Структура работ по функциям менеджмента

у руководителей и исполнителей

Виды работ	Руководители		Исполнители
	Кол-во работ	в % к итогу	Кол-во работ	в % к итогу
Исполнительские	1	10	3	30,3
Распорядительные	4	40	-	0,0
Организационные	2	20	2	22,2
Контрольно-аналитические	3	30	4	44,5
ИТОГО:	10	100	9	100

В качестве выводов здесь следует отметить низкую загрузку руководителя работами, характеризующими его как специалиста и перегрузку контрольными функциями исполнителя. Предложения по совершенствованию функциональной структуры могут быть направлены на перераспределение полномочий и ответственности работников по этой функции менеджмента.

В КП следует выбрать функции менеджмента из функционально-ресурсной матрицы (табл. 5) и осуществить их дифференциацию так, чтобы в табл. 7 было представлено не менее 8-10 работ (операций).

д) оценить рациональность численность административно-управленческого персонала и разработать рекомендаций по ее коррекции в случае необходимости;

е) определить средний диапазон контроля (D_ср) для выбранного подразделения (службы, отдела) по формуле:

где Ч_у - численность административно-управленческого персонала в подразделений (службе, по функции менеджмента), чел.

Р - количество руководителей, чел. и сопоставить его с нормой управляемости, сделав соответствующие выводы;

ж) определить фактическое количество уровней управления (R_ф) в подразделении (службе, по функции менеджмента) и сопоставить его с нормативными (R_н), рассчитанным по формуле:

где R_н - нормативное количество уровней управления в подразделении (службе, по функции менеджмента). На основе проведенного анализа следует сформулировать предложения по рационализации и совершенствованию организации управления.

Объем этого раздела не должен превышать 6-8 страниц.

6. Моделирование и оптимизация параметров организационной структуры управления осуществляется на примере одной из важнейших характеристик внутрифирменного управления - централизации функций менеджмента в организации.

Моделирование и оптимизация централизации функций менеджмента управления осуществляется по заданию преподавателя с пользованием следующих показателей. Оценка уровня централизации работ по какой-либо функции менеджмента производится с использованием коэффициента фактической централизации (К_цф):

К_цф=Р_в/(Р_в+Р_н),

где Р_в - численность управленческих работников по исследуемой функции на верхнем уровне управления, в головной организации, центральном офисе, заводоуправлении, чел.;

Р_н - численность работников управления по той же функции (в цехе, на нижнем уровне управления, филиале, дочерней компании).

Оптимальный (нормативный уровень централизации функций менеджмента (К_цн) для конкретной организации определяется с использованием корреляционной зависимости:

где Р - численность производственного персонала организации, чел.;

У - уровень механизации и автоматизации управленческого труда (У=1 при использовании средств малой оргтехники, У=2 – при использовании локальных подсистем АСУ и САПР, У=3 – имеются АРМ-ы специалистов по основным функциям менеджмента, У=4 -используются бездокументационная технология управления);

А, х, z - влияющие факторы, зависящие от организационно-экономических особенностей конкретной организации (задаются преподавателям по данным, приведенным в приложениях (1.1, 1.2, 1.3).

Оптимизация централизации функций менеджмента производится по критерию:

Моделирование уровня централизации управлении осуществляется с учетом показателей гибкости аппарата управления и разнообразия, выполняемых работниками функций менеджмента на низовом уровне,

Коэффициент гибкости аппарата управления (К_г) характеризует потенциальные возможности управленческих работников эффективно выполнять весь объем работ по какой-либо функции менеджмента с учетом ее вертикального строения:

К_г=Ф_в/(Ф_в+Ф_н),

где Ф_в - численность работников на верхнем уровне управления отметивших наличие данной функции в своем должностном регламенте, чел.;

Ф_н - то же для работников на нижнем уровне управления.

Коэффициент разнообразия (Кр) характеризует уровень специализации труда работников низового уровня:

Интегральный критерий эффективности (И) служит для оценки каждого из проектируемых вариантов перераспределения работников между уровнями управления по какой-либо функции менеджмента:

Оптимизация централизации функций менеджмента производится путем определения количества перераспределенных работников между уровнями управления из следующего соотношения:

где x- количество работников, подлежащих переводу на другой уровень управления (+ – верхний; - – нижний).

Сравнение по критерию (И) различных вариантов сочетаний кодов (шифров, табельных номеров) перераспределяемых работников позволяет найти вариант перераспределения работников между уровнями управления, обеспечивающий целесообразную гибкость аппарата управления, при достаточном разнообразии выполняемых работ на нижнем уровне управления.

Общее количество вариантов перераспределения работников определяется биноминальным коэффициентом.

где n - общее количество работников, подлежащих перераспределению;

r - количество перераспределяемых работников.

