7.4. Аналіз і контроль за документообігом

Наукою та практикою вироблено різні методи аналізу документопотоків. Ці методи використовуються на різних рівнях складності та для різних цілей управління. Одним із найбільш поширених є графічний метод. Його сутність полягає у відображенні на папері маршруту проходження документів, тобто у складанні схем та пояснювальних записів до них. Такі схеми мають велику кількість різновидів, кожен з яких має свою сферу застосування.

Так, документограми (оперограми) являють собою графічну інтерпретацію процесів складання документів як за операціями формування інформації, так і за операціями обробки самого матеріального носія. Вона відображає зміст та послідовність всіх етапів формування і використання документів, що відносяться до конкретної облікової роботи або функції.

За допомогою документограм можна систематизувати зміст, упорядкувати структуру та раціоналізувати маршрути документів. Також за їх основою визначають види і обсяги робіт, пов’язаних із складанням документів. Існують різні способи побудови документограм, які залежать від конкретних цілей та технічних можливостей підприємства. На рис. 7.4 відображено фрагмент документограми.

Назва робіт	Виконавці
	цех	відділ постачання	склад	бухгалтерія	обробка на ОЦ
Виписування вимоги
Видача дозволу на відпуск
Відпуск матеріалів (реєстрація у картці, визначення ціни тощо)
Приймання вимог, перевірка їх
Групування та підготовка до передавання на ОЦ
Таксування, розрахунок сум
Облік руху матеріалів
Складання відомості з розподілу матеріалів за кодами витрат

Рис. 7.4. Документограма вимоги на одержання матеріалу

Для того, щоб відобразити в документограмі просування цілого комплексу документів, використовують спеціальну кодифікацію. В її основу покладена класифікація всіх документаційних робіт за характером, а всіх документів – за інформацією, що в них відображається. У відповідності з прийнятою класифікацією для документів вводять умовні позначення (переважно у вигляді геометричних фігур) з цифровою або геометричною індексацією конкретного змісту робіт. При цьому відображення інформації за підметом та присудком буде відповідати табл. 7.1

Документограма дає змогу повністю відобразити технічний зміст та структуру процедур обробки даних. Вона є достатнім джерелом щодо кількісної оцінки обсягів робіт. Однак, якщо мова йде про отримання нової інформації на основі сполучення та переробки існуючих даних більш доцільним буде формування інформаційних моделей.

Перехід від документограм до інформаційних моделей здійснюється на основі алгоритмів формування інформації. Для придання моделі кількісної визначеності вона орієнтується в просторі, часі та обсягах. Просторова характеристика процедур обробки інформації складається з координат усіх пунктів отримання, просування та зберігання. Часові характеристики – це період надходження інформації в кожному пункті її обробки. Показники обсягу інформації визначаються масою, яка оцінена у відповідних одиницях виміру. Для цього використовують різні натуральні вимірники, що базуються на: трудомісткості( біти), складності фіксування (букви, знаки), змісті (слова, команди, документи) тощо.

Сукупність усіх характеристик кожного виду інформації (вона відображена у спеціальній формі) являє собою інформаційний потік. Кожен інформаційний потік – одиничне переміщення інформації – має наступні ознаки: документ (на чому фізично міститься інформація);

проблематику (до якої сфери діяльності підприємства відноситься інформація: до закупок, збуту продукції, планування тощо);

виконавця (людину, яка цю інформацію передає);

періодичність (частоту передавання).

Крім того, на підприємствах існує два основних рівня деталізації інформаційних потоків:

рівень усього підприємства, коли деталізація проводиться до рівня цеху, тобто інформація пересувається між різними підрозділами;

рівень підрозділу, коли деталізація доходить до рівня робочого місця, тобто інформація передається між працівниками підрозділу.

Ці потоки – об’єктивна основа для кількісного аналізу організації обліку і контролю. Такий аналіз потребує розгляду всієї сукупності інформаційних потоків, що дозволить визначити наступні кількісні характеристики облікових структур:

номенклатуру всіх видів постійної виробничої інформації з вказівкою її якісних ознак й однозначним визначенням змісту, яка буде систематизована відповідно до прийнятого класифікатора;

споживачів кожного виду інформації (вихідні канали) з вказівкою призначення інформації, обсягу і періодичності її споживання;

джерела кожного виду інформації (її вхідні канали) з вказівкою мети одержання, обсягу й періодичності;

напрямок і швидкість руху кожного виду інформації;

техніко-експлуатаційні параметри і форми носіїв інформації.

Повна інформаційна модель бухгалтерського обліку на підприємстві настільки складна і громіздка, що звичайно будують графічні моделі за окремими функціями і навіть за елементами функцій та зводять їх в узагальнені кількісні схеми, де вказуються тільки сумарні обсяги інформації в прийнятих одиницях виміру та основні операції її обробки.

