Коли розумна людина бачить, чому вона добилася успіху, вона робить так знову. Коли ж вона бачить свої помилки, вона не повторює їх
І. Цзінь
8. Організація контрольного процесу
Після вивчення матеріалу теми Ви повинні:
Знати: |
– принципи організації та технологію контрольного процесу; – поняття та склад системи внутрішнього контролю; – основні етапи організації функції контролю. |
Вміти: |
– висувати вимоги та організовувати систему внутрішнього контролю, інтегровану в систему управління підприємством; – формувати набір контрольних номенклатур; – використовувати принципи організації для розкриття змісту функції контролю. |
Ключові поняття та терміни
– контрольний процес; – контрольні номенклатури; – принципи організації контролю; |
– система внутрішнього контролю; – технологія контрольного процесу; – аналітичний процес. |
План (логіка) викладення матеріалу:
8.1. Загальна побудова контрольного процесу
8.2. Організація технології контролю та аналізу
8.3. Формування й вдосконалення системи внутрішнього контролю
8.1. Загальна побудова контрольного процесу
Основою організації контрольного процесу є визначення його функцій та ролі в системі управління підприємством. Багато економістів поєднують контроль з бухгалтерським обліком та наділяють облік контрольними властивостями. Однак твердження, що ведення обліку передбачає водночас здійснення контролю, дуже суперечливе. Побудова бухгалтерської моделі господарських засобів і забезпечення контролю їхнього збереження і доцільності досягаються принципово різними методами.
Елементи методу бухгалтерського обліку не містять у собі контрольних функцій. За допомогою документації навряд чи можна вести попередній контроль господарських операцій, тому що він здійснюється переважно на стадіях, попередніх до складання первинних документів. За складністю й важливістю розв'язуваних задач, калькулювання й інвентаризація далеко виходять за межі методу бухгалтерського обліку, а звертання до бухгалтерських рахунків для одержання різного роду інформації є процедурою, що відноситься до інших функцій управління.
Також суперечливим є ствердження про необхідність поєднання контрольних і аналітичних функцій. Вважається, що оскільки основна мета контролю полягає в отриманні фактичних даних та в зіставленні їх з критеріями, що характеризують цілі управління, то він (контроль) тісним образом пов’язаний з аналізом. Аналітичні дії обов’язкові для кожної з функцій – планування й організації, стимулювання і регулювання. Саме тому аналіз можна вважати інструментом контролю.
На наш погляд, раціональна організація контролю можлива лише тоді, коли він розглядається як самостійна функція управління, тобто як система спостереження та перевірки процесу функціонування й фактичного стану об’єкта, що управляється, з метою оцінки обґрунтованості й ефективності управлінських рішень й результатів їх виконання, виявлення відхилень від вимог цих рішень, усунення несприятливих явищ тощо.
Саме тому контроль розглядається як самостійна функція управління економікою, яка не поглинає інші функції, не обслуговує їх у якості допоміжної функції, а взаємодіє з ними й активно впливає на ефективність їхнього застосування. Загалом під функцією управління звичайно розуміється сукупність постійно повторюваних однорідних робіт і процедур. А оскільки управління – це система впливу на об'єкт, то всі роботи, процедури й операції, що складають зміст функцій управління, знаходяться в органічному зв'язку і тісній взаємодії.
Висунуті докази на користь самостійності контролю характеризують його односторонньо – лише з погляду його важливості в загальному процесі управління. Тим часом не стільки значимість, скільки інші, більш істотні риси визначають самостійне місце функції контролю.
По-перше, до таких рис слід віднести специфічність предмета контролю, який відрізняється від предмета бухгалтерського обліку й економічного аналізу. Предмет контролю – це діяльність підприємств відповідно до встановлених законів, норм, правил, рішень та доручень; процеси і явища, розглянуті з погляду можливої їхньої невідповідності наміченим цілям, планам та нормам; управлінські рішення, фінансові, господарські операції й процеси, які оцінюються з позицій їхньої економічної ефективності, законності, вірогідності й доцільності.
