13. Документальне оформлення руху виробничих запасів та мшп.

Усі операції, пов'язані з надходженням, переміщенням та вибуттям матеріальних цінностей, підприємства оформляють відповідними первинними документами з обліку сировини й матеріалів — як типової форми, так і спеціалізованими.

Виробничі запаси (сировина, паливо, запасні частини, будівельні матеріали та ін.) надходять на підприємства в основному від постачальників, взаємовідносини з якими регулюються на підставі договорів постачання. На матеріали, придбані у постачальників, одержують розрахункові документи (рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, залізничні накладні, вантажні митні декларації, податкові накладні тощо) та інші документи (специфікації, сертифікати, паспорти, посвідчення на якість і т. ін.). Ці документи обов'язково реєструються в Журналі обліку вантажів, що надійшли (ф. М-1).

Для одержання виробничих запасів зі складу постачальника уповноваженій особі (експедитору) в бухгалтерії виписується довіреність (ф. М-2), що підписується керівником, головним бухгалтером підприємства і засвідчується печаткою господарства. Порядок видачі та повернення довіреностей встановлено Інструкцією про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей на облік запасів одержання цінностей, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 16.15.1996 р. № 99. При видачі довіреності реєструють у Журналі реєстрації довіреностей (ф. М-3) і видають під розписку в ньому. Журнал має бути пронумерований, прошнурований та скріплений печаткою і підписами керівника та головного бухгалтера підприємства. Довіреність на одержання цінностей видають лише тим особам, які працюють на даному підприємстві. Термін дії довіреності встановлено в межах 10 днів. Бухгалтерія слідкує за використанням довіреностей: робить відмітки у спеціальній графі про надходження матеріалів на склад або про анулювання довіреності, якщо її повернено без виконання. Особа, якій видано довіреність, зобов'язана не пізніше наступного дня після кожного випадку доставки на підприємство одержаних за довіреністю цінностей, незалежно від того, одержано цінності за довіреністю повністю чи частково, подати працівнику підприємства, який здійснює виписування та реєстрацію довіреностей, документ про одержання нею цінностей та їх здачу на склад або матеріально відповідальній особі. Використана довіреність залишається у постачальника при першому відпуску товарів. Невикористані довіреності слід повернути працівнику бухгалтерії не пізніше наступного дня після закінчення терміну дії довіреності.

Про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності у журналі реєстрації довіреностей робиться відмітка про номери документів на одержані цінності або про дату повернення довіреності. Повернені невикористані довіреності гасяться написом «Невикористана» і зберігаються протягом терміну, встановленого для зберігання первинних документів.

Особам, які не відзвітували про використання довіреності або не повернули невикористану довіреність, термін дії якої закінчився, нова довіреність не видається.

Бланки довіреностей є документами суворої звітності й облічуються на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку». Списують використані бланки довіреностей по актах типової форми М-2а, затверджених керівником підприємства. Акт складають не рідше одного разу на квартал.

Одержані зі сторони виробничі запаси повинні бути своєчасно оприбутковані складом. Запаси, що надходять, перевіряють за асортиментом, кількістю (рахунком, вагою, обсягом). Одержані запаси приймають і за якістю, зазначеною у супровідних документах. Матеріально відповідальна особа (завскладом, комірник) приймає матеріали після зважування, підрахунку, замірювання тощо й порівняння фактично прийнятої кількості з даними, зазначеними в супровідних та платіжних документах. Прийняту кількість матеріалів завідуючий складом оформляє На¬кладною (внутрішньогосподарського призначення) (ф. № 87) або Прибутковим ордером (ф. М-4). Складати накладну можна у двох примірниках, перший з яких залишається на складі й використовується для ведення складського обліку, а другий з підписом завідуючого складом, що підтверджує одержання цінностей, разом із документами постачальника експедитор здає у бухгалтерію, звітуючи тим самим про використання виданої довіреності. За невідповідності матеріалів, що надійшли, їх асортименту, якості або кількості, зазначеним у документах постачальника, складають Акт про приймання матеріалів (ф. М-7) або комерційний акт.

Виробничі запаси можуть надходити в господарство через підзвітних осіб у порядку їх придбання за готівку в магазинах, на ринку, ярмарках, у населення. До звіту про витрачені суми на придбання матеріалів додаються первинні документи, що підтверджують факт купівлі (рахунки, чеки магазинів, податкові накладні та ін.).

Факт купівлі (продажу) товару у фізичної особи — суб'єкта підприємницької діяльності підтверджується чеком реєстратора розрахункових операцій. Проте багато приватних підприємців можуть не використовувати РРО й не видавати касового чека. Тоді виправдним документом на оприбуткування матеріалів є розрахункова, квитанція або товарний чек. Якщо підприємець є платником ПДВ, у разі купівлі на суму, що перевищує 20 грн., він зобов'язаний надати і податкову накладну.

