4. Внешние переговоры, например с прессой, общественностью или правительством.

Некоторые участники переговорного процесса рассматривают внешних участников (например, представителей прессы) как какой-то раздражитель. Они пытаются скрыть информацию и избегают каких-либо контактов с журналистами. Такая тактика часто дает обратный результат, так как СМИ самостоятельно создадут и представят на суд общественности картину, базирующуюся на инсинуациях и слухах. Как правило, некоторую информацию все-таки следует предоставлять внешним участникам, при этом форма собственного выставления на суд общественности должна быть тщательно одобрена и согласована с противоположной стороной.

Таким образом, горизонтальные переговоры за столом друг против друга являются единственной видимой частью переговорного процесса. Между тем за кулисами скрыты не менее важные аспекты переговоров. Владения чисто техническими приемами переговоров часто бывает недостаточно для достижения желаемого соглашения.

3. Оформление и анализ результатов переговоров.

После переговоров целесообразно письменно подтвердить их содержание, например, оформить протокол или заключить договор.

При комплектации состава участников переговоров ответст­венный за их проведение должен назначить лицо, которое будет вести записи содержания переговоров. Следует подчеркнуть, что стенографирование и магнитную запись коммерческих перегово­ров делать не принято. Это расценивается как проявление недове­рия и желания поймать партнера на слове.

Работник, которому поручена запись переговоров, кратко от­мечает основные позиции сторон, разногласия и договоренности. После окончания переговоров он расшифровывает свои пометки и составляет запись переговоров, которая подлежит утверждению ответственным за ведение переговоров, подшивается в досье дого­вора и вводится в компьютерный файл договора. На основании достигнутых на переговорах договоренностей работники опера­тивных коммерческих групп и отделов вносят обязательства сто­рон в свои комплексные планы с указанием контрольного срока их исполнения и контроля.

Одновременно с составлением записи переговоров тот же или другой назначенный участник переговоров составляет справку на фирму контрагента, в которую заносятся все сведения о контр­агенте, полученные в ходе беседы. Но это отнюдь не значит, что партнера нужно специально выспрашивать по составленной про­грамме.

В справку на фирму могут входить такие сведения, как ее орга­низационно-правовая форма, величина уставного капитала, структурная схема управления, число работающих, номенклатура выпускаемых, закупаемых и сбываемых товаров, объем выпуска и товарооборота, система сбыта и любые другие сведения о фирме. Одновременно с этим даются персональные характеристики уча­ствовавших в переговорах представителей контрагента: пьет, курит, сдержан или раскован, упорен в своей позиции или склонен к компромиссам, на каком направлении коммерческой деятельнос­ти специализируется, положение на фирме, пределы полномочий и т.д. Справка подписывается ее составителем и помещается в компьютерное досье на фирму. Накопление справочных материа­лов на контрагентов является процессом создания «золотого запа­са» коммерческой фирмы, обеспечивающего возможность другим работникам, назначенным на следующие переговоры с тем же контрагентом, заранее быть сориентированными в важных харак­теристиках его работы. В компьютерные данные на контрагентов желательно направлять исходные и конечные материалы по предъявлению и решению рекламаций на товары, а также мате­риалы других претензий к этой фирме. Если контрагент проявил себя с особенно положительной стороны в выполнении обяза­тельств, то такие сведения также полезно вводить в его компью­терное досье. Все эти справки обычно сосредоточиваются в отделе маркетинга и цен и доступны всему руководству и оперативному составу фирмы.

Составление записей переговоров и справок на фирмы — это практика, применяемая всеми хорошо организованными компа­ниями. Не стоит сомневаться, что после переговоров представите­ли иностранного контрагента, вернувшись в отель, составят и за­пись переговоров, и справку на Вас и Вашу фирму.

Если в результате переговоров не удалось прийти к подписа­нию обязывающего стороны договора или соглашения, но для фирмы желательно зафиксировать достигнутые договоренности для последующего развития сотрудничества, можно подписать протокол о намерениях (Letter of intent).

В тех случаях, когда контрагент отказывается подписывать протокол о намерениях, но фирма все-таки хотела бы зафиксировать хотя бы частичный про­гресс в переговорах, чтобы впоследствии не возвращаться к уже согласованным вопросам, можно составить памятную записку (меморандум), подписать ее с двух сторон или хотя бы со своей стороны и экземпляр вручить контрагенту.

Ни протокол о намере­ниях, ни тем более меморандум не имеют обязательной юридичес­кой силы, но в моральном плане привязывают контрагента к ранее согласованным решениям. Естественно, что подписанные прото­колы о намерениях и меморандумы подшиваются в досье кон­трактов и соглашений, а также вводятся в компьютерные досье.

Независимо от того, были переговоры успешными или без­результатными, их итоги должны быть обсуждены в фирме и проанализированы.

Для анализа результатов переговоров необходимо использовать следующие позиции.

1. Достижение цели (чего достигли и чего не достигли).

2. Причины достижения данных результатов, выводы на бу­дущее.

3. Подготовка переговоров (хорошо ли мы подготовились: по содержанию; по составу участников; по методике; по организации).

4. Настрой на партнера (правильно ли мы настроились на партнера, на его интересы, цели, уровень знаний).

5. Свобода действий в рамках переговоров (были ли использованы все имеющиеся возможности для достижения соглашения).

6. Эффективность аргументации (какие аргументы были убедительными для партнера, почему; какие аргументы он отклонил, почему?).

7. Необходимость компромисса (пришлось ли в ходе перего­воров пойти на уступки, почему? Как теперь можно оценить их последствия).

8. Участие коллектива — «команда» (оптимальным ли был состав «команды»).

9. Атмосфера переговоров (что способствовало созданию кон­структивной, доброжелательной атмосферы, что препятствовало? Наше поведение, поведение партнеров).

10. Обеспечение успеха. Что помогло найти «полянку взаи­модействия». Каковы перспективы развития отношений с партнером?

11. Недостатки. Что следует предпринять в связи с тем, что поставленные цели не были достигнуты?

12. Предложения для успешного решения задач в будущем.

Вопросы для самоконтроля:

2. Из каких трёх стадий состоят деловые переговоры в коммерции?

3. Какими документами оформляются результаты переговоров?

4. Какие переговоры называются ознакомительными?

5. Есть ли необходимость обсуждать итоги переговоров в фирме?

6. Какими могут быть переговоры в зависимости от цели?

7. Что относятся к организации переговоров?

8. Какие виды переговоров рекомендуется проводить при обсуждении условий контракта купли-продажи?

9. Как называется документ, представляющий собой претензии к другой стороне?

10. Каким образом следует фиксировать результаты переговоров?

11. Что является особенностью партнёрского подхода к ведению переговоров?