Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

М.В. Булгакова

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ

Использование списка Microsoft Excel в качестве базы данных

Пособие для выполнение контрольной работы

Челябинск 2012

Информационные системы в экономике. Использование списка Microsoft Excel в качестве базы данных: Учеб. пособие. / М.В. Булгакова. – Челябинск, 2011. 96 с.

Учебное пособие для самостоятельного освоения дисциплины "Информационные технологии в налогообложении.

Пособие содержит краткие теоретические положения, рассматриваемых в ней вопросов, примеры решения задач по всем темам, контрольные задания и библиографию.

© М.В. Булгакова

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 5

1. СОРТИРОВКА СПИСКОВ 7

2. ФИЛЬТРАЦИЯ СПИСКОВ 10

2.1. АВТОФИЛЬТР 11

2.2. ФИЛЬТРАЦИЯ С ПОМОЩЬЮ РАСШИРЕННОГО ФИЛЬТРА 13

3. ВЫЧИСЛЕНИЕ ПРОМЕЖУТОЧНЫХ ИТОГОВ 22

4. РАБОТА СО СВОДНЫМИ ТАБЛИЦАМИ 25

5. КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ 38

6. ФУНКЦИИ EXCEL ДЛЯ РАБОТЫ С БАЗОЙ ДАННЫХ 43

7. РАСЧЕТ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖНОСТИ (с использованием функций базы данных) 51

8. УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ ТИПОВОГО ВАРИАНТА КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ 60

8.1. ТИПОВОЙ ВАРИАНТ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ 60

ПРИМЕР ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ 62

9. ЗАДАНИЕ ДЛЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ 77

ВАРИАНТ 0 77

ВАРИАНТ 1 79

ВАРИАНТ 2 81

ВАРИАНТ 3 83

ВАРИАНТ 4 85

ВАРИАНТ 5 87

ВАРИАНТ 6 89

ВАРИАНТ 7 91

ВАРИАНТ 8 93

ВАРИАНТ 9 95

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 97

Введение

Список - это совокупность строк листа, содержащих однотипные данные. Список может использоваться в качестве базы данных, в которой записи соответствуют строкам списка, а поля - столбцам.

Для использования в Microsoft Excel списка в качестве базы данных не требуется каких-либо подготовительных действий. При выполнении характерных для баз данных операций, таких как поиск, сортировка или подведение итогов, список автоматически обрабатывается как база данных.

• Столбцы в списке являются полями записи в базе данных.

• Заголовки столбцов списка являются именами полей в базе данных.

• Каждая строка в списке является записью в базе данных.

В Microsoft Excel предусмотрен ряд удобных средств для организации и обработки данных в списке. Чтобы воспользоваться этими средствами вводите данные в список в соответствии с нижеизложенными правилами.

Правила ведения списка

Размер и расположение списка

• Не создавайте более одного списка на листе, поскольку некоторые средства, такие как фильтрация, обрабатывают один текущий список.

• Оставьте, по крайней мере, один пустой столбец и одну пустую строку между списком и другими данными листа. Это необходимо для автоматической идентификации списка при сортировке, фильтрации и подведении итогов.

• Не размещайте данные слева и справа от списка, поскольку они могут быть скрыты в процессе фильтрации списка.

Заголовки столбцов

• Создавайте заголовки столбцов в первой строке списка. Далее они будут использоваться в отчетах и для поиска и организации данных.

• Чтобы выделить заголовки столбцов, используйте известные вам средства форматирования.

Содержимое строк и столбцов

• Все ячейки столбца должны содержать однотипные данные.

• Не вводите пробелы перед содержимым ячейки, поскольку они влияют на порядок сортировки и результаты выполнения операции поиска.

• Используйте один формат для всех ячеек столбца.

Пособие построено таким образом, что вначале приводится теоретическая часть раздела, а затем она уточняется на примерах. Оглавление теоретической части подчеркнуто. Практическое задание выделено полужирным шрифтом.

Для приобретения практических навыков работы со списками откройте в Excel файл Товары-Заказы.xls

Ответьте на вопросы:

1. Какую информацию содержат списки Товары и Заказы?

2. Сколько полей и записей содержит та и другая таблица?

3. Перечислите имена полей списков.

1. Сортировка списков

Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным порядком сортировки.

Чтобы отсортировать список, выполните следующие шаги.

1. Установите указатель ячейки на списке, который вы хотите сортировать.

2. Выберите Данные / Сортировка.

3. Заполните диалоговое окно сортировки согласно вашей задаче.

4. Выберите кнопку ОК.

5. Программа Excel отсортирует данные в списке.

Чтобы задать пользовательский порядок сортировки списка.

1. Введите его с помощью меню Сервис / Параметры / Списки.

2. Установите указатель ячейки на списке, который вы хотите сортировать.

3. Выберите Данные / Сортировка.

4. Выберите кнопку Параметры и установите пользовательский порядок сортировки