III. Алгоритм организации делового совещания.

Деловое совещание включает три этапа: подготовительный, основной, заключительный.

I. Подготовительный этап.

На данном этапе необходимо:

1. Определить тему и цель совещания.

Тема совещания – это предмет обсуждения. Тема должна быть актуальной, конкретно сформулированной. Важно выносить на совещания лишь те темы, которые не удаётся решить отдельным специалистам в рабочем порядке и требуется коллективное осмысление.

Цель совещания – это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы.

2. Определить время и место проведения делового совещания.

Целесообразно проводить деловые совещания в определённый день недели, желательно в конце рабочего дня или во второй половине дня.

Не стоит часто проводить внеплановые совещания, так как они выбивают людей из рабочего ритма, снижают культуру делового общения.

Длительность совещания не должна превышать полутора – двух часов.

3. Определить участников делового совещания и пригласить их на встречу.

Оптимальное число участников совместных обсуждений 6 – 7 человек. Увеличение числа приглашённых снижает коэффициент участия, одновременно удлиняя совещания.

Пригласить участников на встречу можно письменно (с помощью извещения) или устно (по телефону).

4. Выработать повестку дня (повестку совещания).

Повестка дня – это первый документ, который оставляется при подготовке совещания. Повестка совещания – это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и содержащий следующую информацию:

- тема совещания;

- цель совещания;

- перечень обсуждаемых вопросов;

- время начала и окончания совещания;

- место, где оно будет проходить;

- фамилии и должности докладчиков;

- время отведённое на выступления и обсуждение проблемы.

Повестка дня должна быть небольшой. На обсуждение желательно выносить один- два основных вопроса и несколько мелких, которые можно решить быстро. Необходимо строго соблюдать повестку дня, только в этом случае цель будет достигнута.

Таким образом, когда участники совещания заранее информированы о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем.

5. Подготовить необходимые материалы (тезисы доклада, информационные материалы).

II. Основной этап.

Включает 3 стадии: начало делового совещания, непосредственно деловое совещание, завершение делового совещания.

1. Начало делового совещания.

Задачи данной стадии:

- установление контакта с участниками совещания;

- создание приятной атмосферы;

- привлечение внимания к предмету разговора;

- пробуждение интереса.

Начинается совещание с установления контактов. Для этого руководителю необходимо правильно организовать встречу собеседников. Руководитель должен поприветствовать каждого участника совещания. Помимо этого, необходимо использовать приём активного внимания, в частности, визуальный контакт.

Совещание должно начинаться точно вовремя. В начале совещания необходимо согласовать с участниками правила совместной работы: регламент для выступлений, порядок принятия решений, время завершения работы совещания. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

2. Непосредственно деловое совещание.

На данном этапе руководитель формулирует цели и задачи предстоящей работы, озвучивает круг вопросов, которые необходимо будет решить в ходе совещания.

Содержание данной стадии зависит от типа и продолжительности совещания. Как правило, после вводного слова руководителя, предоставляется поочерёдно слово другим участникам совещания. Далее следует ряд вопросов. Осуществляется дискуссия и принимаются необходимые решения.

При проведении проблемного совещания, как правило представляется доклад по рассматриваемой проблеме. Заранее на подготовительном этапе выбирается специалист, который должен подготовить выступление. Докладчик должен дать объективную информацию, указать различные точки зрения по рассматриваемому вопросу, если они существуют, привести их характеристики, а затем изложить свою точку зрения. Основному докладчику предоставляется 15-20 минут, содокладчикам – 5-10 минут. После того, как доклады изложены задаются вопросы, может развернуться дискуссия.

Данная стадия включает: вступительное слово ведущего (ведущий формулирует тему совещания, цели и задачи предстоящей работы, озвучивает круг вопросов, которые необходимо будет решить в ходе совещания), вы­ступления участников совещания; вопросы и дискуссию; принятия проекта постановления (решения).

Во вступительном слове характеризуется сама проблема, вынесенная на обсуждение, обозначаются пути ее ре­шения, дается анализ существующего положения дел и пути его изме­нения, зачитывается повестка дня.

Начинается данная стадия со вступительного слова ведущего, которое длится 3-4 минуты. За это время ведущий должен сообщить [8]:

- тему совещания;

- цели и задачи предстоящей работы;

- озвучивает круг вопросов, которые необходимо будет решить в ходе совещания.

После вступительного слова ведущего следуют выступления участников. Выступления участников состоят из двух частей: в первой дается констатирующая информа­ция (это могут быть итоги проделанной работы, результаты процессов, оценка сложившейся ситуации и т.д.), во второй рисуется перспектива деятельности (планы на будущее, аспекты конкретных действий, при­зывы и т.д.). Общими требованиями к речи выступающих являются требования точности, убедительности, краткости, ясности и доступ­ности.

Выступление участников может прерываться только ведущим совещания при уклонении от темы выступления или в результате превыше­нии временных рамок выступления. Остальные участники не имеют права переби­вать выступающих и вмешиваться в их монолог. Регулирование хода обсуждения осуществляется ведущим с помощью вопросов:

У вас все по этому вопросу?

Вы еще что-то хотите добавить?

Сколько минут вам потребуется для того, чтобы завершить свою мысль?

Кто еще xочет высказаться по данному вопросу?

После выступления каждого участника следует ряд вопросов. Осуществляется дискуссия и принимаются необходимые решения.

Совещание и собрание — это протокольные жанры. Это означает, что они проходят в обстановке строгой официальности, обусловлен­ной фиксацией устной речи, ведением протокола. То есть ход совещания протоколируется. Для протоколирования приглашается секретарь, который в соответствии с нормами и правилами должен записать и оформить протокол встречи или протокол ведёт лицо, которое назначено руководителем из числа присутствующих. В протоколе должны быть отражены следующие моменты: дата, время начала и окончания делового совещания, присутсвующие, рассмотренные вопросы, постановления по каждому вопросу, окончательное резюме принятого решения.

3. Завершение делового совещания.

На данной стадии руководитель должен:

- подвести итоги, чётко сформулировать решения, принятые в ходе коллективного обсуждения;

- целесообразно выяс­нить у присутствующих, все ли правильно поняли принятое решение. Следует обратиться к присутствующим с такой фразой: «Мы сейчас договорились... Все ли согласны с этим?»;

- назвать ответственных исполнителей;

- установить сроки выполнения;

- по возможности определить повестку и сроки последующего делового совещания.

III. Заключительный этап.

На данном этапе необходимо:

- проанализировать ход и результаты совещания, выявить сильные и слабые стороны;

- внимательно просмотреть протокол совещания;

- размножить и разослать краткий протокол тем, кто будет выполнять принятые решения;

- контролировать ход и выполнение решений.