10.2. Принципи та форми побудови структури облікового апарата

Велика кількість робіт облікового апарату на підприємствах, різних за масштабами і характером господарської діяльності, обумовлює те, що його структура не може бути однаковою. Організаційна побудова бухгалтерської служби – це форма розподілу всього комплексу облікових та контрольних робіт між різними виконавцями.

На великих та середніх підприємствах, які мають складну організаційну і виробничу структуру, ведення бухгалтерського обліку може бути централізованим та децентралізованим.

При централізованому обліку на підприємствах у виробничих підрозділах реалізуються функції збору бухгалтерських даних, а формування звітних даних за ними і розробку звітності здійснює головна бухгалтерія. Схему організації такого обліку наведено на рис. 10.3

При централізованій формі побудови бухгалтерії увесь обліковий апарат як методично, так і адміністративно підпорядковано одному керівнику – головному бухгалтеру (головному економісту). Інша форма, децентралізована, передбачає, наприклад, що частина обліковців підпорядкована головному бухгалтеру (з методичних питань), а інша частина – господарчому керівнику (з адміністративних питань).

Рис. 10.3. Централізована структура бухгалтерії

Варіантом децентралізованої організації обліку є розподіл на фінансову та управлінську бухгалтерію. Приклад такої організації наведено на рис. 10.4.

Рис. 10.4. Децентралізована структура бухгалтерії

В сучасних умовах облікові служби створюються, як правило, у вигляді груп, секторів, бюро тощо. У цих підрозділах організація робіт може здійснюватися за оперативно-виробничим або функціональним принципом поділу праці. Взаємозв’язок наведених принципів та форм побудови бухгалтерії наведено у табл. 10.1

Оперативно-виробничий принцип організації застосовується, коли структурні підрозділи створюються за ділянками облікової роботи, наприклад, обліковий відділ з оплати праці, розрахунково-касовий центр і ін. Функціональний принцип організації обліку потребує такого формування структурних підрозділів, коли сектори утворюються за ознаками однорідності робіт – приймання документів, таксування тощо.

В організації бухгалтерій на підприємствах (як при централізації, так і при децентралізації) визначилися три основні форми: лінійна (ієрархічна), лінійно-штабна, функціональна.

В основу лінійної (ієрархічної) форми організації бухгалтерії покладено принцип розпорядження, яке передається головним бухгалтером усім рівням виконавців. Така організація структури бухгалтерії найбільш типова для малих підприємств, оскільки передбачає універсальність у виконанні облікових операцій у кожній лінійній ланці (рис. 10.5).

Таблиця 10.1

Порядок взаємодії принципів розподілу праці та організаційних форм

Принцип побудови	Принцип розподілу праці
	Функціональний	Оперативно-виробничий
Централізація	За функціями (ведення документів, перенесення даних в облікові регістри)	За комплексами однорідних робіт (облік праці, облік витрат на виробництво)
Децентралізація	Не використовується	За економічно однорідними об’єктами (цех, магазин, заводоуправління тощо)

Рис. 10.5. Організація бухгалтерії за лінійною формою

На малих підприємствах, де невеликий обсяг облікових робіт і в штаті є лише один головний бухгалтер, на нього за письмовим розпорядженням керівника можуть бути покладені й обов'язки касира.

Принцип організації бухгалтерії за лінійно-штабною формою передбачає створення консультативних підрозділів на різних рівнях керівництва. За цією формою розпорядження штабу (головний бухгалтер) передається не самому виконавцю, а через відповідного керівника, який очолює підрозділ бухгалтерії (старший бухгалтер).

Організація бухгалтерії за лінійно-штабною формою доцільна для бухгалтерій підприємств середніх за розміром (рис. 10.6).

Рис. 10.6. Організація бухгалтерії за лінійно-штабною формою

Принцип організації бухгалтерії за функціональною формою застосовується на великих підприємствах, корпораціях і сприяє створенню необхідних передумов для наукової організації бухгалтерського обліку, аналізу й фінансового контролю. Функціональні підрозділи бухгалтерії мають можливість на основі технологічної спеціалізації і кооперування праці застосовувати раціональні методики обробки обліково-економічної інформації з метою підвищення її оперативності та використання для потреб менеджменту, маркетингу.

У великих корпораціях, акціонерних товариствах, де створюються централізовані бухгалтерії, значно поширені лінійно-штабна і функціональна форми організації бухгалтерського обліку. Ці форми організації передбачають застосування обчислювальних комплексів на комп'ютерній техніці при виконанні обліково-обчислювальних робіт як безпосередньо у функціональних підрозділах бухгалтерії (АРМ бухгалтера), так і на обчислювальних центрах.

