2. Подготовка к деловым переговорам 2.1. О необходимости подготовки к переговорам

Тщательная подготовка к деловым переговорам - один из важнейших факторов, оказывающих влияние на их успешность. Считается, что около 90% подготовленных переговоров достигает цели. Об этом приходится говорить еще и еще раз, так как многие практики придерживаются противоположного мнения. В деловой беседе, заявляют они, заранее ничего нельзя предусмотреть. Это тот вид деятельности, в котором главным моментом является спо­собность к импровизации. Действительно, в процессе переговоров партнерам приходится постоянно импровизировать. Однако лишь та импровизация может привести к успеху в беседе, которая по­строена на высоком уровне компетентности собеседника, на его комплексной подготовленности; общей, специальной, психологи­ческой и др.

Противники подготовки к переговорам чаще всего проводят беседы непрофессионально, допуская промахи и ошибки, напри­мер, непредусмотрительность, лобовые атаки на собеседника, иг­норирование его интересов, упрямство вместо настойчивости, ос­корбляющие или унижающие интонации, смешивание деловых пе­реговоров с игрой «кто кого».

Неподготовленные собеседники, как правило, не имеют про­думанных аргументов, не пользуются риторическими приемами, а если пользуются, то чаще всего нецивилизованными.

Основные недостатки переговоров, вызванные неподготов­ленностью собеседников:

- «холостой ход» - собеседник вступает в переговоры, не уяснив целей беседы. В этом случае его действия будут непоследова­тельными, аргументы - малоубедительными, что повлечет за со­бой потерю инициативы и другие отрицательные последствия;

- «эгоизм» - собеседник нацелен добиваться исключительно своих целей, не считаясь с интересами партнера. Удостоверясь в этом, партнер может прервать беседу;

- «игра вслепую» - собеседник не имеет четкого плана действий, поэтому его усилия часто не приводят к достижению цели бесе­ды.

Цель подготовки к беседе - смягчить, нейтрализовать влияние

непредвиденных обстоятельств, новых моментов на ход беседы.

Подготовка позволяет предвидеть возможные «повороты» беседы, снизить значение возможных неожиданных «выпадов» партнера. В результате подготовки приобретается навык быстрой и гибкой ре­акции на случай неожиданных оборотов.

Один из известных ораторов на вопрос, сколько времени он тратит на подготовку к выступлению, ответил: «Если я должен го­ворить всего десять минут, то на подготовку мне потребуется неде­ля. Если в моем распоряжении будет один час, то мне нужно на подготовку два дня. Если же время моего выступления не ограни­чено, тогда я могу начать хоть сейчас».

Из этого высказывания следует, что затраты времени на под­готовку к беседе значительны. Окупаются ли они? Ответ на этот вопрос однозначен: да, окупаются. Изучение организации труда в учреждениях показало, что экономия времени на подготовку к бе­седе (и к любой другой управленческой функции) оборачивается тем, что в последующем приходится возвращаться к невыполнен­ным делам (беседам, не достигшим целей, к управленческим реше­ниям, оказавшимся нереальными), которые разрастаются до уровня трудноразрешимых проблем, и затрачивать в десять раз больше времени, чем это было необходимо. Воистину, скупой платит два­жды!

Подготовка к переговорам позволяет: выявить и сформулиро­вать конкретные, количественно определенные задачи задолго до начала беседы; отработать основные аргументы в пользу своего мнения, а также контраргументы на предполагаемые доводы собе­седника; определить свои интересы и спрогнозировать интересы собеседника; наметить риторические приемы, наиболее пригодные для снижения значимости доводов собеседника; отработать пере­чень вопросов собеседнику для получения недостающей информа­ции по проблеме, а также выяснения позиции партнера; четко обо­значить вопросы, могущие сыграть роль переломных в беседе.

В ходе подготовки к переговорам намечают пути и способы достижения других целей, например, улучшения отношений с организацией-партнером, улучшения личных контактов с представи­телями организации.