Придбання матеріалів на ринку у звичайного громадянина (непідприємця) оформляють «Актом закупівлі» (відомістю закупівлі). Він повинен містити такі реквізити: найменування документа, дату і місце складання акта, прізвище, ім'я по батькові продавця та прізвище, ім'я, по батькові і посаду покупця — підзвітної особи підприємства, найменування підприємства, ідентифікаційний код продавці або відомості з паспорта продавця, найменування товару, ціну одиниці товару, обсяг проданого товару, суму виплачених продавцю коштів, суму утриманого податку доходів фізичних осіб, підпис продавця про одержані кошти і покупця — про виплачені. Один примірник акта залишається у покупця і слугує підставою для оприбуткування товару, а другий — у продавця.

Разова видача ТМЦ зі складу проводиться на підставі Накладної (внутрішньогосподарського призна¬чення) (ф. № 87 або ф. М-11). Накладну, як правило, виписують у двох примірни¬ках, один із яких передають на склад, а другий залишають в одержувача цінностей. При систематичному відпуску виробничих запасів на виробничі потреби застосовують Лімітно-забірні карти на одержання матеріальних цінностей (ф. №117) та Лімітно-забірні карти спеціалізованої форми (для запасних частин) (ф. № 117а). У цих документах здійснюється поточний контроль за дотриманням лімітів відпуску матеріалів на виробництво. Лімітно-забірні карти виписує бухгалтерія на один чи кілька номенклатурних номерів матеріалів і, як правило, на один шифр витрат у двох примірниках терміном на один місяць. Один примірник лімітно-забірної карти до початку місяця передають одержувачу, а другий — складу. Завскладом при відпуску виробничих запасів фіксує в обох примірниках карти дату та кількість виданих матеріалів.

Можна використовувати типові форми лімітно-забірних карт. Форму М-8 використовують для здійснення багаторазового відпуску одного номенклатурного номера матеріалів протягом місяця. За ф. М-9 відпускають лімітовані матеріали чотири рази на відповідний об'єкт обліку, вказуючи дати відпуску і залишок ліміту після кожної видачі.

Лімітно-забірну карту за ф. М-28 використовують для відпуску матеріалів на конкретний будівельний об'єкт і ведуть протягом усього періоду його будівництва. Вона знаходиться у виконавця робіт. Одночасно ведуть щомісячну ф. М-28а, що знаходиться на складі. При видачі матеріалів комірник підписується у ф. М-28, а одержувач — у ф. М-28а. У кінці місяця виконавець робіт заповнює графу 1 ф. М-28 про залишок матеріалів на об'єкті на кінець місяця. Розраховується фактична витрата матеріалів на об'єкт. Після перевірки записів у ф. М-28 бухгалтерія, якщо об'єкт будівництва не завершено, повертає її виконавцю робіт для продовження використання.

Фактичні витрати нафтопродуктів визначають на основі Подорожніх листів вантажного автомобіля (ф. № 2), Облікових листів тракториста-машиніста (ф. № 67), Подорожніх листів легкового автомобіля (ф. № 3) та ін., дані з яких заносять у накопичувальні відомості обліку використання машинно-тракторного парку або накопичувальні відомості обліку роботи вантажного автотранспорту.

Для оформлення відпуску виробничих запасів у порядку продажу застосовують Товарно-транспортні накладні (ф. № 1-ТН). При доставці власним автотранспортом їх виписують у трьох примірниках: один, із підписом водія, залишають у пункті відправлення, а решту, завірені підписами та печатками (штампами) вантажовідправника та з підписом водія, вручають водієві; з них один передають товароодержувачу, відповідальному за приймання вантажу, а інший, з відміткою про приймання вантажу, повертають сільськогосподарському підприємству (залишається у водія для підтвердження обсягу перевезення вантажів й нарахування заробітної плати). При перевезенні вантажів залученим транспортом товари транспортні накладні виписують у чотирьох примірниках, два з них залишаються у водія автотранспортної організації.

Для обліку запасів сільськогосподарські підприємства можуть використовувати інші типові форми первинного обліку, затверджені наказом Міністерства статистики України від 21.06.1996 р. № 193: акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів (ф. М-10), накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (ф. М-11), відомість обліку залишків матеріалів на складі (ф. М-14), акт приймання-передачі обладнання у монтаж (ф. № 15а), акт про приймання обладнання (ф. М-15), сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу (ф. М-18) та ін.

