Документальное оформление и учёт расчётов с подотчётными лицами

1. Документальное оформление расчётов с подотчётными лицами.

2. Учёт расчётов с подотчётными лицами.

-1-

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность выдачи наличных денег подотчёт на командировочные расходы, хозяйственные нужды и представительские расходы.

Сумма аванса, выдаваемого подотчет на командировку, определяется по предварительному расчёту стоимости проезда, расходов по найму жилого помещения, суточных. Перед отправлением работника в командировку необходимо по предприятию издать приказ, в котором указывается, какой работник и куда направляется в командировку, срок и цель командировки. Перед отъездом работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем и скрепленное печатью. В нём делаются отметки о датах выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы. Лица, убывающие в командировку, должны быть отмечены в Журнале регистрации работников, направляемых в командировку. В течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки работник должен составить отчёт о выполнении задания по командировке и авансовый отчёт. В авансовом отчёте указывается, сколько денег и на какие цели было израсходовано во время командировки. Каждая отражённая в нём сумма, за исключением суточных и расходов за пользование постелью, если поезд ночной, должна быть подтверждена документом. Все документы прилагаются к авансовому отчету. Оплата суточных производится по установленным нормам: многодневные командировки – 22 000 руб. за каждый день, однодневные -15 000 руб. за каждый день; если при оплате жилья не предоставлена квитанция, то по 6 500 руб. за каждую ночь пребывания в командировке.

Авансы на хозяйственные нужды выдаются на срок не более трёх рабочих дней, если расходы производятся в месте расположения предприятия и на срок не более 10-ти рабочих дней, если расходы производятся вне места предприятия. Аванс в размере одной базовой величины может быть выдан на срок до 30-ти рабочих дней. В начале года на предприятии руководителем должен быть издан приказ, в котором отражается список работников, имеющих право получать деньги подотчёт на хозяйственные нужды. В течение трёх рабочих дней после истечения срока, на который выдавался аванс, подотчётное лицо должно представить авансовый отчёт об израсходованных суммах либо вернуть деньги в кассу предприятия. В качестве оправдательных документов к авансовому отчёту должны быть приложены различные чеки.

Представительские расходы - расходы на приём и обслуживание иностранных делегаций. До приезда делегации необходимо издать приказ о приёме иностранной делегации, в котором указывается, цель визита, время пребывания делегации, количество членов, и назначается ответственный за организацию приёма делегации. Затем разрабатывается программа пребывания иностранной делегации. Составляется и руководителем утверждается смета расходов на приём делегации с указанием конкретных статей расходов и сумм, выделяемых на это по нормам. Утверждённая смета является основанием для выдачи подотчёт ответственному за приём денежных средств. По результатам приёма иностранной делегации подотчётное лицо в течение трёх рабочих дней должно представить авансовый отчёт с приложением всех оправдательных документов. После этого составляют смету фактических расходов и акт на списание расходов на приём и обслуживание делегации.

Суммы, выданные подотчёт, разрешается расходовать подотчётным лицам только на те цели, на которые они выданы. Передавать аванс другому лицу запрещается. Новый аванс выдается только после полного отчёта по ранее выданному.

Бухгалтер, получив авансовый отчёт, должен его обработать и произвести записи в журнале-ордере №7.

-2-

Для учёта расчётов с подотчётными лицами предназначен активно-пассивный счёт 71 «Расчеты с подотчётными лицами», по дебету которого отражается выдача денег подотчёт, а по кредиту - их списание.

№	Содержание операции	Дебет	Кредит
1	Выдан из кассы аванс подотчетному лицу	71	50
2	Списываются расходы по командировке в пределах установленных норм	20,25,26,44	71
3	Списываются расходы по командировке сверх установленных норм суточных или если авансовый отчёт сдан по истечении трёх рабочих дней (у работника данные суммы облагаются подоходным налогом, который отражается проводкой Дт 71 Кт 68)	92/2	71
4	Получены материалы от подотчётных лиц	10	71
	Одновременно отражается НДС	18/3	71
5	Оплачены за счет подотчётных сумм расходы по погрузке, разгрузке, перевозке:
	- материалов	16	71
	-продукции	44	71
6	Списаны представительские расходы в пределах сумм, утверждённых в смете
		26	71
7	Списаны представительские расходы сверх установленных нормативов	92/2	71
8	Возвращён в кассу остаток неиспользованного аванса	50	71

ТЕМА 3.

УЧЁТ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Задачи учёта труда и заработной платы. Формы оплаты труда и виды заработной платы. Оперативный учёт работников предприятия

1. Задачи учёта труда и заработной платы.

2. Формы оплаты труда и виды заработной платы.

