6.3. Організація документування господарських операцій на підприємстві

Раціональна організація документування припускає застосування найбільш досконалих документів, вибір раціональних способів самого документування і дотримання положення про документи й записи в бухгалтерському обліку. У процесі документування важливо забезпечити дві умови: відображення в документі дійсного змісту господарської операції, що трапилася, факту чи процесу, тобто забезпечення достовірності; забезпечення мінімальних витрат робочого часу на складання документа.

Таким чином, можна виділити два основних етапи документування: сприйняття і вимір необхідних параметрів господарського процесу чи операції; фіксація в первинному документі сприйнятої інформації.

Сприйняття і вимір операцій та процесів може здійснюватися безпосередньо людиною чи різними технічними засобами, пристосуваннями, пристроями, приладами. Більшість операцій, зв'язаних з обліком виробництва, можуть бути сприйняті різними автоматичними, напівавтоматичними і механічними пристроями – лічильниками, датчиками тощо. Засоби механізації первинного обліку сприяють об'єктивності і точності обліку, зменшенню витрат облікової праці та її полегшенню, вивільненню часу в оперативних працівників для управління виробництвом.

Рис. 6.11. Організація первинного обліку і облікових номенклатур

На складання первинних документів витрачається багато часу, тому варто забезпечити максимальне скорочення трудових витрат на цій ділянці облікової роботи. Трудомісткість документування зменшується застосуванням технічних засобів та механізацією фіксації даних у звичайних первинних документах.

Значно полегшується і спрощується процес фіксації постійних реквізитів у документах друкуванням їх типографським способом. Наприклад, у первинних документах з обліку виробництва можна віддрукувати найменування і номери операцій обробки, розцінки і норми часу, в документах з обліку готової продукції і її реалізації – найменування і шифри готових виробів, одиниці виміру, оптові ціни, відсотки торгових надбавок і знижок.

В сучасних умовах у бухгалтерському обліку паперові первинні документи поки ще переважають над електронними носіями первинної обліково-економічної інформації, однак паперовий документ як носій первинної інформації не виключається й в умовах АСУ.

Практика показує, що однакові господарські операції можуть оформлятися різноманітними за своєю побудовою документами, що розрізняються за обсягом зафіксованої інформації, складності і трудомісткості складання й обробки, ступеня аналітичності. Тому вибір первинних документів, які більш доцільно застосовувати в даному підприємстві, є важливою ланкою в організації обліку.

Взагалі документація – це спосіб оформлення господарських операцій відповідними документами. Документ (відповідно до ДСТ 6.10.2-75 "Уніфіковані системи документації. Терміни і визначення") – це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому виді інформацію, оформлену у встановленому порядку, що має, відповідно до чинного законодавства, правове значення.

Бухгалтерський документ – це документ, що містить відомості про господарську операцію і являє собою юридичний доказ її здійснення. Оскільки в діяльності кожного підприємства утворюється безліч документів, раціональна організація обліку і контролю неможлива без проведення їхньої класифікації, один із варіантів якої наведено на рис. 6.12.

Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, що ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів і відповідність господарської операції чинному законодавству, логічне погодження окремих показників.

При виборі форм первинних документів варто орієнтуватися найбільш раціональні з них. Раціональними вважаються документи, що зручно й просто складати, обробляти і відбивати дані в регістрах обліку. Вони повинні містити максимум контрольно-аналітичної інформації і відповідати встановленим стандартам.

Необхідно враховувати, що при механізованій обробці варто використовувати багаторядкові документи, а при обробці вручну — однорядкові. Оперативний контроль за роботою підприємства краще вести за даними разових документів, а не накопичувальних, тому що при застосуванні перших більш короткий проміжок часу від моменту складання документа до одержання інформації в службах контролю. Крім того, застосування багаторядкових документів веде до зменшення їх кількості та трудомісткості складання.