Принципово інший зміст має предмет бухгалтерського обліку, що являє собою систему спостереження, реєстрації, угруповання, зведення, аналізу й передачі інформації про факти господарського життя. Він обмежується тією частиною процесу відтворення, що може бути представлена вираженою в єдиному грошовому вимірнику інформацією, яка містить у собі дані про стан і використання засобів та фондів у ході господарської діяльності. Також власні риси має і предмет аналізу. Це господарсько-виробнича діяльність підприємств, що досліджується під кутом зору оцінки її ефективності, відповідності спрямованості роботи кожного підприємства інтересам усього суспільства, повного і правильного використання трудових і матеріальних ресурсів, досягнення максимальних результатів при мінімальних витратах праці і ресурсів.
По-друге, контроль має власний метод, відмінний від методу бухгалтерського обліку і методу економічного аналізу. Він являє собою комплексне вивчення економічної ефективності, законності, вірогідності і доцільності господарських і фінансових операцій на основі використання облікової, звітної, планової (нормативної) й іншої економічної інформації в сполученні з дослідженням фактичного стану об'єктів контролю. В його основі лежить використання системи способів документального і фактичного контролю, що розкривають його комплексний характер і особливість методу.
Третьою специфічною рисою контролю є можливість превентивного впливу на об'єкт. Здійснення функції контролю має на меті не стільки виявлення відхилень від запланованого стану об'єкта, скільки попередження їхнього виникнення. Оцінка законності і доцільності господарських операцій на стадії їхнього зародження дозволяє виявити ті процеси, що суперечать вимогам нормативних документів чи не узгоджуються з цілями діяльності підприємства. Функції обліку й аналізу властивістю попереджувального впливу на об'єкт не володіють. Глибоке вивчення економічних процесів і виявлення резервів ефективного використання ресурсів, збільшення обсягів продукції відбуваються вже після здійснення кругообігу засобів підприємства. Вони дають можливість поліпшити роботу в майбутньому, але ніяким чином не впливають на помилки, прорахунки й різні незаконні дії, що мали місце в аналізованому періоді. Неспроможна в цьому змісті і функція обліку, тому що в її основі лежить побудова інформаційної моделі вже завершеного кругообігу засобів.
Отже, самостійне значення контролю в управлінні підприємством визначають щонайменше три головні його риси: специфічність предмета, специфічність методу, можливість превентивного впливу на об'єкт. Ці риси являють собою основу для формування принципів та логіки організації контрольного процесу і визначення основних їх відмінностей. У літературі виділені наступні найбільш істотні специфічні принципи, що можуть послужити основою розвитку організаційних форм контролю:
1. Принцип системної упорядкованості організації контролю. Складність сукупного виробничого процесу й організаційної структури підприємства вимагає адекватної складності організації контролю, що дозволяє "перекрити" відповідними елементами цієї функції всі центри оперативного управління економічними об'єктами. Системно неупорядкована організація контролю, що не погоджується з природною структурою самого об'єкта, цю задачу неспроможна вирішити.
2. Принцип наближення контролю до об'єкта. Організацію контролю потрібно будувати з таким розрахунком, щоб можна було максимально наблизити його до центрів управління. Реалізація цього принципу може передбачати покладання контрольної функції на працівників обліку в умовах його децентралізації; впровадження суспільного контролю; передачу обов’язків з вирішення окремих задач працівникам технічних служб, лінійним і функціональним керівникам.
Організація контролю не повинна бути однаково складною для підприємств що відрізняються один від одного складністю організації виробництва і управління. Але у всіх випадках функція контролю повинна здійснюватися з орієнтацією на доцільне її наближення до центрів, у яких безпосередньо відбуваються економічні процеси.
3. Принцип ієрархічності контролю. Сучасне промислове підприємство – складна багаторівнева система. Економічні процеси протікають у всіх сферах його діяльності, у всіх підрозділах. Тому організаційна схема контролю, особливо оперативного, повинна бути багатоступінчастої, тобто передбачати виконання контрольної функції на всіх рівнях – від вищої адміністрації до окремих працівників.
4. Принцип делегування повноважень і відповідальності. Реальне використання принципу ієрархічності можливо в умовах передачі генеральною дирекцією певних прав і відповідальності на проміжні рівні управління. Реалізуючи цей принцип, необхідно у внутрішніх нормативних документах підприємства чітко визначити права і відповідальність керівників усіх рівнів і рангів.