У складі великих централізованих бухгалтерій, організованих за функціональною формою, створюються такі функціональні підрозділи, як відділи, сектори, обліково-контрольні (аудиторські) підрозділи. Очолюють їх начальники, а у великих відділах можуть вводитися посади заступників начальників. Виходячи з функціональної спрямованості підрозділів, в їх штаті передбачаються посади бухгалтерів, економістів, внутрішніх аудиторів, інженерів системотехніків із ПЕОМ, операторів обчислювальних машин та ін. У контрольно-ревізійних підрозділах (внутрішній аудит) передбачаються посади аудиторів, контролерів-ревізорів, економістів. Якщо у структурі централізованої бухгалтерії є структурні підрозділи у формі груп за функціями обліку (праці та заробітної плати, матеріалів, виробництва та ін.), то їх очолюють старші бухгалтери (рис. 10.7).

Рис. 10.7. Організація бухгалтерії за функціональною формою

Централізовані бухгалтерії очолюють головні бухгалтери, які призначаються і звільняються керівником органу управління (Казначейства), при якому її створено.

Головні бухгалтери централізованої бухгалтерії підпорядковані безпосередньо керівникові органу управління (Казначейства), при якому вона функціонує. Заступники головного бухгалтера централізованої бухгалтерії призначаються і звільняються керівником за поданням головного бухгалтера.

Залежно від територіального розташування і величини організацій, які обслуговує централізована бухгалтерія, створюються обліково-контрольні групи, сектори для організації документообігу, оформлення і збирання документів, здійснення внутрішньогосподарського (внутрішнього аудиту) контролю. Працівники цих груп перебувають у штаті централізованої бухгалтерії. Чисельність їх визначається головним бухгалтером.

Керівники обліково-контрольних груп призначаються і звільняються за поданням головного бухгалтера керівником організації, у складі якої створена централізована бухгалтерія. Решта працівників обліково-контрольних груп призначаються у такому порядку, як і інший персонал централізованої бухгалтерії.

В організаціях, де недоцільно створювати обліково-контрольні групи, їх функції покладаються на інших працівників централізованої бухгалтерії або працівників організацій, які вона обслуговує. Ці питання регулюються керівником органу (Казначейства), при якому її створено. Організації забезпечують правильне і своєчасне оформлення первинної документації, яка відображає господарські операції, доставку її до централізованої бухгалтерії за графіком документообігу, разом з обліково-контрольними групами та іншими працівниками централізованої бухгалтерії проводять інвентаризації та внутрішньогосподарський контроль (внутрішній аудит). Крім того, організації подають централізованій бухгалтерії необхідні для обліку і контролю накази, договори, кошториси, копії планів, нормативи та інші документи.

Централізовані бухгалтерії зобов'язані своєчасно представляти організаціям, які вони обслуговують, інформацію за даними бухгалтерського обліку, необхідну для управління діяльністю організації, складати звітність. Обсяги і строки документообороту між централізованою бухгалтерією та організаціями, які вона обслуговує, встановлюються графіками, затвердженими керівниками організацій і головним бухгалтером централізованої бухгалтерії.

Свої особливості має також організація облікових структур у великих підприємствах, об’єднаннях, концернах тощо. Розрізняють три форми організаційної побудови таких господарств.

1. Підприємства мають госпрозрахункову самостійність, утворюють систему дочірніх підприємств (філій). У даному випадку використовується децентралізована організація побудови апарату бухгалтерської служби. На кожному з цих підприємств бухгалтерський облік має закінчену систему з балансовим завершенням робіт та складанням звітності. При цьому створюється централізована бухгалтерія, де здійснюють зведення витрат та консолідаційний баланс. Законодавчі засади у даному випадку регулюються П(С)БО 19 "Об’єднання підприємств" та П(С)БО 20 "Консолідована фінансова звітність".

2. Підприємства є внутрішньогосподарськими підрозділами і працюють на засадах внутрішньогосподарського розрахунку або оренди. При цьому також використовується децентралізований підхід, коли дочірні підрозділи втратили права юридичної особи, але зберегли внутрішньогосподарську самостійність. У такому разі в бухгалтерії головного підприємства здійснюють бухгалтерський облік усіх господарських підрозділів, кожного зокрема, виконують зведений облік. У філіях ведуть тільки оперативний облік витрат та деякі операції з контролю за поточними операціями для оперативного управління.

3. Використовується змішана система відносин. Залежно від обсягу облікових та контрольних робіт, а також інших факторів можлива така побудова структури апарата: обліково-контрольна група, сектор обліку з підрозділом на групи, бухгалтерія з самостійною структурою.

Отже, вибір організаційних форм створення бухгалтерій підпорядкований критеріям обсягів господарської діяльності, чисельності працівників, можливості комп'ютеризації обліково-аналітичного процесу та задоволення інформаційних потреб управління суб'єктом господарювання з найменшими витратами.