8.2. Організація технології контролю та аналізу
Контрольний процес, як і будь-який технологічний процес, складається з численних операцій. Контрольна операція – це дія над економічними даними (інформацією), що має на меті дістати різні проміжні та кінцеві (підсумкові) показники, придатні для оцінювання результатів роботи і прийняття управлінських рішень. Сам контрольний процес можна поділити на декілька основних частин, кожна з яких має свої особливості організації та відповідні об’єкти, на які спрямовано організаційну діяльність. Характеристика етапів контрольного процесу і їх взаємозв’язок з об’єктами організації наведено на рис. 8.2.
Основним об’єктом організації контрольного процесу є номенклатури контролю, під якими розуміють склад (перелік) інформаційних даних, що є в нормативних актах, кошторисах, квотах, планах, і фактично зафіксованих характеристиках господарських фактів та процесів, використовуваних у контрольному процесі для підготовки управлінських рішень. Цей склад залежить від особливостей діяльності конкретного підприємства. В основу їх вибору слід покласти концепції, розглянуті в параграфі 6.1.
Рис.
8.2. Взаємозв’язок
етапів контролю та об’єктів організації
(на
основі [48, 49])
Контрольні номенклатури дають змогу обґрунтовано вибирати або проектувати носії, формувати контрольні таблиці, визначати обсяги робіт та інші дані для організації контрольної роботи. Від вибору номенклатур підготовчого етапу залежить якість усієї майбутньої роботи. Тому необхідно обмежувати кількість номенклатур найнеобхіднішими даними, використовувати дані багаторазово, максимально спрощувати технічні процедури, особливо якщо вони здійснюються вручну. Вибір номенклатур залежить ще й від завдання, яке вирішується.
Оскільки в контрольному процесі використовують різні за характером та джерелами номенклатури, їх доцільно оформляти у вигляді таблиці та пов’язувати з об’єктами контролю. Приклади таких таблиць наведено у розділах, що присвячені організації обліку та контролю різних їхніх підсистем. У цих таблицях необхідно також вказувати ще й точки контролю, тобто операції господарської діяльності, які дають змогу з’ясувати, де саме прийнято невірне рішення, порушено закон або інший нормативний акт.
Визначивши контрольні номенклатури, переходять до організації носіїв контрольного процесу, тобто носіїв контрольної інформації. Їх склад та зміст визначається проектом здійснення контролю господарської діяльності. Вибір носіїв буде залежати від джерел надходження інформації. Зовнішня номенклатура контрольної інформації та її носії формуються за межами контрольного процесу, і тільки незначна кількість їх створюється безпосередньо у контрольному процесі.
Зовнішні носії контрольної інформації формуються на підставі ознайомлення зі складом документів, що поступають на підприємство, та з’ясування їх відповідності завданню, поставленому перед контролем. Внутрішні носії контрольної інформації, сформовані в процесі контролю, мають форму, яка відповідає конкретності того чи іншого об’єкта контролю, завданням контролю, обраній методиці проведення контролю. Їх створюють у вигляді таблиць.
При розробці контрольних таблиць звертають увагу на те, щоб вони були якомога простішими, проте давали б змогу виявити та оцінити ступінь дотримання тих нормативних документів, для яких вони були розроблені. Слід уникати нагромадження в одній таблиці багатьох показників. Найдоцільнішою є така побудова контрольних таблиць, коли в підметі перелічують усі дані, а в присудку – значення цих показників.
Завершальним етапом контрольного процесу є оформлення його результатів. Основними формами відображення підсумкової контрольної інформації є безтекстові таблиці, малюнки, креслення, схеми та текстові таблиці описового характеру. Дібрані або розроблені форми носіїв контрольної інформації систематизуються і компонуються за ознаками поділу функції контролю на різні підсистеми, а потім формують альбоми носіїв контрольної інформації.