5. Принцип взаємодії з іншими функціями. Контроль повинен створювати можливості здійснення й удосконалення загального процесу оперативного управління економічними об'єктами як за рахунок чіткого виявлення відхилень від планових завдань, норм, нормативів, так і за допомогою втручання в планування, облік, аналіз з метою встановлення недоліків і порушень, що знижують якість виконання цих функцій, а отже, що негативно впливають на процес оперативного управління.
Контроль і планування органічно доповнюють один одного. Їхня відмінність виявляється в характері цілей і змісті виконуваних задач. Планування, з одного боку, служить вихідним моментом для контролю, з іншого – само є об'єктом контролю й удосконалюється під його впливом. Аналогічний взаємозв'язок існує між обліком і контролем. Облік створює інформаційні умови для здійснення ефективного контролю, що наповнює облікову діяльність змістом і в кінцевому рахунку забезпечує одержання на її основі практичних висновків, необхідних для вдосконалювання економіки.
При цьому хотілося б звернути увагу на наступну обставину. Контроль повинен взаємодіяти з плануванням, обліком, регулюванням та аналізом в оперативному режимі. Організація взаємодії не тільки в просторі, але і в часі – надзвичайно важлива умова його цілеспрямованого здійснення.
6. Принцип наступності контролю в часі. Його реалізація припускає використання результатів попереднього контролю в поточному, а поточного – в заключному. Тобто контроль повинен носити циклічний характер, якщо він організується в часовому аспекті.
7. Принцип доцільної взаємодії елементів функції контролю. Для того, щоб досягти чіткого виконання задач, що стоять перед оперативним контролем, і поліпшити його зв'язок з іншими функціями управління, потрібно погодити в просторі і часі всі складові контролю, виділені й описані в його класифікаціях.
Зрозуміло, що ефективний контроль не є стихійним процесом й потребує відповідної організації. Проектування контрольного процесу слід проводити паралельно з розробкою організаційної структури. В процедурі проектування контролю існує чотири чітко виділених етапи, що представлені на рис. 8.1. На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів.
Рис. 8.1. Схема розробки процесу контролю [30, с.261]
З погляду організації, функцію контролю доцільно розглядати, з одного боку, як відособлену частку всієї системи оперативного управління підприємством; з іншого – як цілісну систему контрольних заходів, що складається з взаємозалежних підсистем і елементів. А взагалі, необхідно поєднати ці аспекти та побудувати загальну логіку організації контролю.
У першому випадку логіка розгляду функції контролю повинна визначати його загальну орієнтацію з позиції інтересів цілісної системи оперативного управління і передбачати проведення структурного аналізу об'єкта контролю; постановку цілей функціонування об'єктів; визначення головних задач контролю; вибір раціональних шляхів взаємодії контролю з іншими функціями. В другому випадку оперативний контроль повинен розглядатися з метою визначення складу його окремих частин і елементів, досягнення їхньої упорядкованості, розкриття механізму вдосконалення всього процесу. Для цього потрібно виконати комплекс розробок, до числа яких відноситься:
1. Структурний аналіз функції контролю. Досить сказати, що функція піддається класифікації по цілому ряду ознак, що мають у сумі безліч основ. Класифікація розкриває основні, найбільш важливі сторони контролю й у цьому своєму значенні служить одним із відправних моментів у рішенні конкретних організаційних задач.
2. Досягнення взаємозв'язку елементів функції контролю з економічними об'єктами. Завдання полягає в тім, щоб ув’язати елементи функції контролю з усіма частинами об'єкта, який управляється. Наприклад, потрібно зовсім чітко визначити режим часу, періодичність, форми і способи контролю матеріальних ресурсів, ефективні як для стадій їхнього придбання, збереження, використання і реалізації, так і для окремих сфер використання ресурсів – матеріального забезпечення, виготовлення продукції, конструювання виробів тощо.
3. Вибір раціональних форм організації контролю. Необхідно розробити таку модель організації, у якій може бути досягнута ефективна система комунікаційних мереж, що характеризується продуманим розташуванням джерел і одержувачів інформації, її обсягом, технологією передачі тощо. Форми організації контролю повинні залежати від складності структури підприємства. Саме цей фактор є вирішальним для оптимального сполучення централізації і децентралізації персоналу. Раціональна форма організації контролю служить важливою передумовою досягнення взаємозв'язку двох нероздільних його сторін – організації і процесів здійснення. Організація відбиває в певній мірі стійку упорядкованість елементів контролю й відносин, що складаються в ході їхньої реалізації. Процеси характеризують динаміку цих елементів і відносин впродовж часу. При рішенні проблеми визначення центрів контролю потрібно однаково серйозно віднестися як до структурних, так і до процесних характеристик функції контролю.
