6.4. Шляхи зменшення кількості документів

Поряд з поліпшенням форм первинних документів, підвищенням вимог до якості їхнього змісту й раціоналізацією руху шляхом більш обґрунтованого проектування важливим елементом організації первинного обліку є зменшення кількості документів. Воно може досягатися різними шляхами, основні з яких наведено нижче.

1. Застосування багатострокових документів замість однорядкових, накопичувальних – замість разових. Наприклад, при організації обліку оплати праці доцільно замість разових нарядів використовувати багатоденні та навіть місячні або поєднати їх з відомостями обліку вироблення продукції. Можливо також впровадження маршрутних листів та бригадних нарядів замість індивідуальних. Відпустку матеріалів у виробництво необхідно документувати лімітно-забірними картами, а актами-вимогами оформляти тільки додаткову відпустку. Необхідне також використання таких лімітних карток, у яких можна відразу враховувати витрати декількох видів матеріалів.

2. Усунення надмірного дроблення об'єктів обліку. Ця вимога є найбільш актуальною при веденні управлінського обліку та виділенні на підприємстві центрів відповідальності. Стосовно бухгалтерського обліку, то вона передбачає, наприклад, що матеріали зі складів раціональніше виділяти більш великими партіями; замість поопераційного обліку розрахунків заробітної плати краще вести її облік за кількістю продукції, що надійшла на склад готових виробів. Неприпустиме дроблення партій виробів при маршрутній системі обліку, видачі деталей чи матеріалів на ремонт об'єктів основних засобів.

3. Застосування одного документа для суміжних та взаємозв'язаних господарських операцій. Так, коли кількість матеріалів відповідно до супровідного документа постачальника відповідає кількості матеріалів, що надійшли до підприємства, необхідний документ (прибутковий ордер) на їхнє оприбуткування можна замінити відміткою комірника (особливий штамп) на рахунку чи транспортній накладній постачальника.

4. Реєстрація господарських операцій безпосередньо в облікових регістрах без складання первинних документів. У багатьох підприємствах деякі господарські операції не оформляються первинними документами, а відображаються відразу в облікових регістрах. Наприклад, замість складання первинного документа на видачу матеріалів одержувач розписується безпосередньо в картці складського обліку, для цього в ній передбачається особлива графа. Картка наприкінці місяця передається в бухгалтерію.

5. Створення комплексних первинних документів. Зменшення кількості документів можна досягти створенням комплексних документів, у яких відбиваються кілька об'єктів бухгалтерського документування. Прикладом може служити маршрутно-технологічний лист, що заміняє маршрутний лист, змінний рапорт, вимогу на матеріали, повідомлення про брак, накладну на прибуткування готових виробів. Тобто замість п'яти–шести самостійних документів, що застосовувалися раніше, діє один.

6. Застосування бездокументального способу руху матеріалів і напівфабрикатів. Кількість документів може бути знижена, коли, наприклад при передачі деталей з механічних цехів до тих, що займаються зборкою не буде складатися ніяких документів. Кількість виготовлених деталей механічними цехами можна оформляти наприкінці місяця, виходячи з кількості зібраних машин.

7. Бездокументальний обмін інструментів. До зменшення кількості документів веде також обмін інструментів і пристосувань шляхом заміни на непридатні, котрі повертаються до складу. Обмін проводиться штука за штуку, без оформлення яких-небудь документів. Такий же порядок застосовується при обміні інструментів між складами та цехами з метою ремонту, заточення або заміни недоброякісних чи зіпсованих деталей при збиранні.

8. Використання документів тривалого користування. Наприклад, тіж самі інвентарні описи основних засобів можна застосовувати для перевірки наявності об'єктів кілька разів, вносячи в описи лише виявлені зміни за період між проведенням інвентаризацій.

9. Застосування способу вибіркового документування. Деякі господарські операції не обов'язково піддавати суцільному документуванню. Поточний простій устаткування та якість продукції більш доцільно вибірково обліковувати.

Існує ще безліч різних шляхів зменшення кількості первинних документів. Вони будуть розрізнятися для кожного конкретного підприємства, однак в усякому разі це призведе до спрощення обліку, зниження трудомісткості облікових робіт і витрат на ведення обліку.