Лекция 4.3. Технология обработки числовой информации. План

1. Электронные таблицы: назначение и основные функции.

2. Форматы данных.

3. Ввод и редактирование данных.

1. Электронные (динамические) таблицы, или таблицы процессоры, - это компьютерные программы, предназначенные для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников – всех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации. Эти программы позволяют обрабатывать числовую информацию с помощью компьютера, сохранять ее во внешней памяти (ВЗУ) и получать копии на бумаге.

В электронных таблицах информация организована в виде прямоугольной таблицы и занесена в ее ячейки. Эту информацию можно видеть хранящейся в клетках таблицы, изменять ее, а также использовать хранимое значение для проведения расчетов, указывая имя ячейки в нужной формуле. Информационная структура в такой таблице не статическая, а динамическая, то есть с изменением исходных данных происходит автоматический пересчет вычисляемых данных. Строки такой таблицы могут быть не однотипными (например, возможна строка «Итого: »).

Среди пользователей IBM – совместимых компьютеров наиболее известны таблицы Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, а также таблица из интегрированного пакета MS Works.

С программой «электронные таблицы» возможны следующие режимы работы: формирование таблицы, редактирование, вычисления по формулам, сохранение на ВЗУ, построение графиков и диаграмм, статистическая обработка элементов таблицы, упорядочение по признаку, работа как с базой данных, с графикой, печать на бумагу.

К аппаратным средством, поддерживающим работу программы «электронные таблицы», относят ОЗУ, ВЗУ, клавиатуру, дисплей, принтер.

Рабочее поле программы – экранное окно, в которое пользователь видит часть таблицы, так как количество столбцов таблицы может быть более 200, число строк – большим 10000, причем изменяемой ширины и высоты. Имеются системы подсказок, меню, строка ввода, строка формул, строка состояния с информацией о текущей ячейке.

В расчетах по формулам можно использовать так называемые встроенные функции, например тригонометрические, алгебраические и другие (их более 400), что обеспечивает широкий диапазон применения электронных таблиц. Важно, что программа позволяет хранить в табличной форме не только большое количество исходных данных, результатов расчетов, но и связи (математические соотношения) между ними.

Программа допускает копирование и перенос содержимого ячеек, получение усредненных значений. Возможна одновременная работа с несколькими таблицами, их анализ по единому признаку, атрибуту.

Электронная таблица позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных и рассчитываемых данных и, разумеется, связей между ними (то есть формул).

Но главное - при изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и изменяются прямо у вас на глазах.

Вообще-то электронную таблицу можно себе представлять как здание с подвалом: на видимом этаже - привычные нам числа, буквы и другие символы - то есть исходные и рассчитываемые данные, записанные в ячейки обычной таблицы, а в подвале - не видимые с первого взгляда формулы, по которым получаются результаты.

Ячейки таблицы, у которой в верхнем слое - число, а в нижнем ничего нет, - это, как легко понять, ячейки с исходными данными. Они, напомню, заносятся вручную и компьютером никак не изменяются.

Ячейка таблицы, у которой в нижнем слое есть формула для вычисления числа верхнего слоя, является ячейкой, в которую компьютер записывает результат. Вычислить его - забота компьютера.

2. Для удобства представления данных в EXCEL применяются различные форматы ячеек (числовой, денежный, научный, процент, дата и др.). Формат влияет только на внешнее представление данных в ячейке (в отличие от функций округления). Примеры форматов:

Содержимое ячейки	Формат	Результат
1234,567 1234,567 1234,5 1234,567 1234,5 1234,567 1234,567 0,23 1.4.96 1.4.96	Числовой 0 0,00 # ##0,00 Денежный # ##0 р. # ##0,00 р. Научный 0,00E+00 ##0,0E+0 Процент 0,00% Дата Д.ММ. ГГ. Д.МММ. ГГ.	1235 1234,57 1 234,50 1 235 р. 1 234,50 р. 1,23E+03 1,2E+3 23% 1.04.96 1.апр.96

Цифровой шаблон “0” используется для того, чтобы справа и слева от десятичного разделителя вывести не менее определенного количества цифр, добавляя, где необходимо нули. При использовании шаблона “#” незначащие нули справа и слева от десятичной запятой не выводятся. Присвоить формат ячейке или блоку ячеек, предварительно выделив их, можно с помощью команды Ячейки меню Формат или нажав правую кнопку мыши и набрав команду Формат ячеек.

В понятие формат ячейки входят также формат используемого шрифта, выравнивание, обрамление и заполнение, защита, которые задаются в диалоговом окне Формат ячеек или с помощью кнопок на панели инструментов (см. прил. 1).

3. Запуск EXCEL осуществляется двойным щелчком мыши на пиктограмме EXCEL. Вид экрана после запуска программы показан на рис. 1. Рассмотрим основные понятия и определения EXCEL.

Рабочие книги - это файлы с расширением .xls, которые могут содержать один или несколько рабочих листов.

Рабочие листы - это непосредственно таблицы и диаграммы EXEL. Переход от одного листа к другому выполняется с помощью ярлычков, расположенных внизу листа (см. рис. 1).

Рис. 1. Вид экрана при запуске EXCEL.

Ячейки таблицы в EXCEL расположены на пересечении столбцов и строк, которые обозначаются А, В, С, … и 1, 2, … соответственно. Таким образом, адрес ячейки формируется из названия столбца и номера строки, например А1, В12. Всего рабочий лист может содержать 256 столбцов и 16384 строк.

Активная ячейка - это ячейка, в которой установлен курсор. Она выделяется темной рамкой. Переход между ячейками производится с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Интервал (или блок) ячеек задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием, например А1:C4; B1:B10. Для выделения блока ячеек можно использовать мышь (перемещать при нажатой левой кнопке) или клавиши управления курсором при нажатой клавише Shift.

Для выделения столбца или строки следует щелкнуть мышью по заголовку нужного столбца или нужной строки. Одним из приемов выделения несмежных областей (например, A1:A10 и C1:C10) является использование мыши при нажатой клавише Ctrl.

Выделенные элементы таблицы или рабочего листа перемещаются и копируются с помощью мыши (метод drag & drop), либо через буфер обмена (команды Вырезать, Копировать, Вставить меню Правка).

Ввести данные можно непосредственно в активную ячейку, либо набрав их в строке формул и нажав клавишу Enter. Если текст не помещается в активной ячейке, он автоматически распространяется на соседнюю ячейку. Если не помещается число - ячейка заполняется символами “#”.

^{Список литературы}

Информатика. Под редакцией П.П. Беленького; Ростов-на-Дону Феликс 2002 г.

Информатика. Базовый курс. Под редакцией С.В. Симановича; Санкт-Петербург 2000 г.

Лесничая И.Г. Информатика и информационные технологии. Конспект лекций: учебное пособие /И.Г.Лесничая, Ю.Д.Романова. – М.: Эксмо, 2006. – 304 с. – (Полный курс за три дня).

Информатика. В.А. Острейковский; Москва, Высшая школа, 1999 г.