7.5. Організація електронного документообігу

Досвід роботи національних підприємств показує, що сьогодні неможливо забезпечити необхідні якість й оперативність управління на основі паперового документообігу. Рішення цією проблеми можливо шляхом автоматизації документообігу. Порівняльна характеристики паперового та електронного документообігу представлена в табл. 7.4.

Таблиця 7.4

Порівняльна характеристика форм організації документообігу

Паперовий документообіг	Електронний документообіг
Набір послуг обмежений можливостями співробітників щодо пошуку та обробки інформації	Доступна інформація про послугах усіх контрагентів підприємства та його внутрішнього середовища
Великі витрати на введення та оновлення інформації	Введення інформації довільним образом
Складності з розширенням функціонала системи управління документообігом	Планове розширення функціонала системи управління документообігом
Повільна, рутинна технологія роботи. Складність збільшення кількості споживачів системи	Автоматизована технологія збільшує кількість споживачів інформації у одиницю часу
Територіальна обмеженість кількості клієнтів	Клієнтом системи може стати будь-яка фізична чи юридична особа
Зменшення достовірності даних. Великі витрати на підтримку їх актуальності	Інформація завжди достовірна та актуальна. Додержується принцип однократного введення інформації
Низька конкурентоспроможність	Велика конкурентоспроможність
Наявність межи розвитку й нарощування можливостей системи	Практично необмежені можливості для розширення системи

Під електронним документообігом розуміють ­– сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Суб'єкти електронного документообігу – автор, підписувач,адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов'язків у процесі електронного документообігу.

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії. Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Перевагами створення системи електронного документообігу є: отримання електронного образу документу (сканування), распізнованння зображення документа (OCR), морфологічний аналіз (нормалізація тексту документа), повнотекстове індексування інформації в тексті документа, пошук та вибірка електронного образу документа за його змістом або реєстраційними атрибутами. Для створення системи електронного документообігу потрібне формування системи збереження документів (рис. 7.8).

Рис. 7.8. Система збереження електронних документів

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері).

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог: інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання; має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний; у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Організація електронного документообігу здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Для формування електронного документообігу слід створити систему управління документообігом (СУД). Вона повинна внести значні поліпшення в систему пошуку, збереження й використання документів в паперовому представленні або в систему управління файлами комп'ютерної мережі. Традиційна система адміністративного збереження документів має жорсткі обмеження щодо засобів представлення документів. Мета створення й розробки СУД полягає в тому, щоб виробити як на адміністративному, так і на оперативному рівні дієве документо-орієнтоване середовище для роботи.

Цілі системи управління документообігом підприємства повинні включати в себе: збільшення ефективності діяльності кожного співробітника за допомогою обмеження кількості електронних й традиційних документів, з якими він працює; збільшення продуктивності праці завдяки оптимальному варіанту використання документів; вдосконалення системи класифікації, індексування та пошуку документів; спрощення спільного використання документів співробітниками при додержанні необхідного рівня контролю доступу; автоматизація процедур архівування й знищення документів у яких завершився життєвий цикл.

Для досягнення означених цілей необхідно сформувати відповідну архітектуру моделі, яка буде визначати представлення об’єктів в системі розробки документації з точки зору їх компонентів й взаємозв’язків між ними (рис. 7.9).

Рис. 7.9. Архітектура моделі системи управління документообігом [45, с. 217]

Головним операціями в означеній системі будуть відправлення, передавання та одержання електронних документів. Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ. Датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу. Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Організовувати систему управління документообігом доцільно враховуючи розробленій Саттоном М.Дж. [45] моделі життєвого циклу розробки документообігу, що базується на твердженні, що бажані результати можуть бути досягнуті лише завдяки виконанню ланцюга певних дій, представленого на рис. 7.10.

Рис. 7.10. Етапи розробки документообігу підприємства

Отже, життєвий цикл документообігу підрозділяється на шість фаз: загальне визначення, аналіз, створення, збереження, публікація й виведення з обігу. Докладна їх характеристика представлена в табл. 7.5.