В КП рекомендуется ограничить число вариантов расчетов по модели 10-12 вариантами. При этом один вариант перераспределения работников следует показать подробно, со всеми расчетами, вариантами трансформации матриц и выводами. Для остальных вариантов перераспределения работников промежуточные расчеты можно опустить, представив лишь итоговые данные так, как это показано в приложении 3.

Исходные данные для выполнения расчетов содержатся в приложениях 1, 2. Назначение конкретного варианта исходных данных для каждого студента производится преподавателем. В некоторых случаях допускается самостоятельный выбор задания самим студентом. При этом следует придерживаться следующих правил:

• сначала выбирается вид организации (приложения 1.1; 1.2; 1.3) или в соответствии с выбранным объектом, или по списку группы: приложение 1.1 для студентов, находящихся в первой трети списка учебной группы, и т.д; ;

• затем выбирается один из вариантов А, В или С по принципу: А –для студентов, у которых их номер в списке группы является нечетным; В – четным, С – кратным трем;

• далее выбирается один из вариантов (0, 1,…9) по последней цифре в номере зачетной книжки студента.

Для каждого из выбранных вариантов А, В и С имеется соответствующая информационная матрица исходных данных (Приложение 2.1-2.3), которую студент использует для формирования необходимого для моделирования информационного массива данных. В заключение по данному разделу КП следует рассмотреть 2-3 варианта перераспределения работников, имеющих наибольшие значения интегрального показателя (И), и обосновать свой выбор одного из них.

Этот раздел КП следует ограничить объемом в 6-7 стр.

7. Организационная регламентация разработанных мероприятий по совершенствованию системы управления заключается в фиксации проектных предложений в соответствующих нормативных документах, организационных процедурах, схемах и т.п. При выполнении КП следует разработать «Положение о структурном подразделении» для выбранного подразделения или службы и «Должностную инструкцию специалиста» для одного-двух работников этого подразделения.

Типовое содержание «Положение о структурном подразделении аппарата управления» включает следующие основные разделы:

• общая часть, в которой определяется место и значение данного подразделения в системе управления организацией;

• задачи и функции подразделения, которые должны быть связаны с разработанной системой целей управления фирмой;

• права подразделения, необходимые и достаточные для выполнения подразделением закрепленных за ним функций,

• взаимоотношения подразделения с другими подразделениями и службами;

• порядок создания, реорганизации и ликвидности подразделения.

Типовая «Должностная инструкция специалиста» должна включать:

• общую часть, определяющую подчиненность данного работника;

• должностные обязанности работника;

• права и ответственность за выполнение обязанностей;

• квалификационные требования,

• возможные показатели поощрения за результаты работы.

8. Эффективность мероприятий по совершенствованию системы управления фирмой может быть определена через:

• снижение трудоемкости работ по функциям менеджмента (Т):

,

где Ф_Д, Ф_П – затраты времени работником или группой работников на выполнение работ по функции менеджмента до и после проведения соответствующих мероприятий;

• сокращения численности управленческих работников (Ч):

Ч = Т/F_эф,

где F_эф - годовой эффективный фонд времени работника, час. (приближенное значение составляет 1800 часов), год;

• рост производительности труда работников управления (П):

П=100Ч/(100 - Ч);

• сокращение деятельности циклов (Тц) прохождения управленческой информации:

при К_цн<К_цф Т_ц=Т_ср Q(1 -К_цн/К_цф);

при К_цн>К_цф Т_ц=Т_ср Q(1 -К_цф/К_цн),

где Т_ср - среднее время прохождения документа (информации) между смежными уровнями управления (ориентировочно 8,2 час на документ);

Q - общий годовой объем документооборота в системе управления (при отсутствии фактических данных принять 50000ед. документов в год);

• сокращение затрат, связанное с уменьшением длительности циклов прохождения управленческой информации (S):

S=Т_цС_е,

где С_е - денежные затраты, связанные с обработкой одного документа на одной ступени управления (ориентировочно 6,5 руб. в день на документ в ценах 1991г.).

9. Выводы по результатам выполнения КП должны содержать оценку организационных решений, полученных при выполнении отдельных разделов КП. Должна быть выявлена связь между отдельными разделами КП (например, состав задач в положении о подразделении и структура разработанной целевой системы), оценена степень влияния отдельных проектных предложений на совершенствование системы управления в выбранной организации.

10. Список литературы оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа и содержит перечень учебной и научной литературы, лекционный материал, а также ссылки на нормативы, служебные документы, отчетные данные анализируемой организации, использованные в тексте КП

11. Оформление КП: титульный лист, объем и содержание расчетно-пояснительной записки, графические материалы, использование вычислительной техники, список использованной литературы и пр. должны соответствовать установленным требованиям, Рекомендуемый объем КП 25-30страниц.

Приложение 2.1