4. Забезпечення досягнення взаємодії елементів функції контролю один з одним. Рішення цієї задачі є важливим моментом у розробці організаційних форм контролю. Організація повинна створювати умови для використання конкретних способів визначення реального стану об'єкта, зіставлення й оцінки, але повнота і цілеспрямованість їхнього застосування багато в чому залежить від того, наскільки об'єктивно установлені взаємозв'язки, що існують між усіма елементами сукупного процесу контролю. Розкриття механізму контролю, його ув'язування з окремими частинами об'єкта, вибір раціональних форм організації, досягнення взаємодії окремих елементів – усе це створює умови для вдосконалювання його внутрішнього устрою і розширення можливостей.
Розвиток методології в області контролю пов'язаний з рішенням найбільш важливих питань вироблення загальної логіки організації контролю, що дозволяє перетворити його в струнку, чітко функціонуючу систему попереднього, поточного і кінцевого виявлення відхилень. Таким чином, можна сформулювати основні положення організації контролю:
1. Необхідно розробити організаційні схеми контролю для кожного рівня управління підприємством. Це положення відбиває ієрархічність структури промислового підприємства як системи. Організаційна схема контролю повинна бути багатоступінчатою, тобто передбачати виконання контрольної функції на всіх рівнях – від адміністрації до окремих працівників. Кожен вищій рівень системи управління має нові властивості, яких немає в жодній з її складових. Тому об'єктами контролю на кожному рівні будуть різні показники.
Об'єкти контролю варто визначати в залежності від показників, встановлених для кожного рівня, а не від організаційно виділених центрів контролю. Варто виходити з первинності показників і вторинності організаційних центрів контролю. Це означає, що розкриття внутрішньої структури об'єкта є вихідним моментом у створенні системи контролю.
3. Тільки після визначення об’єктів контролю можна розробляти конкретні форми організації контролю, що враховують особливості структури підприємства та особливостей його господарської діяльності. Об'єкти оперативного контролю повинні співвідноситися з організаційними центрами відповідальності.
4. Організація контролю повинна передбачати можливість існування декількох центрів відповідальності для кожного показника, розташованих як на одному, так і на різних рівнях організаційної структури. Складність оперативного контролю полягає в тому, що він організується на різних рівнях – майстрами, начальниками цехів, диспетчерами, керівниками відділів, директорами підприємства. Отже, важливе значення має розмежування відповідальності між рівнями і виконавцями за ті чи інші показники діяльності, що здійснюється в одних підрозділах, але формується під впливом інших центрів відповідальності.
5. Важливим етапом організації контролю є необхідність виділення координаційних центрів відповідальності для ведення зведеного контролю й упорядкування його організації. Це дозволить пов’язати механізм контролю з окремими частинами об'єкта, здійснювати вибір раціональних форм організації, забезпечити досягнення взаємодії окремих елементів функції контролю й в цілому розширити можливості системи.
Координаційні центри доцільно створювати на вищому рівні управління підприємством, де буде вестися оперативний контроль основних сторін його економічної діяльності; перевірятися правильність інформації, створеної в системі оперативного обліку, даватися остаточна оцінка роботи виробничих підрозділів, відділів і служб; здійснюватися оперативний економічний аналіз; коректуватися плани цехів; виконуватися інші міри оперативного регулювання. Кожен координаційний центр повинен здійснювати і погоджувати в просторі і часі всі види контролю, що взаємодоповнюють один одного та призводять до самовдосконалення системи контролю.
Таким чином, ефективність всієї системи контролю буде залежати від правильності обґрунтування системи економічних об’єктів, які доцільно ввести у контрольне середовище. При цьому необхідно визначити саме ті групи економічних об’єктів, що характеризують діяльність підприємства, а також відібрати головні з них. Подальша організація контролю буде проходити вже у відповідності з обраними об’єктами.