Таблиця 7.5

Послідовність впровадження системи управління документообігом

Дія	Визначення
1	2
Етап 1 – визначення документів
Мета фази – встановлення загального контролю над проектом й структури управління проектом. Результат виконання фази є основою чіткого визначення параметрів системи розробки документації та її впровадження.
1.1. Планування розробки	1.1.1. Докладно вивчити історію впровадження системи розробки інформації на підприємстві
	1.1.2. Провести відбір співробітників, які увійдуть до команди розробки, та обрати менеджера проекту
	1.1.3. Надати членам команди пройти можливість підвищення кваліфікації та забезпечити їх інформацією про необхідні методики управління документообігом
	1.1.4. Встановити час й місце роботи команди проекту
1.2. Установка границь зони документацій	1.2.1. Скласти схему проекту, внести до неї огляд передбачуваних змін та їх результатів
	1.2.2. Перерахувати підрозділи підприємства, яких торкнеться перехід на нову систему
	1.2.3.Встоновити обмеження за часом та ресурсами
	1.2.4. Встановити рівень повноважень групи проекту та межу самостійного прийняття рішень
1.3. Формулювання обґрунтування необхідних робіт	1.3.1. Скласти опис зон документації, яких торкнеться перехід на нову систему
	1.3.2. Чітко визначити, що СУД є доповненням до інших систем бухгалтерського обліку
	1.3.3. Розподілити документи в кожній зоні за категоріями
	1.3.4. Розробити систему оцінки значущості для ранжування документів
	1.3.5.Визначити, які зони документування забезпечують збільшення ефективності діяльності підприємства
Етап 2 - Аналіз документів
Мета фази – збирання інформації про документи, які відносяться до заданої зони документації, та о робочих процесах, пов’язаних з життєвим циклом означених документів.
2.1. Збір інформації про документи	2.1.1. Скласти перелік документів, їх компонентів, які повинні війти в систему
	2.1.2. Побудувати модель документації й звести в систему компоненти документів
2.2. Каталогізація	2.2.1. Зіставити моделі з реально наявними документами
	2.2.2. Провести перевірку цілісності моделей документації
2.3. Створення й графіку збереження документації	2.3.1. Скласти й проаналізувати наявну систему класифікації файлів (СКФ)
	2.3.2. Розробити нову класифікацію файлів та документів, що відповідає напрямкам діяльності та виділеним бізнес-процесам, а не підрозділам підприємства.
	2.3.3. Скласти для кожної групи файлів графіки збереження документації
Етап 3 – створення документів
Мета фази – зібрати, перевести в електронний формат документи, що увійдуть до системи електронного документообігу

Продовження табл. 7.5

1	2
3.1. Визначення й отримання зовнішньої документації	3.1.1. Визначити ділові потреби кожного з підрозділів підприємства з точки зору комплекту документації
	3.1.2. Розрахувати вартість збору названих документів та можливі вигоди
	3.1.3. Орієнтувати систему на більш дієві форми документації
	3.1.4. Класифікувати зовнішню документацію відповідно до розробленої СКФ
3.2. Визначення й конвертування у новий формат старих документів	3.2.1. Визначити потреби підрозділів з точки зору унаслідуваної інформації
	3.2.2. Розрахувати вартість конвертації документів у новий формат й очікувані вигоди
	3.2.3. Відібрати документи, наявність яких регулюється законодавством
	3.2.4. Конвертувати у новий формат найбільш дієві форми
	3.2.5. Класифікувати документи за новою СКФ
3.3. Визначення поточних документів	3.3.1. Визначення потреб підрозділів з точки зору комплекту необхідної ним документації
	3.3.2. Оцінка вартості документів
	3.3.3. Відбір документів та класифікація за СКФ
Етап 4 – Збереження документів
Мета фази – переміщення документів у безпечне середовище, збереження їх там та створення умов для пошуку
4.1. Створення сховища документації	4.1.1. Спростити пошук й звітність користувачів, обравши найбільш придатну форму збереження документів
	4.1.2. Скласти перелік процедур, що забезпечать нерозривність об’єктів оригіналу документу й системної інформації у сховищі
4.2. Створення систем авторизації	4.2.1. Скласти список доступу за ступенем секретності документів
	4.2.2. Розробити систему контролю версій документів
	4.2.3. Розробити систему перевірки та контролю, що надає можливість перегляду та редагування документів тільки авторизованим користувачам
Етап 5 – оприлюднення інформації
Мета фази – створення системи розподілу інформації між суб’єктами документообігу відповідно до рівня компетенції
5.1. Розробка списків розподілу	5.1.1. Розробити структуру областей необхідності документа користувачами та підрозділами
	5.1.2. Розробити систему засобів надання документів відповідно потребам користувачів
5.2. Розробка системи надання даних	5.2.1. Забезпечити якісну організацію доступу користувачів до документів сховища
	5.2.2. З’ясувати рівень вимог користувачів до роботи системи
	5.2.3. Розробити механізм маршрутиризації форм документів
Етап 6 – виведення документів з обігу
Мета фази – організація збереження, знищення, та зберігання документів
6.1. Огляд і збереження документів	6.1.1. Періодично переглядати графіки збереження документації й відбирати застарілі документи
	6.1.2.Передавати до архіву ті записи, що вже не являють собою цінності для господарювання
	6.1.3. Повертати документи, що були передані у тимчасове користування
	6.1.4. Знищувати документи, які втратили корисність