Приклад графіка інформаційних потоків наведено на рис. 7.5. До кожної інформаційної моделі обов’язково додають опис, розшифровку зв’язків на підприємстві або в підрозділі (табл. 7.2). Вивчення ефективності інформаційної моделі проводиться за якісними характеристиками системи управління, а також шляхом порівняння чисельних параметрів схеми потоків інформації й організаційної структури апарата управління.

Окрім означених документограм та інформаційних моделей, для аналізу і проектування організаційних процедур розробки і прийняття рішень розроблені особливі методи, що одержали назву органиграмм. Вони являють собою графічну інтерпретацію процесу виконання управлінських функцій, етапів і вхідних у них робіт, що описує розподіл організаційних процедур розробки та прийняття рішень між підрозділами, їх внутрішніми структурними органами й окремими працівниками.

Для того, щоб процес виконання управлінських функцій і робіт на органиграммі не виявився розірваним через випадання процедур обробки носіїв інформації, останні також відбиваються на органиграмі, але вже

Рис. 7.5. Інформаційна модель роботи бухгалтерії [60, с.215]

без тієї кількісної визначеності, що притаманна документограмам. Найважливішою передумовою побудови й аналізу органиграмм є класифікація організаційних процедур, які в ній відбиваються. З цією метою всі організаційні процедури розробки, прийняття і реалізації рішень можуть бути розділені на такі групи:

процедури, пов'язані безпосередньо з керівництвом бухгалтерським обліком;

процедури, пов'язані з функціональною діяльністю з підготовки рі-

Таблиця 7.2

Інформаційні потоки в бухгалтерії підприємства

№	Вид документу	Кількість	Виконавець	Хто отримує
1	2	3	4	5
Закупка та використання матеріалів
1	Товарно-транспо-ртна накладна	250	Відділи постачання, транспорту		Бухгалтер 1 з обліку матеріалів
2	Рахунки-фактури	130	Постачальники		Бухгалтер 1 з обліку матеріалів
3	Прибуткові ордери на зап.частини	50	Склад 1		Бухгалтер 2 з обліку матеріалів
4	Накладні на запасні частини	60	Склад 3		Бухгалтер 2 з обліку матеріалів
5	Лимітно-забірні картки	20	Склад допоміжних матеріалів		Бухгалтер 2 з обліку матеріалів
6	Прибуткові ордери на запчастини	30	Склад 1		Бухгалтер 3 з обліку матеріалів
7	Накладні на запасні частини	60	Склад 3		Бухгалтер 3 з обліку матеріалів
8	Журнал № 5	1 раз	Бухгалтер 1,2,3 з обліку матеріалів		Заступник головного бухгалтера
Закупка та використання пально-мастильних матеріалів
9	Вимога на пальні матеріали	150	Склад 2		Бухгалтер 2 з обліку матеріалів
10	Вимога на пальні матеріали	130	Склад 2		Бухгалтер 3 з обліку матеріалів
Придбання основних засобів
11	Прибуткові ордери на основні засоби	10	Склад 1 Склад 2	Бухгалтер з обліку основних засобів
12	Акт ліквідації основних засобів	10	Цеха заводу	Бухгалтер з обліку основних засобів
Нарахування заробітної плати
13	Табелі	230 200	Цеха заводу	1-й та 2-й бухгалтер з зарплатні
Реалізація продукції
14	Рахунки на попередню оплату	30	Крупні споживачі продукції	Бухгалтер 3 з обліку матеріалів
15	Прибуткові ордери	220	Дрібні споживачі	Касир
16	Прибуткові ордери	220	Касир	Заступник головного бухгалтера
17	Акт про взаємозалік	20	Економіст з взаємозаліків
Робота з підзвітними та матеріально-відповідальними особами
18	Договори з відповідальн. Особами	20	Матеріально-відповідальні особи	Бухгалтер 3 з обліку матеріалів
19	Видаткові ордери Авансові звіти	25	Підзвітні особи	Касир

Закінчення табл. 7.2

1	2	3	4	5
Розрахунок витрат на закриття місяця
20	Звіт з зарплатні	1	Бухгалтер з розрахунку зарплатні	Бухгалтер з обліку витрат
21	Амортизаційна відомість	1	Бухгалтер з обліку основних засобів	Бухгалтер з обліку витрат
22	Матеріальна відомість	1	1,2,3 бухгалтери з обліку матеріалів	Бухгалтер з обліку витрат
23	Відомість про витрати	1	Бухгалтер з обліку витрат	Заступник головного бухгалтеру
24	Баланс та визначення фінансового результату	1	Заступник головного бухгалтера	Головний бухгалтер

рішень та проведення оперативного контролю й регулювання;

процедури, пов'язані з виконавчою діяльністю з обробки інформації і її носіїв.

Більшість облікових процесів організовано так, що один орган чи одна особа можуть виконувати цілу сукупність процедур, пов'язаних з будь-яким видом діяльності чи з усіма видами. Тому в залежності від задач організаційного аналізу можуть бути запропоновані й інші класифікації означених процедур.

