2. Документальне оформлення руху готівки в касі. Порядок внесення та отримання готівки із поточного рахунку в банку.

Касові операції оформляються прибутковими та видатковими касовими ордерами, типові форми і порядок заповнення яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 15.02.1996 р. № 51 „Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій” і мають застосовуватися усіма підприємствами.

Документом, на підставі якого приймають у касу готівку, є Прибутковий касовий ордер (тип. ф. КО-1) підписаний головним бухгалтером або особою на те уповноваженою. Готівку зкаси видають за Видатковим касовим ордером (тип. ф. КО-2), Платіжними відомостями та іншими документами, засвідченими спеціальним штампом, який замінює касовий ордер і підписами керівника та головного бухгалтера підприємства чи осіб на це уповноважених.

При видачі готівки за видатковим касовим ордером касир вимагає від особи надання документа, що засвідчує особу одержувача, записує назву і номер документа, коли і ким він виданий.

Готівку касир видає тільки особі, указаній у видатковому касовому ордері за паспортом або документом, який його замінює. Якщо готівка видається за дорученням, оформленим в установленому порядку в касовому ордері після прізвища одержувача грошей бухгалтерією записується прізвище особи, якій доручено отримати готівку.

Оплата праці, виплата допомоги по тимчасовій непрацездатності, стипендій, пенсій і премій виконується касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями, за складанням видаткових касових ордерів після закінчення видачі.

На титульному аркуші платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться підпис керівника та головного бухгалтера, що дозволяє видачу готівки, і терміни видачі на загальну суму готівки. По закінченні видачі готівки в терміни, обумовлені Положенням про ведення касових операцій, касир зобов’язаний у платіжній відомості навпроти прізвища осіб, яким не виплачено зарплату, допомогу, стипендію, пенсію або премію, поставити штамп або зробити помітку від руки „Депоновано” і скласти реєстр депонованих сум. Депоновані суми належить здати в установу банку і на здані кошти складається один загальний видатковий касовий ордер.

Всі прибуткові і видаткові касові ордери та документи, що їх замінюють, виписують в бухгалтерії чітко і ясно чорнилом або пастою кулькових ручок. Жодних виправлень у цих документах роботи не дозволяється, забороняється також видавати прибуткові і видаткові касові документи особам, які вносять або одержують гроші.

Всі прибуткові і видаткові касові ордери та документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструють в бухгалтерії в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (тип. ф. КО-3).

Надходження і видачу грошей обліковують у Касовій книзі (тип. ф. КО-4), записи до якої робить касир відразу після одержання або видачі грошей за кожним ордером чи документом, який його замінює. Наприкінці кожного робочого дня касир підсумовує операції за день, визначає залишок грошей у касі на наступний день і передає до бухгалтерії відривний листок касової книги з копіями записів за день та доданими прибутковими та видатковими касовими документами, як звіт касира, під розписку у касовій книзі. Підприємство веде тільки одну касову книгу. Вона повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена сургучною печаткою. На останній сторінці вказують кількість пронумерованих сторінок, яка засвідчується підписами керівника підприємства та головного бухгалтера.

Бухгалтерська обробка звітів касира полягає в старанній перевірці правильності оформлення прибуткових і видаткових касових документів, відповідності записів у звіті даним доданих до нього документів, підрахунок підсумків операцій за день і залишків на початок і кінець робочого дня. Повинні бути також звірені суми одержаної і зданої готівки в установи банків з відповідними виписками банків по поточних рахунках. Після перевірки касового звіту в спеціальній графі проставляються кореспондуючі рахунки.

У строки встановлені керівником підприємства, але не рідше одного разу на квартал на кожному підприємстві проводиться раптова ревізія каси, про що складають відповідний акт. При проведенні документальної ревізії слід також перевірити наявність готівки в касі, усі касові документи і записи до касової книги. Результати ревізії оформляють актом, у якому фактичний залишок касової готівки зіставляють з даними обліку, що дає можливість визначити нестачу або надлишок грошових коштів. Акт необхідно оформляти у день ревізії каси і підписати членам ревізійної комісії. У випадках, коли буде встановлено нестачу або надлишок комісія повинна вимагати від касира письмове пояснення.

По факту отримання від касира касового звіту бухгалтер узагальнює в ньому наведені суми, що ідуть під одними бухгалтерськими рахунками і переносить обороти по дебету і кредиту рахунка 30 „Каса” у журнал-ордер 1 і відомість 1 при журнально-ордерній формі обліку.

