Поверхневе вивчення предмету –

річ дуже небезпечна.

Якщо ви не поринете в предмет глибоко,

то натхнення обійде Вас стороною.

Олександр Поуп

МОДУЛЬ 1

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ

ОБЛІКУ І КОНТРОЛЮ

1. ОСНОВИ ТЕОРІЇ ОРГАНІЗАЦІЇ

Після вивчення матеріалу теми Ви повинні:

Знати:	– зміст поняття "організація" – особливості системного підходу до організації обліку – еволюцію підходів до визначення організації
Вміти:	– теоретично обґрунтовувати вибір форми організації обліку – використовувати головні принципи системного підходу для організації облікового й контрольного процесу

Ключові поняття та терміни

– система обліку – організація – характеристики організації

– генезис теорії організації – парадигма організації – організаційний цикл

План (логіка) викладення матеріалу:

1.1. Системний підхід до організації обліку і контролю.

1.2. Поняття організації.

1.3. Розвиток теорій організації.

1.1. Системний підхід до організації обліку і контролю

Пожалуй нема такої області знань, в якій вислів О. Поупа був би більш актуальним, ніж в сфері організації обліку й контролю, яка є складним й творчим процесом. Саме тому, правилом сучасного наукового пошуку став розгляд об'єктів і процесів як систем, тобто у всій сукупності компонентів, зв'язків і відносин, що їх утворюють. Необхідність розгляду системної методології викликана тим, що в рамках системних досліджень дотепер ще не вироблена загальноприйнята думка за багатьма методологічно важливими питаннями разом з невизначеністю багатьох базових понять, включаючи поняття системи.

Все наявне в економічні літературі різноманіття підходів до визначення поняття "система" можна розділити на чотири групи. Першу групу становлять визначення системи як обираної дослідником будь-якої сукупності змінних, властивостей або сутностей. Другу групу становлять визначення системи, які зв'язують її із цілеспрямованою активністю. Третя група базується на розумінні системи як множини елементів, пов'язаних між собою. Четверту групу становлять найбільш загальні визначення системи як комплексу елементів, що перебувають у взаємодії.

Разом з тим виділяють два аспекти у визначенні системи. Дескриптивне (відповідає на запитання про те, як відрізнити системний об'єкт від несистемного) та конструктивне (повинне допомогти дослідникові у відповіді на питання, як будувати систему шляхом виділення її із середовища).

У відповідності з дескриптивним підходом під системою розуміють сукупність об'єктів і процесів, взаємозалежних й взаємодіючих між собою, які утворять єдине ціле, у якого наявні властивості, відсутні у складових компонентів, узятих окремо. Також систему можна визначити як єдність елементів, зв’язків й взаємодій між ними й зовнішнім середовищем, що утворюють притаманну даній системі цілісність, якісну визначеність й цілеспрямованість. Графічне відображення поняття системи подано на рис. 1.1.

Основним системо утворюючим фактором системи є її функція. Функція задається системі ззовні й показує, яку роль дана система виконує стосовно вищої системи, у яку вона включена складовою частиною поряд з іншими системами, що виступають для неї середовищем. Крім функції, система може мати ціль – бажаний стан її виходів, тобто деяке значення або підмножину значень функцій системи.

Відповідно можна сформулювати загальні властивості систем.

1. Поведінка системи залежить не тільки від властивостей їх елементів, скільки від композиції й зв’язків між ними.

2. Система може складатися з підсистем й сама може бути частиною ієрархічно більш високої системи.

3. Властивості системи – властивості цілого, а не його елементів.

4. Системі притаманна динамічна складність: через те, що окремі її елементи спроможні знаходитись у різних станах, між ними виникають різноманітні альтернативні зв’язки.

5. 

   Рис. 1.1. Поняття системи (адаптовано за [31, с.9])

   Кожен елемент системи може оказати вплив на всю систему.

6. Система прагне зберігати стійкість шляхом включення зв’язків між її елементами. Різкі зміни можуть загрожувати самому існуванню системи.

7. Система володіє зворотними зв’язками, що характеризують її взаємодію з зовнішнім оточенням. Вони визначають інерційність змін системи.

Далі дамо докладну характеристику наведеним положенням. Система розглядається завжди як протилежність неупорядкованій сукупності різних об’єктів – хаосу. Вона характеризується порядком, взаємозв’язками і взаємодією її елементів (табл. 1.1). Так, зокрема, окремі прийоми обліку – документація, рахунки, подвійний запис, регістри, звітність взяті окремо виступають хаотичним набором понять. Але ті ж самі поняття, сполучені певним чином між собою з метою обробки даних первинних документів і перетворення їх в інформацію для управління становлять систему обробки даних.

