7.3. Планування документообігу

Раціональна організація документообігу передбачає його здійснення за заздалегідь встановленим графіком. У відповідності до п. 5.1 положення № 88 у цілях упорядкування руху та своєчасного отримання записів у бухгалтерському обліку складається графік документообігу. Він визначає порядок обробки інформації, що знаходиться у первинних документах та затверджується наказом керівника підприємства на основі проекту, що розробляється бухгалтерією підприємства.

Наявність графіка дисциплінує осіб, що відповідають за складання та просування документів, конкретизує відповідальність, виявляє порушників та допомагає своєчасному прийняттю управлінських рішень. Для забезпечення ефективного документообігу кожному виконавцю, через якого проходить той чи інший документ необхідно видати витяг з документообігу. В ній треба навести перелік документів, створення яких відноситься до функціональних обов’язків виконавця, строки їх формування та підрозділи, до яких передають документи.

Хоча в Положенні № 88 говориться про графік, як про єдину форму, на практиці це на завжди зручно. Нормативні документи не регламентують його структуру та форму. Саме тому в ряді випадків та для деяких документів розробляється своя особлива структура, яка є складовою графіка документообігу. За своєю формою (табл. 7.1) графік являє собою таблицю, за присудком якої наводять найменування всіх первинних документів, що використовуються на підприємстві, а за підметом – вказують служби, структурні підрозділи або особи, що працюють з документами, строки передавання та види процесів обробки документів.

У графіку документообігу фіксують тільки основні його характеристики, що забезпечують плановість у роботі облікового апарату з документами. При цьому плануванню підлягає тільки найбільш важлива частина шляху документа, з моменту надходження та пересування до головної бухгалтерії. Строки та послідовність руху в бухгалтерії доцільно відображати в структурних та індивідуальних графіках роботи облікового апарату. Основні показники в графіках також можуть бути відображені більш деталізовано. Іноді також можна відобразити процеси обробки у взаємозв’язку з відповідальними особами.

Таблиця 7.1

Приклад графіку документообігу

Назва доку- мента

Створення документа

Перевірка Документа

Обробка

Передача до архіву

Кількість примірників

Відповідальний за виписку

Відповідальний за оформлення

Відповідальний за виконання

Строк виконання

Відповідальний за перевірку

Відповідальний за представлення

Порядок представлення

Строк представлення

Виконавці

Строк виконання

Виконавці

Строк виконання

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Прибут- ковий ордер (ф.М-7)

1

Склад

Склад

Склад

Щоденно

ВМТП, бухгалтерія

Склад

За реєстром

Щоденно

Бухгалтерія

Щоденно

Бухгалтерія

Щоденно

В діяльності сучасних підприємств виділяють індивідуальні (для кожного носія) та зведені (для групи носіїв) графіки, які значно відрізняються один від одного. У зведених планують тільки найважливіші шляхи пересування документів та не відображають порядок їх складання.