Личная нота
В дипломатической переписке это самый важный документ, его название обусловлено тем, что документ выполняется в первом лице, от имени некого лица и направляется другому лицу. Причины и условия направления личной ноты вполне определенны.
Во-первых, нота содержит в себе весьма важную информацию или посвящена весьма важному событию. Например, Посол сообщает Министру иностранных дел страны пребывания об изменении Конституции его государства, или о назначении нового правительства, выборах нового президента, парламента. Личной нотой Министр или Посол могут информировать другое государство о весьма важном заявлении своего правительства, которое касается и иностранных государств.
Во-вторых, личная нота выполняется в том случае, если ее содержание касается лично отправителя. Распространенным поводом является отъезд Посла за пределы государства аккредитации: в этом случае Посол информирует Министра иностранных дел в день отъезда о предстоящем отъезде и сообщает фамилию Временного поверенного в делах своего государства на период отсутствия Посла.
В-третьих, личная нота уместна тогда, когда ее содержание касается лично дипломата, которому она адресуется. Это могут быть поздравления с национальным праздником, назначением на должность, юбилеем со дня рождения, награждением орденом или присвоением некого почетного звания, а также соболезнования по поводу некого несчастья в стране или в семье адресата. Начинается текст с протокольного словосочетания «честь имею».
Выходные данные личной ноты весьма кратки. В верхнем правом углу вписывается город, где выполнен этот документ, и дата отправления. Завершается текст подписью, как правило, разборчивой, а также указанием должности автора в краткой редакции, например, «Посол», «Министр».
Адрес получателя пишется в нижнем левом углу нотного бланка с указанием фамилии, имени, должности в ее полном написании, титулования, все – в дательном падеже, а также города, где находится получатель. Лист вкладывается в конверт тех же размеров, на конверте дублируется адрес, указанный в самой ноте.
Необходимо отметить, что проблема протокольного старшинства в зарубежных странах решается с учетом национальных традиций. Поэтому написание ноты на иностранном языке требует знаний правил и традиций той страны, на языке которой нота выполняется.
Меморандум
Обычно содержит изложение принципиальной позиции правительства, дипломатического ведомства или представительства по актуальному вопросу. Как правило, его содержание публикуется в печати. Меморандум имеет название с указанием авторства, но другими протокольными атрибутами не нагружается. Он является самостоятельным документом, но может быть и приложением к вербальной ноте.
Меморандум редко встречается в дипломатической практике, но в последнее время наблюдались случаи использования его в качестве двустороннего – межгосударственного - документа.
Памятная записка
Это неформальный документ, в котором объясняются действия либо точка зрения направляющей стороны. Может содержать некие предложения или просьбы. Передается лично в ходе дипломатической встречи или направляется после нее с курьером (в таком случае к ней обычно прилагается визитная карточка автора текста). Иногда памятную записку прилагают к вербальной ноте, чтобы более подробно осветить некую сторону вопроса, поднятого в вербальной ноте, или напомнить о неких предшествующих обстоятельствах.
Главная цель записки - предупредить неправильное толкование сделанного представления или беседы, подтвердить сделанное во время беседы заявление. Памятная записка составляется в безличной форме, не содержит обращения или комплиментов, на ней не указывается адрес или номер. Составляется она в третьем лице, употребляются такие выражения, как «сообщается», «доводится до сведения», «возбуждается просьба» и т.д. Текст излагается как бы от анонимного лица, хотя авторство доподлинно известно адресату.
Печатается на простой бумаге, без герба, номер не ставится. В названии кроме слов ^ Памятная записка других сведений не приводится.