10.5. Планування й контроль строків виконання облікових робіт

Оскільки у положенні про підрозділ підприємства не можливо розписати всю технологію виконання кожної функції, тому воно повинно доповнюватися посадовими інструкціями, картами організації праці, описами (процедурами) виконання кожної функції. Значно допомагає в цьому використання різних графіків.

Сутність організації облікової роботи за графіком полягає в тому, що збір первинної облікової інформації, її передача в органи обліку чи обчислювальні центри, обробка даних, складання звітності і видача вихідної інформації споживачам, а також оперативно-економічний контроль і аналіз виробляються в заздалегідь установлений термін, визначаються особи, відповідальні за дотримання термінів.

Організація обліку за графіком припускає проведення наступних підготовчих робіт: складання переліку облікових і звітних робіт для усіх підрозділів підприємства; розробка раціональних схем циркуляції обліково-економічної інформації, а також заходів щодо їхнього удосконалювання; розробка детального календарного плану облікової роботи з зазначенням виконавців і термінів виконання робіт; обговорення й узгодження термінів з виконавцями.

За допомогою графіків встановлюються і підтримуються технологічні зв'язки, що виникають на різних стадіях роботи, визначаються терміни виконання робіт, зміцнюється трудова дисципліна і підвищується культура облікової праці. Роль графіків зростає, якщо ведеться повсякденний контроль за їхнім дотриманням. Головний бухгалтер, чи його заступник, інший виконавець з їхнього доручення систематично перевіряє виконання і здачу робіт у термін кожним працівником.

Результати щоденного контролю можуть фіксуватися у відомості обліку робіт, у якій за вертикаллю зазначаються всі виконавці робіт, а за горизонталлю – терміни закінчення робіт (плюс ставиться, коли виконавець виконав усю намічену за графіком роботу, а мінус, коли хоча б незначна її частина залишилася невиконаною). Оцінки за декаду чи місяць показують ступінь дотримання графіків виконавцями.

При відхиленні від графіків керівники обліку перерозподіляють роботу між виконавцями, підсилюючи відстаючу ділянку. Повсякденний поточний контроль за роботою облікового апарата, виконання робіт у передбачений термін – необхідна умова раціональності організацій. Графіки розробляють та затверджують головний і старші бухгалтери. Останні доводять до відома всіх служб взагалі і кожного працівника окремо.

Для планування облікового процесу застосовуються різні види графіків: таблично-текстові, стрічкові (лінійні) і сітьові графіки.

Таблично-текстові графіки складаються найчастіше на місяць, однак можуть охоплювати як більш короткі так і більш тривалі періоди часу. Відповідно до обсягу й змісту інформації вони бувають: зведеними, структурними та індивідуальними.

Зведений графік облікових робіт (у цілому по бухгалтерії чи по іншим функціональним підрозділам апарата бухгалтерії) – це календарний план виконання з зазначенням виконавців і часу фактичного закінчення кожного з комплексів робіт (табл. 10.6).

Таблиця 10.6

Зведений графік облікових робіт

Робота або захід	Відповідальна особа	Запланована дата завершення роботи	Фактичне завершення
			січень	лютий	…
Складання головної книги	Заступник головного бухгалтера	10-го числа кожного місяця	9.02
…	…	…	…	…	…
Складання балансу	Головний бухгалтер	12-го числа кожного місяця	13.02

Таким чином, для розподілу облікових робіт між підрозділами облікового апарата складаються структурні графіки. Вони формуються за секторами, групами бухгалтерії й інших підрозділів та являють собою календарні плани завершення облікових робіт за кожним структурним підрозділом облікового апарата (табл. 10.7). Основна відмінність структурних графіків полягає в тому, що в них вказується кому передається виконана робота.

На основі структурних графіків і посадових характеристик для розподілу облікових робіт серед виконавців розробляються індивідуальні графіки виконання робіт. Вони містять перелік робіт, час і терміни виконання та вказівки про тих, хто заміщає працівника при його відсутності.

Таблиця 10.7

Структурний графік роботи сектору обліку матеріалів

Комплекси й окремі види робіт	Строк виконання	Виконавець	Кому передається робота	Примітки
Загальне керівництво	Постійно	Зав.сектором	–	–
…	…	…	…	…
Звірення складського й бухгалтерського обліку	До 18-го числа	Бухгалтер, комірник	ВМТП	–
Складання поточної звітності	10-го числа кожного місяця	Бухгалтер	–	–

Індивідуальні графіки складаються для оперативних працівників підприємства, що поставляють облікову інформацію чи ведуть якусь облікову роботу, наприклад комірники, відповідальні виконавці з постачання, диспетчери тощо. В індивідуальних графіках розкриваються час і обсяг робіт на місяць, а також послідовність робіт протягом дня.

Лінійні (стрічкові) графіки в основному застосовуються для планування разових робіт, наприклад, проведення інвентаризацій, складання квартальних чи річних звітів, і т.ін. (табл. 10.8).

Таблиця 10.8

Лінійний графік проведення інвентаризації

Види робіт	Відпові-дальний	Декади січня			Декади лютого
		І	ІІ	ІІІ	І	ІІ	ІІІ
Підготовка наказу про інвентаризацію	Головний бухгалтер
Складання відомостей	Бухгалтер
…	…	…	…	…	…	…	…
Розгляд результатів на балансовій комісії	Головний Бухгалтер

На відміну від таблично-текстового графіка виконання роботи відбивається не текстом, а проведенням ліній. За присудком таблиці вказуються планові відрізки часу, а за підметом – перелік планованих робіт чи заходів. Тривалість виконання робіт за планом відмічають прямою рискою, фактичне виконання – рискою іншого кольору. Стрічкові графіки більш наочні та прості для сприйняття, ніж таблично-текстові, оскільки проведення робіт може контролюватися візуально. При плануванні складних комплексів робіт найбільш ефективно і раціонально застосовувати сітьові графіки, які докладно було розглянуто на рис. 3.3.