Останнім об’єктом організації контрольного процесу є його технологія. Організація технології контрольного процесу – це створення організаційних передумов для оптимізації виконання контрольних процедур, для чого застосовують різні прийоми, які на кожному етапі контрольного процесу становлять цілий комплекс [48, с.129].
Загальні питання організації контрольного процесу та руху носіїв контрольної інформації такі ж, як і для облікового процесу, тому тут висвітлюють лише особливості технології. Організація контролю не має такої жорсткої регламентації системою нормативних актів, як при організації бухгалтерського обліку. На організацію технології контрольного процесу значно впливають обрані підприємством методи контролю. Найбільш поширеними з них є документальні (інвентаризація, вибіркове та суцільне спостереження, експертизи, службове розслідування та ін.) та розрахунково-аналітичні (прийоми економічного аналізу, статистичні, економіко-математичні розрахунки).
Особливістю застосування тих чи інших прийомів контролю в момент виникнення, збирання первинних даних є те, що такий контроль здійснюють безпосередньо учасники господарського факту, оскільки згідно з різними нормативними документами, контроль входить у їхні обов’язки. Оскільки головним напрямком використання контрольної інформації є прийняття управлінських рішень для регулювання, виробничих процесів та інших рішень, то основне завдання організації контрольної інформації полягає в тому, щоб створити оптимальні канали руху її, а потім на основі взаємопов’язаної схеми побудувати один технологічний процес обліку і контролю.
Створення раціонального руху потоку інформації в контрольному процесі має ґрунтуватися на заздалегідь визначених принципах, основними з яких є виявлення інформаційних потреб і прийомів для найповнішого задоволення цих потреб, об’єктивність відображення господарських фактів, єдність інформації, здобутої з різних джерел, уникнення дублювання інформації, швидкість одержання інформації тощо. Використання означених принципів дозволить створити на підприємстві ефективно функціонуючу систему внутрішнього контролю.
За аналогією до організації контрольного процесу створюється логіка організації аналітичного процесу (рис. 8.3), основою чого є виявлення аналітичних операцій. Аналітична операція – це дія над економічними даними (або економічною інформацією) з метою одержання різних проміжних або кінцевих показників аналітичного характеру, які можуть бути використані для розробки та прийняття управлінського рішення [49, с.162].
Рис. 8.3. Зміст процесу аналізу [30, с. 282]
Організаційно – аналітичний процес, як технологічна сукупність складається з трьох етапів. Підготовчий етап аналітичного процесу передбачає комплекс робіт, під час яких здійснюється підготовка різної інформації до аналітичної обробки. Етап аналітичної обробки являє собою комплекс розрахунків і процедур, що дають змогу добути підсумкові дані для використання у підготовці управлінських рішень. Заключним етапом аналітичного процесу є узагальнення інформації. На цьому етапі дають оцінку результатів діяльності підприємства, готують висновки, пропозиції, спрямовані на поліпшення роботи.
На кожному етапі об’єктами організації, за аналогією до обліку та контролю, будуть виступати аналітичні номенклатури, носії аналітичних номенклатур, рух носіїв аналітичної номенклатури в процесі обробки та формування показників, забезпечення аналітичного процесу.
Однак, окрім визначення цих об’єктів, необхідно розглянути зв’язок між обліком, контролем та аналізом. У науковій літературі джерелами інформації для аналізу називають дані бухгалтерського та оперативного обліків, планові та проектні дані, норми і нормативи. Все це головним чином свідчить про рівень показників на якийсь момент часу або на певний період.
Проте господарча діяльність безперервна, а отже, вона є джерелом безперервної інформації. В обліку одержує відображення результат, витрати і відхилення останніх від норм. Хоча, відображаючи в обліку відхилення від норм, практично маємо справу з отриманням аналітичної інформації, тому що одержання відхилень – це результат порівнянь.
