Слід правильно обрати вхідну оперативну інформацію, а також визначити зміст та склад вихідних даних. Організація контролю витрат на заготівлю матеріалів включає вибір об’єктів групування витрат, перелік статей аналітичного обліку, порядок визначення сум понаднормованих витрат, порядок доведення результатів контролю до відома адміністрації.

Основним об’єктом для контролю буде виконання постачальником своїх обов’язків, що передбачає проведення оперативного обліку виконання договорів з постачальниками у відділі постачання підприємства-покупця. Для цього відкривається спеціальний журнал обліку надходження вантажів, в якому відділ постачання зобов'язаний: зареєструвати всі документи та вантажі, що надходять; перевірити відповідність даних документів постачальника договору; відмітити реалізацію фондів; передати уповноваженій особі розпорядження на одержання і доставку вантажу; передати первинні документи до бухгалтерії або фінансового відділу.

Таким чином, постачання запасів для кожного підприємства являє собою єдність двох процесів: транспортування і доставку на підприємство замовлених матеріалів на підставі відповідної документації; оформлення заборгованості й оплати постачальникам одержаних від них матеріальних цінностей. Підприємство-покупець зобов'язане проконтролювати доставку вантажу, організувати його приймання і відвантаження, відповідне зберігання на складі або в інших місцях. Відповідальність за доставку вантажу та його збереження в дорозі несе організація, що перевозить вантаж. Покупець приймає вантаж за кількістю та якістю на своєму складі. Придбання матеріальних цінностей в натурі завершується після їх надходження і оприбуткування на склад.

Від правильно організованого первинного обліку господарських засобів залежить правильність списання вартості запасів на виробництво, оцінка незавершеного виробництва, відображення у звітності. Існують типові форми первинного обліку запасів. Проте головний бухгалтер на свій розсуд повинен визначитися з тим, які документи доцільно використовувати саме на його підприємстві, враховуючи його розмір та специфіку роботи.

Структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечити вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю й оперативного управління рухом матеріальних цінностей. Весь перелік первинної документації на підприємстві можна розподілити на декілька груп, в залежності від операцій, при здійсненні яких вони заповнюються (табл. 15.1). Для забезпечення своєчасного відображення господарських операцій і регістрів бухгалтерського обліку на підприємстві повинні бути чітко визначені терміни передачі первинних документів до бухгалтерії для відповідного їх оформлення.