Модуль 3 організація праці персоналу, зайнятого бухгалтерським обліком, контролем та аналізом

Вміння організувати роботу – це мистецтво досягнення видатних результатів за допомогою звичайних співробітників.

К. Норстейм, Й. Ріддерстрале

10. Організаційна побудова бухгалтерської та контрольно-ревізійної служби

Після вивчення матеріалу теми Ви повинні:

Знати:	– принципи та форми структурної організації обліку; – принципи розподілу та кооперації бухгалтерської праці; – особливості організації обліку у великих підприємствах; – структуру положення про бухгалтерію.
Вміти:	– передати облікову функцію на зовнішнє обслуговування; – розробляти положення про обліковий підрозділ; – формувати організаційно-функціональну модель бухгалтерії; – контролювати строки виконання облікових робіт.

Ключові поняття та терміни:

– форми організації обліку; – положення про бухгалтерію; – графік роботи виконавців;

– аутсорсінг бухгалтерських операцій; – організаційне забезпечення; – організаційна побудова бухгалтерії.

План (логіка) викладення матеріалу:

10.1. Організаційне забезпечення облікового і контрольного процесів

10.2. Принципи та форми побудови структури облікового апарата

10.3. Методика розробки положення про бухгалтерію

10.4. Аутсорсингова схема організації облікового й контрольного процесу

10.5. Планування й контроль строків виконання облікових робіт

10.1. Організаційне забезпечення облікового і

контрольного процесів

Обліковий, контрольний та аналітичний процеси здійснюються в бухгалтерії та в інших функціональних підрозділах апарату управління, що потребує чіткого визначення завдань і функцій як кожного з цих підрозділів, так і окремих посадових осіб. Саме тому організація обліку і контролю передбачає побудову організаційної структури бухгалтерської служби, визначення прав та обов’язків головного бухгалтера, регламентування роботи облікового апарату, визначення характеру роботи необлікових служб з виконання бухгалтерських робіт тощо. Зазначені види робіт будуть формувати організаційне забезпечення бухгалтерського обліку.

Бухгалтерія тісно пов’язана з усіма службами, відділами і виробничими підрозділами підприємства, отримує від них необхідну для обліку і контролю документацію та надає їм економічну інформацію. Таким чином, облікові структури безпосередньо впливають на виконання плану постачання, виробництва і збуту продукції, рентабельність та інші економічні показники діяльності підприємства. Саме тому вдосконалення організаційного забезпечення обліку набуває особливого значення.

Організаційна побудова апарату бухгалтерії – це форма поділу та кооперування праці, яка передбачає розподіл усього комплексу облікових та контрольних робіт між виконавцями. Вона в значній мірі залежатиме від характеру діяльності підприємства, кількості філій, від обсягів та рівня автоматизації облікових робіт.

Формування організаційного забезпечення облікового і контрольного процесів передбачає упорядкування всіх елементів та процесів їх функціонування. Воно розуміється як створення та приведення системи обліку до стану необхідної упорядкованості елементів, що забезпечуватиме раціональний режим функціонування підприємства та підтримку його в робочому стані. В ідеальному випадку, формування організаційного забезпечення обліку вимагає першочергового визначення цілей, місії й функції підприємства з подальшим їх розподілом за управлінськими ієрархічними рівнями, аж до кожного конкретного виконавця. Цей перший шаг формування організаційного забезпечення отримав назву "організаційного програмування" (рис. 10.1).

Основні питання, які повинно вирішувати організаційне забезпечення обліку й контролю, складатимуться з забезпечення узгодженості між відділами та виконавцями; бухгалтерії з іншими підрозділами та зовнішнім середовищем; оперативності управління та швидкості регулювання діяльності; високоякісного обслуговування підприємства, його відвідувачів і кореспондентів; доведення кількості операцій до необхідного мінімуму та ліквідації паралелізму; економії штатів. Вирішення цих питань передбачає послідовне проходження етапів, поданих на рис. 10.2.

Рис. 10.2. Етапи розробки організаційного забезпечення обліку

Рис. 10.1. Структура організаційного забезпечення обліку

Розробку будь-якої організаційної системи треба починати з ретельної класифікації факторів та їх зв’язків. Відсутність попередньої розробки проекту майбутньої конструкції облікової системи та плану ре організаційних робіт безперечно тягне за собою необхідність частої зміни облікових процесів уже в ході функціонування системи.

Для проектування структури апарату бухгалтерії перш за все треба встановити основні об’єкти, які підлягають вивченню. Такими об’єктами є місце облікового апарату в загальній структурі підприємства; підрозділи та підпорядкованість, які існують в апараті обліку; склад функцій, які виконує кожний підрозділ; побудова процесів обліку; методи управління, склад співробітників (кількість, кваліфікація).

Важливими питаннями при формуванні організаційного забезпечення обліку є правильне розміщення облікових кадрів на окремих ділянках облікового процесу і найбільш ефективне використання технічних засобів, що забезпечує економічне, високоякісне ведення бухгалтерського обліку і здійснення контролю.