6.5. Методика та техніка розробки форм носіїв облікової інформації

Значна кількість первинних документів і облікових реєстрів типова та уніфікована, однак кожне підприємство для забезпечення якихось власних потреб розробляє і власні форми. При цьому необхідно додержуватися певних вимог та правил. Основні етапи розробки форм носіїв інформації наведено на рис. 6.15.

Рис. 16.5. Етапи розробки форм документів

Після вибору необхідних форм первинних документів з уже існуючих та розроблених самостійно на підприємстві формується робочий альбом первинних документів, обов'язкових до застосування на ньому. Він розробляється апаратом бухгалтерії підприємства. Зразки документів у робочому альбомі групуються за розділами: облік основних засобів, облік праці і заробітної плати, облік матеріалів. Кожен розділ складається з трьох частин: переліку документів, зразків документів, коротких вказівок щодо їхнього заповнення.

Зразки документів повинні бути надруковані типографським способом і заповнені даними типових господарських операцій. У коротких вказівках до документа зазначається, для чого він служить; хто його складає і бере участь у складанні; скільки екземплярів складається; куди вони направляються; як вони використовуються.

Альбом є наочним посібником і практичним руководством для всіх працівників підприємства, зв'язаних зі складанням та обробкою первинної інформації. Його наявність сприяє поліпшенню документування, запобігає різнобою в застосуванні форм первинних документів, полегшує облік і контроль. Альбоми форм первинної документації повинні зберігатися в бухгалтерії нарівні з іншими нормативними матеріалами.

Важливим етапом організації бухгалтерського обліку є забезпечення підприємства бланками документів. Оскільки всі господарські операції документуються тільки на бланках, виготовлених типографським способом, забезпечення підприємств ними здійснюється за трьома каналами: покупка їх у магазинах; постачання в централізованому порядку через висхідну організацію чи через органи матеріально-технічного постачання; виготовлення бланків у друкарнях за замовленням підприємства.

Для того щоб не допустити прорахунку в забезпеченні підприємства бланками документів, необхідно планувати потребу та терміни виготовлення й одержання. Потребу в бланках визначають, виходячи з середньомісячної витрати за останній рік. Тираж встановлюють у залежності від потреби в бланках приблизно на два роки. Запас бланків повинен бути не меншим 5–6-місячної потреби.

Збереження й облік бланків ведуть по-різному. Звичайні бланки зберігаються і враховуються в загальному порядку як канцелярські приналежності. Для бланків форм первинних документів строгої звітності, якими прийнято оформляти особливо важливі господарські операції, діє інший порядок. Друкуються ці бланки, як правило, централізовано й обов'язково нумеруються типографським способом відповідно до правил виготовлення бланків цінних паперів і документів строгого обліку,

Бланки брошуруються в книжки по 25 – 50 шт. Одержання бланків з друкарні оформляється особливим актом, у якому вказується кількість книжок, серії і номери комплектів. Наказом по підприємству встановлюється порядок одержання, збереження й видачі в роботу бланків, призначаються особи, відповідальні за дотримання встановленого порядку. Запас бланків строгої звітності враховується відповідно до інструкції до плану рахунків. Документальне відображення операцій з бланками суворої звітності проводиться з застосуванням первинних документів, наведених в табл. 6.4.

Таблиця 6.4

Первинні документи з обліку бланків строгої звітності

Ф.№	Назва	Сфера застосування
СЗ-1	Прибутково-видаткова накладна	застосовується для оформлення надходження на склад і відпустки зі складу та оформлення внутрішнього переміщення бланків. Призначена тільки для кількісного обліку, тому поряд з нею оформляється накладна на відпустку матеріалів на сторону (ф. №М‑11), де вказується сума та ПДВ
СЗ-2	Приходно-розхідна книга з обліку бланків строгої звітності	призначена для ведення обліку цих бланків на складі. Вона повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена сургучевою печаткою і підписами керівника підприємства та головного бухгалтера. Для обліку окремих видів бланків виділяється одна чи кілька сторінок
СЗ-3	Акт на списання	застосовують для списання використаних бланків з під звіту матеріально-відповідальних осіб
СЗ-4	Акт перевірки наявності бланків строгої звітності	застосовується для перевірки фактичної наявності бланків при надходженні їх від постачальника. При нестачі спеціально створена комісія складає акт у двох екземплярах, у якому вказує кількість відсутніх книжок, серії і номери бланків. Один екземпляр акта направляється постачальнику для виявлення причин розбіжності
СЗ-5	Картка-довідка за виданими бланками	застосовується для ведення аналітичного обліку за виданими і використаними бланках. Відкривається ця картка на кожну особу, що здійснює облік та на кожен вид бланків окремо

Також для обліку таких бланків застосовується забалансовий рахунок 08 – "Бланки строгого обліку". Збільшення залишку рахунку відбувається при надходженні (прийнятті на облік) бланків, зменшення – після використання чи списання як непридатних чи ненаявних. Аналітичний облік ведеться за кожним бланком чи місцем збереження.