10.4. Аутсорсінгова схема організації обліку і контролю

Однією з форм організації обліку і контролю є ведення облікового процесу спеціалізованою аудиторською фірмою або використання послуг фахівця з бухгалтерського обліку. З наукової точки зору цей процес отримав назву аутсорсінгу або зовнішнього ведення облікової функції.

Термін аутсорсінг (від англ. outsourcing) буквально означає вилучення з джерел. В літературі наявні декілька тлумачень даного терміну: відмова від власного бізнес-процесу й придбання послуг з його реалізації у сторонньої установа; використання тимчасового робітника без укладення з ним трудової угоди; кооперація; передача окремих функцій підприємства професійному сторонньому виконавцю для концентрації всіх власних ресурсів на основному виді діяльності підприємства. Можна виділити декілька різновидів аутсорсінгу, основні з яких подано в табл. 10.5.

Таблиця 10.5

Види аутсорсінгу

Вид	Характеристика
ІТ-аутсорсінг	Передача повністю або частково функцій, пов’язаних з інформаційними технологіями: обслуговування сітьової інфраструктури, проектування й планування автоматизованих систем тощо
Аутсорсінг бізнес-процесів	Передача бізнес-процесів що не є основними: управління персоналом, бухгалтерський облік, логістика, економічна безпека, юридичний супровід
Виробничий	Передача частини циклу виробничого процесу або весь процес сторонній організації
Функціональний	Передача окремих функцій, необхідних для ведення бізнесу (об’єднує ІТ-аутсорсінг та аутсорсінг бізнес-процесів)
Операційний	Передача виконання окремих операцій, пов’язаних з розробкою, виробництвом, збереженням, транспортуванням й реалізацією товару (більш широкий ніж виробничий аутсорсінг)
Ресурсний	Відмова від власних ресурсів, необхідних для ведення бізнесу, на в користь отримання їх ззовні

Розглянуте зовнішнє ведення фінансової функції, може бути цікаве самому широкому колу підприємств. Наприклад, холдинговим компаніям, що мають дочірні підрозділи в регіонах. У цьому випадку кожна дочка веде облік й надає звітність у головний офіс згідно власній обліковій політиці. Це утрудняє консолідацію звітності й управління холдингом. Аутсорсінг може послужити основою централізації й стандартизації системи обліку й звітності. Компанія, що буде оказувати послуги з зовнішнього ведення бухгалтерського обліку, забезпечить збір й централізовану обробку інформації для всіх членів холдингу.

Зовнішнє бухгалтерське обслуговування має свої особливості, врахування яких дозволить побудувати ефективний механізм рішення проблеми організації бухгалтерського обліку. Наведено деякі з них. По-перше, керівник підприємства може відчувати потребу в забезпеченні контролю над найважливішими ресурсами організації. Проблема встановлення такого контролю вирішується в рамках аутсорсінгу шляхом встановлення систему банк-клієнт. Крім того, зовнішня фірма може регулярно робити звіти про стан розрахункового рахунку й коштів підприємства. Також вважається проблемою відсутність можливості оперативного спілкування з фахівцями аутсорсінгової фірми. Проте необхідність в таких зустрічах як правило виникає не часто, а телефонний зв’язок, як правило є частиною бухгалтерського обслуговування.

Можна виділити декілька переваг аутсорсінгової форми організації обліку. Так, при постановці на бухгалтерське обслуговування проводиться упорядкування бізнес-процесів, пов'язаних з обліком; відбувається чітке інструктування співробітників підприємства щодо виконання тих функцій, що в них залишилися; аутсорсінгом як правило займаються висококваліфіковані фахівці, обізнані у різних аспектах процесу обліку і контролю.

Процедура організації процесу аутсорсингу складається з декількох етапів. По-перше, проводиться оцінку стану системи бухгалтерської служби. У ході діагностики визначається стан бухгалтерського обліку, системи внутрішнього контролю. Також оцінюється компетентність персоналу. У цей момент разом із клієнтом визначається обсяг послуг, що будуть надаватися зовнішньою фірмою. Окрім того, оцінюється організація роботи фінансової служби та різні аспекти її взаємодії з іншими підрозділами підприємства. Після завершення оцінки готуються пропозиції щодо оптимізації роботи облікової функції й розробляємо план переходу на нову модель роботи.

Застосування даної схеми сприяє одержанню ряду переваг, а саме: росту надійності і якості бухгалтерської й податкової звітності; зниженню витрат на зарплатню бухгалтерів; зменшення сум виплачених податках із зарплати; економія на робочому місці бухгалтера та на довідкових, правових й бухгалтерських програмах; зростання відповідальності за некоректне ведення обліку; зменшення ризику прийняття на роботу несумлінного бухгалтера; уникнення промислового шпигунства. З метою забезпечення ефективного виконання аутсорсінгу в додатку Ж надано приклад договору на зовнішнє бухгалтерське обслуговування та перелік можливих послуг.