4.2. Внутрішня регламентація ведення обліку і контролю

Управлінський апарат підприємства складається з великої кількості лінійних та функціональних ланок, які на великих підприємствах складаються з сотень керівників, спеціалістів та технічних виконавців. Цей складний організаційний механізм в змозі ефективно функціонувати лише за умови забезпечення чіткої взаємодії між різними структурами управлінського апарату, ритмічної та злагодженої технології процесів управління. Все це в повній мірі відноситься й до організації обліку і контролю.

В цілях конкретизації облікових задач, окремих підрозділів бухгалтерії їх функції регламентуються відповідними документами. Оскільки облікові функції здійснюються на рівні підприємства, цеху й відділів, то ці документи розробляються та затверджуються у встановленому порядку для кожного ступеня управління. Основні задачі та функції бухгалтерії наведені у Законі України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність". Їх конкретизація досягається формуванням організаційних регламентів.

Слід зазначити, що завдання і функції бухгалтерів зазнають змін в умовах ринкової економіки в зв’язку із зміною обсягу і характеру показників господарської діяльності, структури управління в цілому і бухгалтерії зокрема, взаємовідносин з іншими підприємствами і організаціями. Особливо змінюються завдання і функції бухгалтерії в умовах автоматизації обліку. Швидке пристосування до таких змін також можливе лише за умови раціональної регламентації організаційної структури бухгалтерії.

Організаційні регламенти – це нормативні документи, що регламентують функціонування апарату управління і здійснення облікового й контрольного процесів. До них належать положення про відділ, посадові інструкції, стандарти, графіки роботи, операційні інструкції, програми роботи, регламенти робочого дня. Слід зазначити, що не всі означені регламентаційні документи розглядаються як повноправні складові, а насамперед йдеться про положення про відділ та посадові інструкції. Усі інші відносять до допоміжних матеріалів.

Основою розробки регламентів є наукова обґрунтована їхня класифікація, один з варіантів якої наведено у табл. 4.2.

Таблиця 4.2

Класифікація організаційних регламентів

Критерій	Характеристика
За обов’язковістю застосування	Обов’язкові до застосування (Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність"
	Основні (покладені в основу організацій різних робіт)
	Рекомендаційний характер
За конкретизацією	Індивідуальні
	Типові
За сферою застосування	Регламентують процеси і роботу управління
	Регламентують обліковий процес
	Регламентують контрольний процес
	Регламентують роботу апарату управління
	Регламентують роботу обліковців та контролерів
За поширенням на елементи організаційної структури	Загальнооб’єктні
	Внутрішньогосподарські
	Посадові
	Окремі

В якій би формі не здійснювалася б колективна праця, вона вимагає найвищої відповідальності за виконання заздалегідь чітко визначених завдань. В організації роботи бухгалтерського персоналу окреслюються три рівні: загальне стратегічне управління, управління структурними підрозділами, робота безпосередніх виконавців. Для кожного з цих рівнів повинні бути визначені відповідні функціональні обов’язки, повноваження, права і відповідальність. Досягти цієї мети можна лише за умови створення нормативних документів внутрішнього порядку, які визначатимуть взаємовідносини між означеними рівнями управління.

Розробка внутрішніх документів повинна супроводжуватися інтеграцією бухгалтерії в систему управлінського й оперативного обліку, та визначенням її місця в фінансовій структурі підприємства. Така інтеграція повинна забезпечити: ведення аналітичного плану рахунків бухгалтерського обліку, необхідного для підготування бюджетної інформації; виділення необхідного набору аналітичних признаків у плані рахунків; узгодженість часових параметрів підготовки інформації бухгалтерською службою та вимог інших підрозділів підприємства; розробку та впровадження регламенту документообігу з необхідними аналітичними ознаками; організацію взаємодії бухгалтерії і фінансових служб.

Використання наведених вимог формує конфігурації системи положень, які задають процедури й регламенти облікової діяльності. Така система в загальному вигляді наведена на рис. 4.3.

Рис. 4.3. Взаємозв’язок фінансової структури підприємства, організаційних регламентів та графіків роботи виконавців

В системі бухгалтерського обліку можна виділити дві організаційні засади: формальну і неформальну. Під формальною розуміють таку організацію робіт, яка виконується в системі, зміст якої зафіксовано, заздалегідь визначено в різних організаційних документах, нормативах правилах тощо. Неформальна організація – не має офіційних атрибутів, які визначають побудову управління та порядок його функціонування. Наявність її зумовлена специфікою соціальних систем, обмеженими можливостями формалізації.

Між ознаками формальної і неформальної організації можна провести паралель. Кожний позитивний прояв неформальної організації може бути зіставлений з еквівалентною йому ознакою формальної організації, або навпаки. Однак облікова робота повинна засновуватися на формальній організації, формою якої є організаційні регламенти. Тому до них і висувають певні вимоги: закріплення не будь-якого, а лише такого положення, яке забезпечує раціональне функціонування служби в цілому; за наявності типових положень регламент має доповнювати його, виходячи з конкретних умов роботи підприємства; наявність повного переліку розділів регламенту; регламент не може містити суб’єктивну думку керівника як норми поведінки або дії.

Процесу формування регламентів бухгалтерської роботи повинно передувати розробка функціональної моделі обліку на підприємстві. Такі моделі робляться для кожного рівня облікової і контрольної роботи. Моделі більш високого рівня містять управлінські впливи для моделей, що вирішують завдання більш низького рівня. Ці завдання встановлюються з урахуванням інформації, яку отримує виший рівень управління за результатами аналізу облікових функцій нижчого рівня.