Кожна організаційна процедура кодується відповідно до встановленої класифікації, її геометричне позначення проставляється в органі-грамі відповідно до координат відповідного етапу і виконавця. Послідовність процедур указується за допомогою горизонтальних стрілок. Побудова органіграм призведе до сполучення організаційного алгоритму з алгоритмом технологічної обробки інформації, що дозволить зв’язати процес раціоналізації технологічних маршрутів й інформаційних потоків з упорядкуванням взаємозв'язків між структурними елементами системи обліку.

На відміну від документограм, органіграми не відбивають інформаційного змісту виконуваних робіт, вони фіксують лише організацію управлінського процесу у вигляді розподілу повноважень і відповідальності за забезпечення, розробку й прийняття управлінських рішень. Вони також дозволяють перейти до обґрунтованого розрахунку однієї з найважливіших кількісних характеристик структури апарата бухгалтерії – чисельності працівників, диференційованої за їх кваліфікацією і виконуваними функціями.

З графічними методами аналізу документообігу тісно пов’язані методи моделювання процесів ведення обліку і контролю, засновані на технологіях SADT та IDEF. Приклад їх застосування для організації документообігу подано а додатку Д.

Основний недолік графіка інформаційних потоків заключається в тому, що велика кількість зв’язків затруднює його вивчення та аналіз. Саме тому у сучасних умовах використовують графіки, які відображають не статичні зв’язки між підрозділами, а потік документів, пов’язаних з виконанням однієї задачі. Їх складання тісно пов’язане з теорією реінжинірингу бізнес-процесів. При цьому для моделювання використовують спеціальне програмне забезпечення (CASE-засоби). Фрагмент графіку бізнес-процесу представлено на рис. 7.6.

Рис. 7.6. Фрагмент графіку бізнес-процесу матеріально-технічного

постачання на підприємстві [60, с.219]

Вивчення документообігу за допомогою графічних методів дає важливу інформацію про систему управління обліком на підприємстві, призначення і характер документів, місця та особи, що їх складають, маршрутах руху документів тощо. Проте графічним методам вивчення та аналізу документопотоків притаманні певні недоліки: неозорість документаційних зв’язків, велика трудомісткість, відсутність критеріїв оцінки ефективності проведених заходів тощо.

У зв’язку з цим були вироблені й інші методи раціоналізації документообігу як об’єктивної основи розподілу функцій облікових працівників. До одного з таких методів відносять технологічний метод аналізу інформації. Його мета – розробка технологічних процесів її обробки. Для вивчення інформаційної системи за допомогою цього методу треба послідовно виконати аналітичні дії, наведені на рис. 7.7.

Рис. 7.7 Послідовність виконання технологічного методу аналізу

У результаті таких дій складається маршрутно-технологічна карта на кожний документ, що використовується в процесі бухгалтерського обліку (табл. 7.3).

Ця технологічна карта складається з двох частин. Перша – характеристика, назва документу. Друга – технологія заповнення даного документа. Вона також включає розрахунок основних показників, що містяться у документі. Маршрутно-технологічні картки дозволяють:

зафіксувати існуючий порядок обробки первинних документів;

скласти основу для нормування процесів праці та формування посадових інструкцій;

Таблиця 7.3

Маршрутно-технологічна карта обробки документа №____

1. Назва документа _________________________________________________
2. Строк представлення___________				3. Період дії _____________________
4. Кількість примірників____________				5. Строк зберігання_______________
№	№ під-розділу	Шифр виконавця	№ документа-основи		Шифр показника	Опе-рація	Способ виконання	Час, хв.
1	2	3	4		5	6	7	8

вдосконалити організацію праці виконавців облікового процесу та підвищити її економічну ефективність.

Не дивлячись на переваги технологічного та графічного методів, при їх використанні залишаються, як правило, невизначеним, наскільки ефективно здійснено скорочення кількості документів та можливе подальше їх скорочення; в якій мірі скорочення кількості документів вплинуло на загальний кругообіг тих, що залишилися.

Матричний метод, у основу якого покладена транспортна модель лінійного програмування, дає можливість вирішити вказані питання. Його розгляд відноситься до окремої дисципліни та виходить за рамки даного навчального посібника.

Проведення аналізу документообігу потребує вивчення та вдосконалення системи контролю за документообігом. Такий контроль буде складатися з дотриманням встановлених строків складання первинних документів робітниками головної бухгалтерії та визначенням їх відповідності існуючому законодавству. Необхідна також організація контролю за строками здавання документів в бухгалтерію і обчислювальні центри. Для цього вводять супровідні ярлики та спеціальні картки, в яких указують дату та час здавання документа згідно з графіком. Наприкінці місяця приймають заходи щодо виявлення причин та ліквідації недоліків.