Вибір форм документів при проектуванні обліку в підприємстві по-

Рис. 6.12. Класифікація документів

легшується тим, що маються типові міжгалузеві документи. У відповідності до п.2.7 та п.2.8 Положення № 88 усі первинні документи можна поділити на наступні групи: складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України; складаються на бланках спеціальних форм, затверджених міністерствами та відомствами України (видаються в альбомах галузевих первинних документів); складаються на самостійно виготовлених бланках, спеціальна форма для яких не передбачена; складаються на бланках строгої звітності.

Крім цього, у виконання заходів щодо реалізації Державної програми переходу України на міжнародну систему обліку і статистики Міністерством статистики України затверджені типові форми первинної облікової документації. Серед типових документів є обов'язкові для застосування без будь-яких змін і доповнень, наприклад документи з обліку коштів, розрахунків. Але є і форми, що тільки рекомендовані та на основі яких розробляються галузеві чи спеціалізовані документи. Нерідко первинні документи приходиться проектувати безпосередньо в підприємстві на основі вже сформованих теоретичних принципів та практичного досвіду. Для цього необхідно визначити, до якої класифікаційної групи відноситься документ, установити вимоги щодо його реквізитів та форму їх розташування на бланку.

У процесі організації обліку до кожного первинного документа розробляються короткі вказівки про порядок його складання, просування, обробки і використання, з урахуванням того, що до обліку повинні прийматися лише правильно оформлені документи. Ці документи для підприємства вибираються обліковим апаратом під керівництвом головного бухгалтера і за участю інших зацікавлених служб підприємства.

У відповідності до ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність" первинні документи повинні мати наступні основні реквізити: назва документа (форми); дата його складання; назва підприємства, від імені якого складений документ; зміст і обсяг господарської операції, одиниці виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис чи інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка приймала участь у здійсненні господарської операції.

Якщо у документі немає одного або декількох основних реквізитів, то він не може бути підставою для відображення операцій в бухгалтерському обліку. Окрім того, в залежності від характеру операцій до первинного документа можуть бути додані додаткові реквізити. У відповідності до п.1.3. Положення № 88 всі первинні документи повинні складатися українською мовою. Поряд з українським може використовуватися інша мова, визначена ст. 11 Закону України "Про мови в Україні".

Записи в первинні документи можуть здійснюватися як ручним, так і машинним способом. При здійсненні записів вручну, у відповідності до п. 2.10. Положення № 88, вони виконуються з використанням чорнил тільки темних кольорів. Відповідно п. 2.3, якщо документ виготовлено машинним способом, він повинен бути записаний на матеріальному носії інформації, виготовлений, розмічений та закодований згідно з вимогами.

Окрім технічної сторони внесення записів у первинні документи, велике значення має й юридична сторона, тобто питання їх змісту (відповідності нормам діючого законодавства, логічному взаємозв’язку показників тощо), які визначають юридичну силу документа, що складається.

Керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл, підписувати первинні документи на здійснення господарської операції, зв'язаної, наприклад, з відпусткою матеріальних цінностей, витратами коштів, нематеріальних активів, дефіцитних товарів та іншого майна. У кожному випадку, відповідно до п. 2.14 Положення № 88, відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком терміни для відображення в бухгалтерському обліку, за вірогідність даних, приведених у документах, несуть особи, що склали і підписали ці документи. Відповідальність за псування документів також несе підприємство.

Для того, щоб одержати облікову інформацію, треба сформувати необхідні показники господарської діяльності, зафіксувати їх у різних носіях облікової інформації – первинних документах, а потім зафіксувати їх в облікових реєстрах поточного обліку. відомостях, журналах тощо.

Облікові регістри – це зведені відомості, складені за економічними ознаками господарських у хронологічній послідовності їх виконання згідно первинних документів або інших носіїв інформації, які їх замінюють; це спеціальні таблиці, призначені для відображення документально оформлених господарських операцій у системі рахунків, нагромадження і збереження облікової інформації; це носії спеціального формату, призначені для хронологічного, систематичного чи комбінованого нагромадження, групування й узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.