Будь-яка система має певний склад. Компоненти системи можна умовно розділити на підсистеми й елементи. Підсистеми являють собою компоненти системи, які в свою чергу також є складними системами. Елемент же може розглядатися як межа членування в рамках даної якості системи. Він не складається з компонентів й являє собою нероздільний далі, елементарний носій цієї якості. Зрозуміло, елемент не ділиться не взагалі, а тільки в рамках даної якості.

Таблиця 1.1

Загальні характеристики цілісності системи

Система	Довільний набір
Елементи пов’язані між собою й діють як єдине ціле	Випадковий набір частин
Система змінюється, якщо виділити деякі з елементів або додати нові	Нічого не змінюється
Розділити систему означає її знищення	Якщо розділити кучу, буде дві кучі
Елементи діють узгоджено	Узгодженість відсутня
Поведінка системи визначається її структурою, зміна структури означає зміну системи	У довільно сформованого набору елементів не може бути структури
Система має специфічні властивості, котрі відсутні у її елементів	Довільний набір має лише кількісні характеристики (вага, об’єм)

Компоненти системи існують не незалежно, а мають один з одним певні зв'язки. Зв'язку перетворюють систему із простого набору компонентів у єдине ціле й разом з компонентами визначають стан і структуру системи, звичайно, при визначальному впливі функції. Структуру системи можна визначити як сукупність її компонентів й внутрішніх зв'язків. Але щоб дійсно пізнати структуру системи, потрібно провести послідовну декомпозицію її, тобто виділити в ній підсистеми всіх рівнів, доступних аналізу, та її елементи, які, відповідно до завдань дослідження, не діляться на складові частини. В силу властивості ієрархічності структура системи може бути представлена через структуру її частин – від підсистем до елементів, так як це подано на рис. 1.2.

Структура під впливом функції багато в чому визначає властивості системи, у тому числі й загальносистемні властивості цілісності, ієрархічності й інтегративності. Вона також відіграє важливу роль у функціонуванні системи, забезпечуючи відносну її стійкість і сприяючи збереженню якісної визначеності системи.

Зі структурою системи тісно зв'язана її організація. Нерідко ці поняття ототожнюються. Існують також спроби визначити організацію як складність системи, хоча це поняття давно визначене як взаємодія частин цілого, обумовлена його будовою. Це визначення ясно показує відмінність і взаємозв'язок організації й структури. Якщо структура системи відбиває її стійкі компоненти й зв'язки, то організація – як стійкі, так і нестійкі. Організація виражає й структурні, й функціональні аспекти системи. Тому теоретично можна говорити про два види організації – структурної й функціональної, єдиних у реальній системі. Структурна організація визначається внутрішніми прямими й зворотними зв'язками. Функціональна організація обумовлена властивістю матеріальних систем у процесі взаємодії запам'ятовувати й зберігати у своїй структурі сліди впливу інших систем.

Рис. 1.2. Декомпозиція складу й структури системи

Детальний розгляд структури системи обумовлює необхідність розробки певної їхньої класифікації, один з варіантів якої подано у табл. 1.2.

Облікової процес в свою чергу також пропонується розглядати як відкриту соціально-економічну систему, оскільки він має всі ознаки, які властиві системі: наявність зв’язків (в тому числі зворотних), поділ на частини, наявність структури, цілеспрямованість, збереження певної стійкості в заданих межах, багатоаспектність. Для системи обліку характерна не лише наявність зв’язків і відносин між елементами, що її утворюють, але й нерозривна єдність з середовищем, у взаємозв’язку з яким вона проявляє свою цілісність. В загальному вигляді облікова система є підсистемою більш складного утворення – системи управління.

Таблиця 1.2

Класифікація видів систем

Класифікаційна ознака	Характеристика
Рівень абстрагування	– фізичні (емпіричні) – складаються з реально існуючих матеріальних об’єктів (машин, виробів, працівників тощо); – абстрактні (концептуальні) – складаються з об’єктів, які існують в уяві людини (поняття, ідеї, гіпотези, плани, принципи)
Складність структури	– складні – включають багато взаємодіючих і взаємопов’язаних між собою частин, виконують складні функції; – прості – мають просту структуру і виконують нескладні функції
Кількість елементів	– великі – включають багато елементів; – малі – незначна кількість елементів
Час існування	– постійні – діють на постійний основі досить тривалий час; – тимчасові – створюються для виконання певного завдання
Структура побудови	– централізовані – один з елементів виконує координуючу роль для інших; – децентралізовані – елементи пов’язані між собою послідовно чи паралельно
Відносини з середовищем	– відкриті – значний обмін речовиною, енергією або інформацією з оточуючим середовищем; – закриті – незначний (або відсутній) обмін з середовищем
Ступінь визначеності дії	– детерміновані – об’єкти в системі й зв’язки між ними функціонують відповідно з передбачуваним порядком; – стохастичні (ймовірносні) – неможливо стверджувати про послідовність станів об’єкта та передбачити його поведінку
Реакція на вплив	– адаптивні – пристосовуються до змін середовища; – не адаптивні – пасивні по відношенню до змін оточення
Зміни властивостей й функцій	– стабільні – циклічно повторюються; – не стабільні – без чітко вираженої циклічності