Куповані МШП оприбутковують на підставі рахунків-фактур постачальників, інших супровідних і платіжних документів (товарно-транспортні накладні, специфікації, сертифікати, посвідчення на якість, податкові накладні, товарні чеки, чеки ЕККА, акти закупки та ін.). На оприбуткування МШП власного виробництва складають накладні (внутрішньогосподарського призначення), акти, наряди.

Аби забезпечити збереження МШП, їх до відпуску в експлуатацію маркують із зазначенням назви підприємства. Маркування проводиться фарбою, клеймуванням, кріпленням жетона тощо.

Зберігання спецодягу, спецвзуття та засобів індивідуального захисту здійснюється у спеціально обладнаних приміщеннях, і лише в окремих випадках ці предмети залишаються в неробочий час у працівників. Обов'язки догляду за спецодягом, спецвзуттям та запобіжними засобами (хімчистка, прання, знепилювання, дегазація, дезактивізація, знешкодження і ремонт) покладаються на власника підприємства і за його рахунок у терміни, встановлені з урахуванням виробничих умов. А якщо власник не вжив відповідних заходів, то він мусить відшкодовувати документально підтверджені витрати працівника з догляду за цими предметами.

У місцях експлуатації, де є багато різного інструменту, доцільно мати допоміжну комору й облічувати інструменти за жетонами. Для цього інструмент зберігають на спеціальних стелажах, де в кожне гніздо кладуть однойменний інструмент. Працівникам, які користуються цим інструментом, заздалегідь видають номерні жетони які відповідають їхнім табельним номерам. Одержавши той чи інший інструмент, робітник передає жетон комірнику, який кладе його у відповідне гніздо, де зберігають виданий інструмент. Коли робітник здав інструмент до комори, жетон йому повертають.

Відпуск за складу МШП на господарські потреби здійснюється на основі накладних (внутрішньогосподарського призначення) та лімітно-забірних карток на одержання матеріальних цінностей.

Облік господарського інвентаря, одержаного зі складу, матеріально відповідальна особа веде у двох картках, одна з яких заповнюється за номенклатурними номерами інвентаря, а друга — за окремими особами, яким інвентар видано в користування. Якщо господарський інвентар одержує зі складу безпосередньо особа, на яку покладена відповідальність за забезпечення його збереженості в цеху, відділенні та іншому структурному підрозділі, ця особа здійснює облік одержаного інвентарю в книзі (журналі), де вказуються найменування та коротка характеристика предметів, дата їх надходження в експлуатацію, вартість, відмітка про вибуття.

Документальне забезпечення руху спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів, інструментів, обліковуваних у складі МШП, здійснюється відповідно до вимог наказу Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів» від 22.05.1996 р. № 145 за типовими формами:

• МШ-1 — відомість на поповнення/вилучення постійного запасу інструментів (пристроїв);

• МШ-2 — картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів;

• МШ-3 — замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв);

• МШ-6 — особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв;

• МШ-7 — відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв;

• МШ-4 — акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів;

• МШ-5 — акт на списання інструментів (приладів) та їх обмін на придатні;

• МШ-8 — акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів. Облік операцій з видачі інструментів та пристосувань зі складу в роздавальні комори можна вести за двома варіантами. При першому варіанті операції по руху інструментів та пристосувань між складом і коморами підприємства оформляють¬ся накладними-вимогами чи лімітно-забірними картками. Інструменти, що стали непридатними, списуються на основі карток складського обліку.

При другому варіанті документальному оформленню підлягають лише операції по руху інструментів та пристосувань, пов'язані зі зміною запасів у роздавальних коморах. Цей варіант видачі інструментів називають методом обліку оборотного (обмінного) фонду інструментів в експлуатації. Комори обмінюють на складі непридатні, зношені інструменти на придатні, що не призводить до кількісної зміни запасів інструментів у коморах і тому не вимагається складання спеціального первинного документа на обмін. Документи виписують тільки на операції з доукомплектації роздавальних комор інструментами, яких не вистачає, або повернення на центральний склад інструментів, які є в надлишку.

Для обліку зміни запасу інструментів (пристосувань) у роздавальних коморах на тих підприємствах, на яких облік ведеться за принципом встановлення постійного оборотного (обмінного) фонду застосовується відомість ф. МШ-1. Відомість складається у двох примірниках начальником цеху разом із начальником інструментального або планового відділу за необхідності зміни норми постійного запасу інструментів і пристосувань. Один примірник відомості ф. МШ-1 знаходиться в інструментальному відділі, другий — у цеху. На підставі даних цієї відомості вносяться зміни до карток складського обліку матеріалів (ф. М-12) інструментально-роздавальної комори.

Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (ф. МШ-2) використовується для обліку МШП, виданих під розписку працівнику або бригадиру (для бригади) з роздавальної комори цеху для тривалого використання.

Замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв) (ф. МШ-3) застосовується для обліку інструментів, що передаються на заточування чи в ремонт. Цей документ використовується на тих підприємствах, на яких заточування і ремонт інструментів проводяться в централізованому порядку.

Для обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів, які видаються робітникам в індивідуальне користування, застосовується особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв (ф. МШ-6). Картка ведеться в одному екземплярі і зберігається у комірника цеху (відділку). У цій картці відображають і дані про рух предметів, у т. ч. повернення, вибуття. За автоматизованої обробки даних з обліку МШП особова картка не ведеться.

Рух видачі й повернення спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів у зв'язку з операціями з догляду (прання, дезінфекції, ремонту) та літнього зберігання відображають у відомості обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв (ф. МШ-7). Вона заповнюється у двох примірниках комірником цеху окремо на видачу і повернення МШП. Один примірник передається в бухгал¬терію, інший залишається у комірника.

Акт вибуття МШП (ф. МШ-4) складає начальник або відповідальна особа дільниці обліку на одного або декількох працівників в одному примірнику при поломці, псуванні та втраті МШП, а якщо МШП вибуває з вини працівника — у двох примірниках: один залишають на дільниці, а другий надсилають до розрахункового відділу бухгалтерії для утримання з працівника вартості поламаного, зіпсованого або втраченого МШП. Аби замінити непридатні або втрачені МШП на робочі, працівник повинен пред'явити комірнику акт вибуття МШП. Вибут¬тя та одержання працівником МШП комірник записує до картки обліку МШП (ф. МШ-2), а одержаний акт додає до акта списання МШП (ф. МШ-8) або до акта на списання інструментів (приладів) і обмін їх на придатні (ф. МШ-5).

Акт на списання інструментів (приладів) та обмін їх на придатні (ф. МШ-5) призначений для списання непридатних інструментів (приладів), що мають бути замінені придатними, якщо на підприємстві облік МШП ведуть за методом обмін¬ного (оборотного) фонду. Він передбачає постійне поповнення МШП на складі для їх обміну на непридатні. Акт складає комісія, створена наказом керівника підпри-ємства, в одному примірнику, на підставі разових актів вибуття МШП (ф. МШ-4), а візує начальник інструментального або планового відділу.

Працівник, якому потрібно замінити інструмент, подає акт комірнику цен¬трального інструментального складу. Комірник, у свою чергу, видає інструмент такого ж найменування, марки, розміру без оформлення вимог на відпуск або лімітно-забірних карт, а потім передає акт до бухгалтерії для відображення в обліку списання зі складу інструментів (приладів).

Акт на списання МШП (ф. МШ-8) складають в одному примірнику на підста¬ві разових актів вибуття МШП (ф. МШ-4) для списання морально застарілих, зно¬шених, непридатних для подальшого використання МШП, що мають бути передані до комори для утилізації.

Це узагальнена форма (акт) списання МШП, оскільки її оформлюють на кож¬ний вид МШП. Акт затверджує комісія, спеціально призначена наказом керівника підприємства. Після здавання списаних МШП в утиль акт разом з розпискою ко¬мірника про їх приймання передають до бухгалтерії підприємства.

На складах (коморах) кількісний облік МШП веде матеріально відповідальна особа (завідуючий складом, комірник) у картках складського обліку матеріалів (ф. М-12) або книгах складського обліку (ф. № 40). Записи у зазначені документи завскладом робить щодня по кожному первинному документу з надходження й ви¬буття МШП. У кінці місяця матеріально відповідальна особа на основі первинних документів і даних книг (карток) складського обліку складає у двох примірниках звіт про рух матеріальних цінностей. До звіту включаються лише ті види предметів, по яких був рух у звітному періоді.

Оцінка МШП, термін експлуатації яких не перевищує року або нормального операційного циклу, якщо він більший за рік, здійснюється при надходженні та ви¬бутті тими ж методами, що й інших запасів.

Для обліку й узагальнення інформації про наявність та рух МШП, що зна¬ходяться у складі запасів, призначено активний, балансовий, основний рахунок 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети». За дебетом рахунка відображається надходження (придбання, виготовлення) МШП, за кредитом — їх відпуск в екс¬плуатацію і списання нестач та втрат від псування таких предметів.

Аналітичний облік малоцінних та швидкозношуваних предметів ведеться за видами предметів по однорідних групах, встановлених, виходячи з потреб підпри¬ємства, в розрізі матеріально відповідальних осіб.