10.3. Методика розробки положення про бухгалтерію

Основою організації роботи облікових структур, відповідно до рис. 10.1 є організаційне регламентування їхньої роботи. Особливості розробки й формування внутрішніх організаційних регламентів були розглянуті в параграфі 4.2 підручника. Їх буде положено в основу розробки положення про бухгалтерську службу підприємства (систему внутрішнього контролю, групу системного аналізу тощо). Базою для розробки системи регламентів буде формування організаційно-функціональної моделі бухгалтерії. Основні етапи робіт з проектування функціональної моделі бухгалтерської служби наведено на рис. 10.9.

Рис. 10.9 Склад і послідовність етапів проектування

Функціональної моделі бухгалтерської служби

Як можна побачити з цього рисунку, основою моделі є встановлення змісту робіт та їх взаємозв’язку з виконавцями. Найважливіший принцип функціональних моделей – первинність функцій, вторинність виконавчих органів. Ці органи складаються для реалізації певних функцій, а не навпаки.

Далі визначаються завдання, які необхідні для реалізації кожної функції. Ці завдання можуть складатися з декількох напрямків, що обумовлює необхідність визначення їх підпорядкованості одна до одної. На заключному етапі визначається склад підрозділів й комплекс робіт для них.

В крупних підрозділах реалізується велика кількість функцій. Тому важливо визначити перелік функцій за кожним підрозділом. Для цього складається матриця розподілу функцій, форма якої дана у табл. 10.3.

Таблиця 10.3

Матриця розподілу облікових функцій між підрозділами бухгалтерії

№	Підрозділи, в яких виконуються облікові функції	Функції та їх зміст
		1	2	3	4	5	…	N
1
2
3
…
N

На основі наведеної матриці можна комплектувати склад підрозділів та виявляти взаємозв’язки між ними. Окрім того її використання є необхідним при формуванні положення про бухгалтерію та положень про її підрозділи. Для цього необхідно визначити скільки функцій пов’язано з бухгалтерією та які підрозділи відповідають за їх виконання, що можливо на основі алгоритму наведеного на рис. 10.10.

Реалізація цього алгоритму дозволить раціонально розподілити всі завдання з обліку та контролю між виконавцями й створити внутрішні документи – положення про відділи.

Положення про відділ повинне відігравати активну роль у регулюванні облікових та контрольних процесів, закріпляти раціональний розподіл праці та в кінцевому підсумку забезпечувати послідовне досягнення цілей, що стоять перед підприємством. Воно має велике значення щодо правильної організації роботи відділу (підрозділу), служить документом, який визначає внутрішню структуру відділу і в значній мірі розподіл обов’язків.

Положення про відділ повинне бути побудоване в строгій відповідності з чинним законодавством, положеннями, наказами, інструкціями й іншими нормативними актами й засновано на єдиній типовій структурі в якості якої може бути запропонована наступна:

Розділ 1 – загальні положення – повинні містити наступні дані:

повне і скорочене найменування відділу;

Рис. 10.10. Алгоритм розробки організаційних регламентів

характеристика його місця в організаційній структурі, в тому числі ступінь самостійності відділу, кому підлеглий відділ і в який функціональний блок входить, хто керує відділом, порядок призначення і звільнення від роботи начальника відділу, з якими підрозділами відділ співробітничає;

перелік основних правових директивних, нормативних і інструктивних матеріалів, якими відділ керується у своїй роботі.

Така характеристика повинна бути досить загальною поряд з розгорнутим відображенням внутрішньої структури, прав, зв’язків тощо.

Розділ 2 – цілі – містить формулювання цілей відділу, що визначають його діяльність. Метою відділу є усвідомлюваний працівниками результат, досягнення якого визначає напрямок і характер діяльності відділу.

Цілі відділу в положенні можуть формулюватися якісно (словесно) і кількісно, однак у будь-якому випадку вони повинні носити довгостроковий характер, відбивати основне призначення, для чого і створений відділ.