Бухгалтерський облік відноситься до надскладних, динамічних, імовірнісних систем. У таких системах одна й та ж дія може викликати різні результати, кожен з яких наступає з певною ймовірністю. Такі системи не піддаються повному опису. Отже, оскільки система обліку виступає забезпечуючою ланкою, основним її завданням є упорядкування вхідної і вихідної інформації у відповідності до потреб управління та зовнішніх користувачів. При цьому внутрішня структура системи обліку змінюється в напрямку своєчасного забезпечення користувачів необхідною інформацією. Чим різноманітніше така інформація, тим більше рівнів управління вона забезпечує і тим складнішою є внутрішня структура облікової системи й більш актуальними є питання її організації.

Поняття системи бухгалтерського обліку ще й досі залишається не в повній мірі розглянутим як в теоретичному, так і в практичному аспекті. У вузькому трактуванні система обліку трактується як сукупність регістрів або записів, що використовуються для відображення операцій та складання звітів. Розширюючи це тлумачення до складу системи обліку можна додати принципи та методи відображення господарських операцій, методологію наукової організації праці суб’єктів обліку, елементи первинної агрегації отриманих даних тощо.

Система бухгалтерського обліку являє собою модель ретроспективного відображення документально оформлених та оцінених у вартісних вимірниках фактів господарської діяльності підприємства, що ґрунтується на застосуванні єдиного взаємопов’язаного циклу рахунків, регламентованих планом рахунків [38, с.14]. Для такої системи характерна не лише наявність зв’язків між елементами, що її утворюють, але й нерозривна єдність з середовищем, у взаємозв’язку з яким вона проявляє цілісність.

Окремі рівні системи обумовлюють певні аспекти її поведінки, а цілісне функціонування виявляється результатом взаємодії всіх її сторін, рівнів. Саме це обумовлює необхідність детального розгляду складових підсистем для системи обліку і контролю, склад яких наведено в табл. 1.3.

Таблиця 1.3

Структурні складові системи обліку і контролю

Частина	Характеристика структурної частини
Організаційна	Виділяють елементи пов’язані з функціонуванням бухгалтерської й контрольної служб підприємства (окремі відділи, виконавці, посадові інструкції, графіки розподілу робіт тощо)
Функціональна	Поділ системи на окремі об’єкти та облікові функції
Технологічна	Різноманітні засоби збору і обробки даних, які використовуються в системі обліку і контролю
Документальна	Класифікація, форми, зміст і використання документів для фіксування фактів господарської діяльності і контролю за наявними відхиленнями від норм та законодавства
Інформаційна	Внутрішні та зовнішні форми звітності та процеси перетворення первинних даних у необхідну інформацію

Деталізація структури системи залежить від мети, поставленої перед системою обліку, яку визначає система управління. У такому випадку існуючі підсистеми обліку відокремлюються виходячи саме з призначення вихідної інформації, що зумовлює поділ обліку на його види, розглянуті в табл. 1.4. Разом з тим, слід звернути увагу на умовність такого виділення облікових підсистем, оскільки в переважній більшості всі вони здійснюються єдиними структурними підрозділами.

Таблиця 1.4

Види обліку

Вид обліку	Характеристика
Оперативний	Використовується для отримання відомостей про виконання плану виробництва, використання робочого часу, фонду заробітної плати, формування собівартості тощо. Він є досить детальним, розглядаючи господарську діяльність на рівні операцій
Управлінський	Надає інформацію насамперед про виробничий процес з метою оперативного управління та контролю собівартості
Фінансовий	Надає інформацію про фінансовий стан зацікавленим внутрішній й зовнішнім користувачам.
Стратегічний	Надає інформацію, що є необхідною для прийняття стратегічний й інвестиційних рішень, відстеження траєкторії розвитку

Засновуючись на кібернетичних принципах, будь яку систему (й систему обліку зокрема), можна визначити шляхом виділення її з середовища існування. Система зв’язана з середовищем двояким чином: середовище діє на систему через входи, а система діє на середовище через виходи. У зв’язку з цим М.С. Пушкар [42] пропонує побудову структури облікової системи основувати на визначенні етапів її історичної еволюції (табл. 1.5).

Кожний з поданих варіантів розподілу систем різним чином визначатиме особливості власної організації, структуризацію й склад елементів.