Неможна мати все одразу, тому починай з малого – з грошей

Януш Васильківський

15. Організація обліку та аналізу оборотних активів

Після вивчення матеріалу теми Ви повинні:

Знати:	– мету та завдання організації обліку оборотних активів; – систему забезпечення обліку оборотних активів; – передумови раціональної організації обліку оборотних активів.
Вміти:	– створювати систему складського обліку матеріалів; – розробляти положення про організацію касових операцій; – організовувати систему внутрішнього контролю запасів.

Ключові поняття та терміни

– номенклатура матеріалів; – документообіг обліку запасів; – складське господарство;

– касова дисципліна; – постачання запасів; – норми запасу матеріалів.

План (логіка) викладення матеріалу:

15.1. Загальні питання організації обліку і контролю оборотних активів

15.2. Організація обліку надходження, зберігання та вибуття запасів

15.3. Організація складського обліку і контролю

15.4. Організація обліку і контролю використання запасів у виробництві

15.5. Організація роботи каси та обліку операцій на рахунках у банках

15.1. Загальні питання організації обліку і контролю оборотних активів

У системі обліково-економічної інформації облік оборотних активів варто розглядати як одну з підсистем. Структура оборотних активів визначається П(С)БО №2. В балансі вони відображаються у другому розділі активу. До їх складу відносять запаси, дебіторську заборгованість, грошові кошти та їх еквіваленти. Зміст та завдання організації обліку і оборотних активів складаються з встановлення графіків дії даної підсистеми, визначення складу даних, що надходять та передаються нею, вибору методів й способів збору, обробки й видачі інформації, шляхів наукової організації праці облікових працівників.

Для більш глибокого розподілу й вивчення процесу збору, обробки й видачі обліково-економічної інформації за запасами можна виділити чотири основні задачі: облік та контроль процесу заготовки й придбання матеріалів; облік та контроль наявності, руху й збереження матеріальних цінностей на складах; облік та контроль руху й використання запасів у виробництві; організація роботи облікового апарата з матеріального обліку. Кожна з означених задач обліку і є об’єктом його організації.

У той же час основними завданнями організації обліку запасів є: розробка й впровадження в практику більш раціональних носіїв первинної інформації, способів документування й документообігу; контроль за повним і своєчасним оприбуткуванням матеріальних цінностей та їх збереженням за місцями зберігання й обробки; відповідність складських запасів нормам; раціональна оцінка виробничих запасів; впровадження нових, більш досконалих форм й методів обліку матеріальних цінностей; розрахунок фактичної собівартості витрачених матеріалів та їх залишків за місцями зберігання й статтями балансу; виявлення всіх витрат, пов’язаних з придбанням або виготовленням запасів та визначенням первісної вартості; встановлення методології обліку витрат на виробництво та калькулювання собівартості протягом року; регламентування складу собівартості продукції; своєчасне оприбуткування і списання готової продукції; контроль за виконанням плану з реалізації продукції тощо.

Наказом про облікову політику підприємства визначаються норми для вірного планування потреб в запасах, раціональної організації їх обліку. У цьому наказі слід відобразити одиниці бухгалтерського обліку запасів, їх найменування або різновиди; перелік витрат, що не включаються до первинної вартості запасів; порядок відображення в обліку запасів, що не принесуть підприємству економічної вигоди в майбутньому; собівартість, яка буде розраховуватися за даними обліку; порядок обліку випуску готової продукції, метод списання виробничих запасів; порядок визначення первинної вартості запасів тощо.

Важливою умовою правильної організації обліку виробничих запасів є їхнє правильне групування. На різних підприємствах виробничі запаси можуть мати різне призначення залежно від функції, яку вони виконують у процесі виробництва.

Другою важливою передумовою правильної організації обліку запасів є розробка номенклатури матеріалів. На підприємстві кожна група матеріалів може складатися з сотень назв, сортів, розмірів. Для раціонального обліку матеріалів, який би сприяв оперативній роботі, плануванню та розвитку бухгалтерського обліку, необхідно розробити деталізоване групування матеріалів. З цією метою на підприємстві перелік найменувань окремих видів матеріалів класифікується за визначеною ознакою. Матеріали поділяються на групи, кожна з яких – на підгрупи. У межах кожної підгрупи матеріали в свою чергу групуються за профілем, маркою, сортом, а потім за розміром та ін.

За кожною назвою, сортом, розміром матеріалів закріплюється постійний шифр, що має бути проставлений на всіх документах, пов’язаних з обліком матеріалів. Цим шифром користуються також в аналітичному обліку. Перелік матеріалів згрупованих за характерною для них ознакою і відповідним чином зашифрованих із зазначенням одиниці виміру, називається номенклатурою матеріалів. Отже, на кожному документі необхідно вказувати ще й номенклатурний номер.

Раціональна організація обліку матеріалів потребує попередньої розробки норм запасу матеріалів за кожним номенклатурним номером і норм витрат кожного виду матеріалів на кожний вид виробленої продукції, що необхідно для контролю за станом залишків на складах підприємства в межах потреб, а також за правильним їх використанням у виробництві.

Визначення фактичної собівартості матеріалів кожного номенклатурного номеру є досить трудомісткою роботою та може затримати процес обліку в часі. Отже доцільно використовувати в поточному обліку тверді ціни, та насамперед оптові. Саме це забезпечить порівняність в оцінці матеріалів.

На підприємствах можуть використовуватися різні методи обліку запасів. Керівник підприємства, який знає переваги й недоліки кожного з них та умови конкретного підприємства, повинен обрати відповідний метод та конкретизувати його застосування, розробивши робочу інструкцію. В цій інструкції треба вказати, як часто й ким будуть забиратися документи зі складу, хто буде вести сальдові книги. Необхідно організувати вивчення положень цієї інструкції відповідними працівниками.

Таким чином, необхідними умовами раціональної організації обліку запасів є правильна організація складського господарства, наявність інструкції з обліку запасів, правильне групування (класифікація) запасів, розробка номенклатури запасів, розробка норм запасу і норм витрат.