Облікові регістри за аналогією з первинними документами також підлягають певній класифікації, яка необхідна для покращення організації обліку й контролю. Один з варіантів такої класифікації наведено на рис. 6.13.

Рис. 6.13. Класифікація облікових регістрів

Зміст і структура облікових регістрів підпорядкована формі бухгалтерського обліку та способам обробки обліково-економічної інформації. Дані до облікових регістрів переносяться тільки після перевірки первинних документів за змістом та структурою. Для синтетичного й аналітичного обліку господарських операцій підприємств та установ застосовують облікові регістри, рекомендовані Державним комітетом з бухгалтерського обліку. Відповідальність за достовірність інформації, що відображена в регістрі, несе особа, яка його склала та підписала.

Поточний облік пов’язаний з використанням великої кількості розрахунків. Розрахункові таблиці мають індивідуальних характер. Методика і техніка їхньої розробки така ж, як і в разі вибору первинних документів. Значна частина розрахункових таблиць рекомендована в централізованому порядку. Разом з тим багато з них розробляється безпосередньо на підприємстві. Крім цього, поточний облік пов'язаний з необхідністю надання великої кількості довідок, які також є носіями інформації поточного обліку.

На етапі підсумкового обліку підготовляють два види носіїв інформації: звітні форми і розрахункові таблиці. Звітні форми розробляють на основі особливостей господарської діяльності підприємства, які потім формують у робочі альбоми документів та розробляють інструкції по заповненню кожної з форм.

При заповненні первинних документів та облікових регістрів можливе виникнення різних помилок. Вони можуть виникати за різних обставин, однак у кожному випадку підприємству слід уживати всі необхідні заходи для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку. У тексті та цифрових даних первинних документів, в облікових регістрах і звітах підчистки та необумовлені виправлення не допускаються.

Помилки, що виникають у процесі бухгалтерського обліку, можна поділити за різними ознаками. Так, за причинами виникнення виділяють три обставини: стомлення, неуважність працівника, несправність обчислювальної техніки. Щоб уникнути цих помилок в процесі організації обліку і контролю, слід створити такі умови співробітникам, за яких вони б не стомлювалися, підвищували свою кваліфікацію, та забезпечити систематичне профілактичне обстеження техніки.

За місцем виникнення виділяють такі групи помилок: у записах (тексті), числових показниках і рознесенні аналітичних показників.

За значенням виділяють локальні та транзитні помилки. Локальні спричиняють викривлення інформації лише у тому документі або реєстрі, де їх допущено, і не призводять до помилок у інших регістрах. Транзитні, навпаки, призводять до змін ще й в інших регістрах. Вони небезпечні тим, що викривляють дані на рахунках, які потім відображаються у звітності.

Виправлення помилок здійснюється залежно від характеру помилки та часу її виявлення (рис. 6.14).

Рис. 6.14. Способи виявлення помилок у первинних документах та облікових регістрах

Виправлення помилок у фінансовій звітності регламентується П(С)БО 6 "Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах". Цей стандарт дуже лаконічний, та все ж таки він визначає концепцію виправлення помилок, що допущені при складанні фінансових звітів за попередні періоди і виявлені при підготовці фінансових звітів за звітний період.

Взагалі П(С)БО 6 навіть не дає ні визначення поняття "помилка", ні переліку можливих помилок. Такий перелік можна знайти у МСБУ 8 "Чистий прибуток або збиток, істотні помилки і зміни в обліковій політиці". Відповідно до нього помилки можуть виникати при математичних підрахунках, при використанні облікової політики, у разі невірної інтерпретації фактів господарської діяльності або при недогляді й шахрайстві. У кожному випадку порядок виправлення помилки передбачає корегування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного періоду та повторне відображення відповідної порівняльної інформації.