Аналіз, як функція управління підприємством, висуває до інформації ряд вимог. Деякі з них співпадають з вимогами контролю та обліку, деякі відображають специфічність функції аналізу. Облік відбиває будь-яку господарську операцію на систематизованих носіях інформації. Аналіз іде за обліком. При цьому сам факт відображення операцій в облікових документах ще не є достатнім для проведення аналізу, який потребує попереднього групування та обробки. Ця особливість отримала відображення в системі аналітичних та синтетичних рахунків бухгалтерського обліку.
Впродовж останніх років облік та аналіз розглядалися як рівні складові інформаційної системи управління. Однак на сучасному етапі для проведення аналізу недостатньо даних тільки бухгалтерського обліку. Для управління необхідна аналітична підготовка рішень, що передбачаються. Вона потребує дані про ті факти господарської діяльності, що не відображаються в обліку. Проте більшість аналітичних процесів ґрунтується на обліковій інформації. Вимоги до аналізу визначаються потребами управління. Сам же аналіз висуває вимоги до обліку з метою покращення процесу управління.
Одна з основних вимог – повнота інформації. Для проведення аналітичного процесу необхідно мати інформацію про всі об’єкти та підрозділи, про всі показники, що відображають діяльність підприємства. Вона повинна характеризувати рівень показників та темпи змін. Вимога повноти інформації, з точки зору аналізу, означає, що дані повинні бути в достатньому ступені деталізовано, щоб на їх основі можливо було б провести факторний аналіз.
У той же час раціонально організована система обліку і контролю повинна вирішити проблему надлишкової інформації. Вона виникає у випадку розбіжності складу та періодичності даних, що використовують у процесі управління, зі змістом обліку та звітності. Треба забезпечити достатній обсяг інформації для потреб аналізу та управління.
Інформація для потреб аналізу також повинна відповідати вимогам оперативності. Це означає, що вона у будь-яку хвилину повинна бути готова для використання за потребою. Вимогою оперативності є скорочення часу між господарським фактом та його відображенням в облікових регістрах. Безперервність економічної інформації виникає з умов організації господарської діяльності. Вона дозволяє більш гнучко реагувати на особливості динаміки показників та оптимізувати процеси планування і прогнозування, тобто задовольняти вимоги перспективності інформації.
Тільки на підставі використання усіх наведених вимог до інформації можна формувати аналітичні номенклатури, під якими розуміють склад даних, що містяться в нормах, нормативах, кошторисах та фактично облікованих характеристиках господарських фактів, явищ та процесів що використовуються в аналітичному процесі для оцінювання результатів господарської діяльності, підготовки управлінських рішень. Цей склад визначається змістом діяльності конкретного підприємства та формується в різні показники відповідно до вимог управління.
Вибираючи систему показників аналітичного процесу, слід максимально спрощувати розрахунки, обмежувати їх кількість, використовувати тільки найважливіші дані всіх можливих джерел інформації. При виборі показників слід враховувати, що кожний із них має відображати співвідношення та характеристики основних процесів підприємства, та відповідати аналітичним завданням.
Основна мета аналітичної обробки – виявити причинний зв’язок і визначити вплив різних факторів на той чи інший показник діяльності. Це потребує не тільки вибору аналітичних номенклатур, а й розробки систем та форм носіїв аналітичної інформації. До таких носіїв можна віднести велику кількість розрахункових таблиць, які формуються в самому процесі аналізу. Носіями інформації будуть також різні аналітичні записки, висновки, довідки, якими оформлюють результати аналізу.
Склад, зміст та формування показників інформації для організації аналітичного процесу визначається проектом аналізу господарської діяльності. У ньому також відображають організацію технології аналітичного процесу, яка передбачає проведення аналітичних розрахунків, перевірку інформації, складання програми аналізу, визначення виконавців аналізу, розподіл робіт, взаємоузгодження діяльності відповідних служб і підрозділів та рух носіїв аналітичної інформації між ними.