Як правило, кожен відділ забезпечує одночасне виконання багатьох цілей. Тому треба прагнути до досить укрупненої їхньої диференціації. Особливу увагу варто звертати на взаємну погодженість формулювань цілей для взаємопов'язаних підрозділів (як за горизонталлю, так і за вертикаллю).

Розділ 3 – внутрішня структура – у цьому розділі міститяться наступні зведення: перелік, повні і скорочені найменування структурних підрозділів відділу; найменування посад начальників кожного з підрозділів і вказівка, кому безпосередньо підкоряються ці підрозділи; найменування основних документів, що регламентують роботу виконавців та підрозділів відділу.

Розділ 4 – функції і задачі – є основним розділом положення про відділ, що містить безпосередню і всебічну характеристику діяльності цього відділу. Формулювання задач повинне бути зорієнтоване на кінцевий результат діяльності. Для відділу окремими задачами можуть бути обов'язкові для виконання дії. Ці дії мають особливу важливість для досягнення цілей відділу, пов'язані з великими організаційними зусиллями, мають життєво важливе значення для всього підприємства чи ділянок його діяльності.

В основі виділення й опису окремих функцій відділів лежить представлення про організаційну діяльність у цілому. Виробничо-господарська діяльність підприємства являє собою сукупність взаємозалежних процесів. Процес починається з деякої початкової операції в одному підрозділі і після декількох послідовно виконуваних операцій закінчується кінцевою операцією в іншому відділі. Кожен відділ може брати участь у реалізації одного чи декількох процесів. Правильно визначити функції відділу – це значить установити, у виконанні яких процесів бере участь відділ, які операції й у якій послідовності повинні бути ним виконані.

Доцільно за кожним із типів функцій мати як орієнтир типову послідовність операцій, яка відповідає розподілу задач за функцією на стадії "життєвого циклу" з їх конкретизацією в залежності від специфіки відповідного процесу у відділах. Насамперед необхідно вказати, які групи функцій виконує відділ, а потім перейти до опису підфункцій. При цьому повинні бути дотримані наступні принципи:

повнота – охоплення всіх операцій тієї частини функціонального процесу, що ставиться в обов'язок даному відділу;

логічна послідовність – перерахування операцій у тому порядку в якому вони відбуваються у функціональному процесі ;

укрупнення – запобігання надмірної деталізації та виділення як окремих функцій досить великих операцій.

Опис кожної функції і задачі повинен бути:

предметним – чітко визначати, яка діяльність здійснюється і яких об'єктів вона стосується;

визначеним у часі – вказувати на регулярний (повторюваний) чи на разовий характер операції;

визначеним у просторі – містити дані про те, якої ділянки діяльності стосується дана функція і хто є її виконавцем і співвиконавцем.

Розділ 5 – права – як правило, включає перелік прав, що реалізуються керівником або співробітниками відділу стосовно інших підрозділів.

Під правом відділу у відношенні інших підрозділів розуміється узаконена можливість вимагати (рекомендувати, пропонувати, забороняти) від цих підрозділів виконання яких-небудь дій чи надання певних даних.

Права відділу встановлюються в обсязі, необхідному для реалізації його функцій. При встановленні й описі прав особливу увагу варто звернути на їхню відповідність чинному законодавству України, а також положенням, наказам, розпорядженням, що регламентують роботу всередині підприємства.

Права керівника і співробітників відділу обумовлюються взаємовідносинами з керівниками вищого рівня і можуть полягати в тому, щоб готувати для затвердження проекти наказів та інструкцій з питань, що входять у компетенцію відділу.

Відділ може наділятися правом залучати інші підрозділи підприємства до виконання задач, покладених на нього, вимагати й одержувати від інших підрозділів і їхніх керівників визначені зведення з питань, що входять у компетенцію відділу. Відділ може також наділятися правом перевіряти роботу інших підрозділів з питань, що входять у його компетенцію, припиняти роботу інших підрозділів відповідно до діючих положень та інструкцій.