Для здійснення операцій на поточному рахунку підприємством до уповноваженого банку подаються оформлені належним чином відповідні первинні документи. Здійснення такого роду операцій вимагає від бухгалтера, в свою чергу, не лише знання за допомогою якого документа можна здійснити ту чи іншу операцію, а також вміння їх правильно заповнювати і опрацьовувати.

Виходячи з цього, документи, за допомогою яких проводяться операції на поточному рахунку у банку, можна поділити на три групи:

1) документи, за допомогою яких суб'єкт господарювання забезпечує взаємозв'язок між поточним рахунком і касою

підприємства (заява на отримання чекових книжок, грошова чекова книжка, об'ява про внесення готівки);

2) документи, за допомогою яких суб'єкт господарювання здійснює розрахунки із іншими суб'єктами господарювання в обох напрямках (платіжне доручення, платіжна вимога-доручення);

3) документи, за допомогою яких здійснюється списання сум недоїмок до бюджету за податками і які стягуються у безспірному порядку (платіжна вимога, інкасове доручення-розпорядження).

Враховуючи поділ документів на три групи, розглянемо спочатку документи, за допомогою яких суб'єкт господарювання забезпечує взаємозв'язок між поточним рахунком у банку і касою підприємства.

Для отримання належних готівкових коштів із банку у касу підприємства використовують чек грошової чекової книжки. В свою чергу для отримання як грошової, так і розрахункової чекової книжки до установи банку подається "Заява на отримання чекових книжок"

Заява на отримання чекових книжок може бути оформлена як рукописно, так із використанням технічних засобів. Для надання юридичної сили на заяві ставляться підписи керівника і головного бухгалтера, а також печатка підприємства, чим засвідчується прізвище і підпис особи, яку направляють для виконання даної операції до банку.

На всіх чеках, які входять до чекової книжки (грошової або розрахункової) установою банку проставляється відповідна нумерація і назва того підприємства, якому вона видається.

Отримуючи зазначені чекові книжки, касир підприємства власноручно підписується на поданій ним до банку заяві, чим засвідчує належність йому затвердженого на підприємстві підпису на отримання чекових книжок.

Зауважимо, що по грошовій чековій книжці встановлення різного роду грошового ліміту не передбачено, оскільки вона використовується лише з метою отримання підприємством готівки з банку до каси підприємства.

Для отримання готівки з банку до каси підприємства головний бухгалтер оформляє вручну чек грошової чекової книжки, який касиром передається до банку.

Отриманні гроші оприбутковуються у касі прибутковим касовим ордером, в якому зазначають, що підставою для здійснення надходжень до каси став чек №.

По факту закінчення чеків грошової чекової книжки до банку подається нова заява на одержання чекових книжок, до якої додаються корінці попередньої.

Для передачі готівки із каси до банку касиром підприємства оформляється вручну "Об'ява про внесення готівки".

Зауважимо, що на об'яві про внесення готівки:

1) підписи керівника, головного бухгалтера і печатка підприємства не ставляться;

2) касир підприємства підписується лише один раз на першій (верхній) частині об'яви про внесення готівки;

3) нумерацію об'яви про внесення готівки (номери об'яви, квитанції і ордера) проставляють всі під одним номером у банку по факту надходження, незважаючи на те, що сама об'ява є вихідним документом з підприємства.

Відразу після здачі грошей у банк касиру підприємства видається на руки середня частина об'яви про внесення готівки (квитанція), яка містить відмітки банку про зарахування внесених коштів на поточний рахунок.

Представлення на підприємстві квитанції від об'яви про внесення готівки є безпосереднім свідченням здачі грошей до банку, на підставі чого у бухгалтерії оформляється видатковий касовий ордер, в якому зазначають, що підставою для здійснення операції стала квитанція №

Документи, за допомогою яких підприємство здійснює розрахунки з іншими суб'єктами підприємницької діяльності (або за допомогою яких суб'єкти підприємницької діяльності здійснюють розрахунки з підприємством), є "Платіжне доручення" та "Платіжна вимога-доручення".

Розрахунки із застосуванням платіжних доручень

Платіжне доручення (далі — доручення) — документ, який являє собою письмово оформлене доручення клієнта банку, що його обслуговує, на перерахування визначеної суми коштів зі свого рахунку.