Організація не може існувати без інформації, тому що жодна функція не може бути здійснена, якщо не буде забезпечене відповідне надходження інформації до осіб, відповідальних за прийняття рішень

Джон Рос

7. Організація документообігу

Після вивчення матеріалу теми Ви повинні:

Знати:	– стадії документообігу та етапи його організації; – методи планування й аналізу документообігу; – особливості регламентації документообігу.
Вміти:	– розробляти й вдосконалювати графіки документообігу; – створювати систему контролю за рухом документів; – визначати тривалість документообігу.

Ключові поняття та терміни

– документообіг, документопотік; – маршрутно-технологічна карта; – документограма, оперограма;

– інформаційна модель; – електронний документообіг; – методи аналізу документообігу

План (логіка) викладення матеріалу:

7.1. Поняття документообігу.

7.2. Стадії документообігу.

7.3. Планування документообігу.

7.4. Аналіз і контроль за документообігом.

7.5. Організація електронного документообігу.

7.1. Поняття документообігу

Система обліку і контролю має бути організована як у часі, так і у просторі. У процесі бухгалтерського обліку здійснюється обробка облікової інформації та її рух. Зазначені дії відтворюються у формі опрацювання носіїв інформації. А саме раціоналізація документів дає найбільшого впливу на ефективність організації облікового процесу, саме обробка документів складає найбільшу питому вагу в загальних трудових витратах працівників бухгалтерії. Висока "рентабельність" спрощення документаційних процесів на всіх рівнях управління виробництвом обумовлюється наступними причинами:

раціоналізація документів і застосування більш економічних методів їхньої обробки не потребують значних матеріальних засобів і можуть бути досягнуті в межах поточних витрат кожного підприємства;

ефективність заходів в області удосконалювання інформаційних процедур (формування, передачі, обробки документів) може бути реалізована на підприємстві практично негайно;

потреба в капітальних вкладеннях для механізації процесів обробки документації у 3 – 4 рази менша, ніж в основному виробництві;

раціоналізація документопотоків допомагає істотно скоротити кількість помилок у документах;

складанням первинних документів зайнято 30 – 40% усіх працівників обліку. Нерідко облікові функції виконують також старші майстри, майстри, бригадири і навіть робітники основного виробництва, що потребує раціоналізації їхньої праці.

Через це роботи з механізації й автоматизації бухгалтерської праці потрібно поєднувати з комплексом заходів щодо удосконалення організаційної структури, інформаційної бази, внутрішнього документообігу і нормативного господарства. Першочерговою задачею в цьому напрямку є раціоналізація існуючих на кожному підприємстві видів інформації та документів.

Для одержання зведених даних необхідна заздалегідь визначена система руху первинної облікової інформації в часі і просторі. Упорядковане просування первинної інформації в процесі її створення (одержання ззовні), перетворення, обробки й узагальнення в системі бухгалтерських рахунків називається циркуляцією первинної інформації. Просування первинних документів, як носіїв інформації з моменту їхнього складання і до передачі в архів підприємства, утворить документообіг.

Циркуляція первинної інформації і документообіг являють собою найважливіший об'єкт організації обліку. Від того, як раціонально будуть побудовані і як швидко носії будуть складатися, передаватися в органи обліку і там оброблятися, залежить швидкість одержання зведеної облікової інформації, використовуваної для управління і контролю. Документообіг організується обліковим апаратом під керівництвом головного бухгалтера підприємства.

Раціонально організовані циркуляція і документообіг у підприємстві припускають мінімальний розрив часу між здійсненням господарських операцій і одержанням при цьому необхідних узагальнених зведень органами регулювання виробництва і управління підприємством; застосування найбільш досконалих способів і засобів збору й просування первинної інформації до місця її обробки; розташування структурних підрозділів між собою таким чином, щоб полегшити операційний потік.

До принципів організації документообігу також можна віднести такі вимоги: чітка організація руху документів, тобто потік документів повинен бути прямоточним, що виключає поворотні або повторні маршрути; однократне перебування в одному підрозділі або в одного виконавця; оперативність обробки документів; узгодження документів на всіх етапах виконання до підписання керівником. Організація циркуляції й документообігу в підприємстві передбачає попереднє планування, регулювання документопотоків і контроль за дотриманням прийнятого порядку.

У підприємствах, де маються проекти організації обліку, питання організації документообігу є складовою частиною цих проектів, а в підприємствах, де зазначених проектів ще немає, розробляються самостійні плани документообігу.

Слід зазначити, що в обліковому процесі просуваються не тільки первинні документи, а ще й облікові реєстри та звітні форми. Це потребує налагодження певного взаємозв’язку виконавців облікового процесу, що також відноситься до задач організації документообігу та документопотоків. Документопотік – це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації. Отже, об’єктом організації є не тільки рух документів, а й рух цілих масивів інформації. Сама ж організація повинна охоплювати всі операції – від першого запису до здачі документа в архів.

Важливою складовою організації руху документів буде правильне визначення тривалості документообігу, під якою слід розуміти період часу, протягом якого будь-який документ знаходиться в процесі обробки в структурних підрозділах (у виконавців) і в просуванні між ними. Вона буде залежати від часу:

руху документа між усіма виконавцями (усередині підрозділів і між ними), зайнятими його обробкою;

переміщення документів між двома суміжними виконавцями, що визначається рівнем організації внутрішньозаводської системи передачі документів;

пролежування документів у чеканні обробки, що залежить від організації порядку адресування документів на підприємстві й продуктивності праці працівників;

що затрачується виконавцями на збір необхідних даних для обробки документів, що визначається існуючою на підприємстві системою збереження і пошуку даних;

безпосередньої обробки документів, яка залежить від класифікації кадрів, організації робочих місць та створення необхідних умов роботи;

чекання передачі документів на наступну операцію обробки, що також залежить від сформованої на підприємстві організації внутрішніх передач документів;

витрати якого залишаються неврахованими.

Крім того, тривалість документообігу залежить від числа виконавців, рівнів управління й ступеню прямоточності руху документів. У кожному разі раціональна організація документообігу повинна передбачати максимальну для конкретного підприємства швидкість передачі документів та мінімальних витрат часу на їх обробку.