3. Классификация персонала. Оперативный учёт работников предприятия.

-1-

Заработная плата - важнейшее средство повышения заинтересованности работников в результатах своего труда, его производительности, увеличении объёмов произведенной продукции, улучшении её качества и ассортимента.

В соответствии с постановлением Государственного комитета РБ по труду и социальной защите населения «О единой тарифной сетке работников РБ и рекомендациях по её применению» предприятиям, организациям и учреждениям независимо от их подчинённости и форм собственности предлагается республиканская тарифная система оплаты труда, состоящая из Единой тарифной сетки, тарифно-квалификационного справочника, тарифных ставок и окладов.

На предприятиях, организациях и учреждениях оперативный и бухгалтерский учёт труда и его оплаты должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить контроль за:

а) численностью персонала и использованием рабочего времени

б) правильным документальным оформлением выработки рабочих-сдельщиков и других работников

в) своевременным начислением зарплаты и пособий в установленные сроки и их выдачи

г) своевременным удержанием налогов и платежей и перечислением их бюджету и по назначению

д) распределением заработной платы по объектам калькуляции

е) использованием заработной платы

ж) составлением отчётности по труду и её представлением в соответствующие органы

-2-

Единая тарифная сетка содержит 27 тарифных разряда. Формы оплаты труда:

1) сдельная - оплата за качество и количество выработанной продукции по установленным расценкам

— прямая сдельная - зарплата пропорциональна выработке, определяется как произведение установленной сдельной расценки на количество изготовленной продукции

— сдельно-премиальная - зарплата по прямым сдельным расценкам + премия за выполнение и перевыполнение установленных показателей

— сдельно-прогрессивная - зарплата в пределах установленной исходной нормы по прямым сдельным расценкам, а сверх данной нормы - по повышенным

— косвенная сдельная - оплата труда вспомогательных рабочих, от результатов деятельности которых зависит производительность основных рабочих

— аккордная сдельная - зарплата за весь объем работы, а не за каждое изделие или операцию

2) повременная - оплата за количество проработанного времени с учётом квалификации работника независимо от выработки

— простая повременная - зарплата зависит от тарифной ставки и количества отработанного времени

— повременно-премиальная - зарплата по тарифным ставкам + премия за достижение определённых количественных и качественных показателей

Виды оплаты труда:

1) основная - оплата, начисленная за проработанное на предприятии время (оплата по тарифным ставкам и окладам, сдельным расценкам, оплата брака и простоев не по вине рабочих, доплаты за ночную работу, премии за обучение учеников и т. д.)

2) дополнительная - оплата, начисленная за неотработанное время (основные и дополнительные отпуска, льготные часы подросткам, вознаграждения за выслугу и т. д.)

-3-

По признаку участия в производственном процессе персонал делится на:

1) промышленно-производственный персонал (основная деятельность) - работники основных и вспомогательных цехов, подсобных производств, лабораторий и отделов, очистных сооружений, узлов связи, информационно-вычислительных центров, всех видов охраны и т. д.

2) персонал непромышленной деятельности (неосновная деятельность) - работники, занятые обслуживанием жилищного и коммунального хозяйства, торговли, подсобных сельскохозяйственных предприятий, медицинских учреждений и учреждений дошкольного воспитания, культуры и т.п.

По характеру выполняемых функций персонал делится на:

1) рабочие - лица, непосредственно занятые созданием материальных ценностей, ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров и т. п.

- основные

- вспомогательные

2) служащие

- руководители - работники, занимающие должности руководителей предприятия и их структурных подразделений, начальники цехов и отделов, их заместители

- специалисты - работники, выполняющие экономические, финансовые, конструкторско-технологические функции

- прочие служащие - работники, занятые подготовкой и оформлением документации, учётом и контролем, хозяйственным обслуживанием (контролёры, кассиры и т. д.)

Оперативный учёт личного состава ведёт отдел кадров, который оформляет приём, переводы и увольнения работающих на основании различных документов.

Людям, впервые поступившим на предприятие, выдается трудовая книжка, хранящаяся до его увольнения в отделе кадров. На каждого работающего открывается лицевая карточка, в которой фиксируются анкетные и прочие данные о его трудовой деятельности на предприятии. Ему присваивается табельный номер, по которому он числится в табеле учёта рабочего времени и во всех документах на заработную плату.

Контроль за соблюдением трудового режима ведется при помощи табельного учёта. Он предполагает наблюдение за приходом на работу и уходом с неё, выяснение причин опозданий и неявок, получение данных о фактически отработанном времени, своевременное составление отчётности о наличии и движении работников, использовании рабочего времени и состоянии трудовой дисциплины.