14.2. Організація обліку руху основних засобів

Організація обліку руху основних засобів передбачає постановку обліку їх надходження, наявності, вибуття, ліквідації тощо. Основні положення, що регламентують організацію кожного з означених елементів наведено на рис. 14.2.

Порядок прийому об’єктів встановлюється безпосередньо в проекті організації обліку або у спеціально розробленій інструкції. Для прийому об’єктів доцільно складати постійно діючу комісію, яка складатиметься із фахівців з будівництва, експлуатації та ремонту основних засобів. За мірою необхідності до її складу входитимуть матеріально відповідальні особи. В процесі прийому об’єкта комісія зобов'язана оцінити придатність об’єкту до введення в експлуатацію; приналежність його до тієї чи іншої групи; повноту комплектування об’єкта; правильність технічних параметрів й їх відповідність документації.

Синтетичний та аналітичний облік основних засобів слід вести централізовано у головній бухгалтерії підприємства. У місцях їх експлуатації та надходження основні засоби слід обліковувати в інвентарних списках

Таблиця 14.1

Номенклатури обліку основних засобів (фрагмент за [46, с.149-151])

Облікова номенклатура	Первинний облік
	Характеристики основних засобів				Причина виникнення факту	Документи, в яких фіксують факти			Напрямки використання інформації
	якісні		кількісні
Надходження основних засобів	Назва, дата, від кого надійшли, номер, норма зносу		Вартість, маса, кількість, сума		Капітальне будівництво, безоплатне надходження, гуманітарна допомога, придбання	Акт прийняття-передачі основних засобів; акт здачі відремонтованих об’єктів; акт інвентаризації			Облік необоротних активів, облік власного капіталу, облік розрахунків з постачальниками
Внутрішнє переміщення та використання	Підстава, кому, від кого, інвентарний та номенклатурний номер		Ціна, сума, кількість		Поповнення необоротних активів, фізичний знос	Накладна (вимога), акт приймання-здавання відремонтованих об’єктів			Інвентарний облік основних засобів, облік переміщення засобів, облік зносу
Вибуття довгострокових активів	Наймену-вання, підрозділ, дата введення в експлуатацію		Сума, вартість, кількість		Ліквідація, безоплатна передача, реалізація, нестача	Акти про списання основних засобів			Облік основних засобів, облік власного капіталу, облік розрахунків з кредиторами
Облікова номенклатура		Поточний облік					Підсумковий облік
		Облікові реєстри, в яких фіксують дані обліку		Спеціальні реквізити облікових реєстрів			Форми звітності	Напрямки використання інформації
Надходь-ження основних засобів		Інвентарні картки		Назва об’єкта, завод виробник			Ф. №1 – "Баланс", ф.№4 – "Звіт про власний капітал", ф.№5 "Примітки до фінансової звітності"	Аналіз стану основних засобів, планування потенціалу й потужності, контроль виробничої програми
		Опис інвентарних карток		Номер картки, найменування
		Інвентарний список		Підрозділ, група, інвентарний номер, вартість
		Картка аналітичного обліку		Назва, дата, номер документа
Внутрішнє переміщення та використання		Інвентарний список		Назва організації, номер документу				Контроль за додержання збереження основних засобів, оцінка планів
		Відомість нарахування зносу		Інвентарний номер, субрахунок, вартість, сума та норма зносу

типової форми. Аналітичний облік ведеться в розрізі окремих об’єктів за допомогою інвентарної картки. Вона застосовується для обліку всіх видів основних засобів, а також для групового обліку однотипних об’єктів, які надійшли в експлуатацію в одному календарному місяці і мають одне й те ж виробничо-господарське призначення, технічні характеристики і вартість.

Важливою передумовою раціональної організації обліку основних засобів та ефективного їх використання є організація проведення інвентаризацій, яка передбачає вибір строків, розробку робочої інструкції з проведення інвентаризації, розробки плану-графіка підготовчих робіт, уточнення інвентаризаційної документації. Інвентаризація – трудомісткий, багатосторонній процес, тому її проводять по заздалегідь складеному плану, в якому вказуються обсяги робіт та відповідальні особи.

Рис. 14.2 Основні положення з організації обліку основних засобів

Іншою передумовою буде організація обліку амортизації основних засобів. Оскільки нарахування амортизації здійснюється щомісячно на всі об’єкти протягом терміну корисного використання, то дуже важливо правильно встановити цей термін.

Якщо строк корисного використання основного засобу відсутній в технічній документації або не встановлений в централізованому порядку, то він визначається виходячи з: очікуваної потужності або фізичної продуктивності об’єкта; очікуваного фізичного зносу; морального зносу (внаслідок технічного прогресу або зміни попиту на продукцію); правових або аналогічних обмежень щодо використання об’єкта. Строк корисного використання може змінюватися у випадках зміни технології виробництва або попиту на ринку продукції, що виготовляється за допомогою цього активу; капіталізації наступних витрат, пов’язаних з використанням активу, що покращують його стан.

Важливе значення для організації бухгалтерського обліку основних засобів має метод нарахування амортизації, який впливає на рівень витрат підприємства. Обрані методи амортизації є елементами облікової політики.

З метою підтримки основних засобів у робочому стані на підприємствах виконують ремонтні роботи згідно з затвердженими планами та графіками. Організація обліку ремонту складається з визначення або уточнення робіт, що відносять до капітального або поточного ремонту; розробки номенклатури витрат з ремонту в залежності від його виду та особи, яка його здійснює; визначення конкретних витрат, що входять до тієї або іншої статті кошторису; виборі форми розрахунку підрядниками; встановлення порядку ведення синтетичного й аналітичного обліку; складанні звітності й проведення контролю за дотриманням строків ремонту й використання коштів.

Основні засоби, строк корисного використання яких закінчився, і вони втратили свої якості або не підлягають ремонту списуються зі складу активів. Об’єкт також може вилучатися у разі його продажу, безоплатної передачі або невідповідності критеріям визнання активом. Рішення про ліквідацію має бути прийняте постійно діючою комісією. До умов ліквідації об’єкту у зв’язку з вимушеною заміною відносять зруйнування, знесення, розкрадання, псування, форсмажор. У кожному разі слід надати документальне забезпечення проведених операцій та виконання поданих вище вимог.