Розділ 6 – зв'язки з іншими підрозділами – включає характеристику як вхідної, так і вихідної інформації, якою даний відділ обмінюється з іншими підрозділами та найбільш важливих й регулярних робіт, що відділ виконує разом з іншими підрозділами. Даний розділ за ступенем важливості є одним з головних. Описувані в ньому потоки інформації, а також спільні роботи найбільш тісно пов'язані з розмежуванням функцій й обов'язків різних відділів, із правами даного відділу стосовно інших підрозділів.

Інформаційні зв'язки відділу в узагальненому вигляді можна характеризувати, як відображено у табл. 10.4.

Таблиця 10.4

Характеристика інформаційних зв’язків відділу

№	Найменування підрозділу з яким взаємодіє відділ	Найменування відділу		Періодичність, термін	Примітки
		від кого одержує інформацію	кому передає інформацію
1	2	3	4	5	6

При відображені інформаційних зв’язків всі документи групуються за чотирма позиціями: базовою, планово-звітною, оперативною, прочою інформацією. Хоча така класифікація не є строгою, вона задовольняє більшість потреб та зорієнтована на реалізацію функцій.

Розділ 7 – критерії, стимулювання – характеризує комплекс питань, зв'язаних з оцінкою результатів діяльності відділу та з заохоченням працівників на досягнення високих результатів.

Під критерієм розуміється вимірник оцінки діяльності відділу, за допомогою якого визначаються чи досягнуті цілі, поставлені перед відділом й наскільки ефективно це зроблено.

Критерії оцінки робіт відділу прямо пов'язані з формулюванням цілей відділу і, як правило, є кількісними показниками, що вимірюють ступінь досягнення цілей. В окремих випадках у критерії оцінки можуть входити якісні формулювання, прямо і безпосередньо зв'язані з цілями діяльності (наприклад, відсутність скарг й рекламацій, чіткий й своєчасний розгляд справ, підготовка довідок і т.ін.).

Оцінка діяльності повинна здійснюватися на підставі сукупності критеріїв відповідно до множинного характеру цілей того чи іншого відділу, тобто фактично зіставляються досягнуті результати з встановленими раніше конкретними показниками досягнення результатів за кожною метою.

Розділ 8 – відповідальність начальника відділу – включає характеристику основних позицій, за якими керівник відділу несе особисту відповідальність перед вищими особами за виконання задач відділу, передбачених положенням про нього, а також іншими інструкціями, що регламентують його роботу: за правильність документів, підготовлених відділом, що підписуються чи візуються начальником відділу; за правильність застосування тих чи інших положень, інструкцій, що входять у компетенцію відділу; за порушення й відхилення від установлених стандартів та вимог, забезпечення чи контроль за якими входить у компетенцію відділу; за матеріальні збитки; за стан трудової дисципліни і роботу з кадрами у відділі.

Розділ 9 – порядок розширення, реорганізації, ліквідації – потрібний для того, щоб врахувати і передбачити вже на стадії створення відділу перспективи організаційних змін. У даному розділі вказується: чи є відділ постійним чи він організується на визначений період, у якому випадку він повинен бути ліквідований; керівна інстанція, що володіє правом ухвалення рішення про розширення, ліквідацію чи реорганізацію відділу; перелік положень, інструкцій і інших нормативних документів, що регламентують розміри і структуру відділу, порядок його перетворення чи ліквідації.

Завершується положення висновком, який містить наступні пункти:

перелік нормативних документів, відповідно до яких складене Положення про відділ, а також інстанції, що мають право вносити пропозиції про його зміну; дата затвердження; термін закінчення дії даного Положення та його обов'язкового перегляду.

Положення про підрозділ підприємства є свого роду статутом, тобто основним документом, що регламентує всі сторони діяльності колективу працівників, об'єднаних спільними задачами і функціями. Приклади основних положень, що регламентують обліковий та контрольний процеси наведено у додатку Е.

У зв'язку з тим, що виробництво динамічно розвивається, положення про підрозділи підприємства необхідно переглядати з метою перерозподілу функцій, уточнення прав, відповідальності тощо. Для зручності і скорочення трудомісткості коректування положень їх краще друкувати на стандартних аркушах паперу для письма і не переплітати, а зберігати у швидкозшивачах. В міру внесення змін заміняється не весь текст, а окремі сторінки.