1.3 Инструменты внутренних pr-технологий

На сегодняшний день большинство российских компаний в качестве инструмента внутреннего РR выбирают и проводят какое-либо одно мероприятие. В лучшем случает, это план мероприятий на текущий год. Чаще всего встречается создание корпоративного СМИ. Несомненно, это очень важный инструмент в деле построения отношений с персоналом. Однако применение одного-двух инструментов для компании подобно выдаче небольшого кредита огромной разоряющейся фирме. Выхлоп от данных мероприятий небольшой, потому что эти инструменты могут решить лишь определенную, узкую часть задач. Внутренний РR не ограничивается только изданием газеты или Интернет-портала. РR-менеджеры реализуют внутренний РR благодаря целому ряду инструментов. Нами было выяснено, что эти инструменты можно условно разделить на 4 типа: информационные, аналитические, коммуникационные и организационные.

Рассмотрим каждый тип инструментов подробно.

Предназначением информационных инструментов является процес  информирования сотрудников компании о текущих событиях. К таким инструментам внутреннего РR относятся:

1. Корпоративный сайт, который предназначен для быстрого обмена информацией между сотрудниками компании. На сайте размещаются необходимые для успешной работы сотрудников материалы. Сайт должен быть интересным и утолять информационные потребности персонала.

2. Доски объявлений. Это не просто источник информации, это такой источник информации, который побуждает к обсуждению, а, следовательно, способствует общению сотрудников в коллективе. Даже при наличии электронной доски объявлений мы рекомендуем оставить традиционную доску и поместить ее в месте наибольшей проходимости.

3. Внутрикорпоративные издания.

4. Доска почета. Она является серьезным мотивационным инструментом. С помощью традиционной доски почета компания может поощрить сотрудников за успехи в работе и стимулировать дальнейшую успешную трудовую деятельность.

Для изучения мнений, настроений и ответной реакции работников предприятия существуют аналитические инструменты внутреннего РR, которые представляют собой средство односторонней коммуникации. К аналитическим инструментам относятся:

1. «Горячая линия». Цель создания: своевременное выявление и решение возникающих внутри коллектива проблем или вопросов. Функционирование линии может осуществляться через телефонную сеть, через внутреннюю корпоративную электронную сеть или внешнюю электронную почтовую сеть. Эта форма внутрикорпоративного общения наиболее эффективна в больших коллективах, где трудно уследить за переменчивым общественным мнением, особенно если у фирмы обширная филиальная сеть в разных регионах или даже континентах. Горячая линия помогает наладить внутрифирменный конструктивный диалог и обмен мнениями. А также способствует избеганию кризисных ситуаций в кадровых вопросах за счет постоянно действующей обратной связи.

2. Ящики предложений. Они являются одиним из самых распространенных способов коммуницирования сотрудников и руководства. Однако эффективность ящиков сводится к нулю в случае оставления без внимания предложений, поступающих от работников. Зачастую игнорирование предложений происходит из-за поступления огромного количества сообщений. Существуют предприятия, где руководство относится формально к самой идее ящиков. Таким образом, не ящики предложений теряют свою актуальность в связи с неэффективностью. Для того чтобы работа с предложениями «снизу» стала результативной, следует инициировать групповые предложения. Это значительно упростит процедуру ответов. Очень важно контролировать общие собрания. Диалог оппонентов должен быть конструктивным и не должен перерастать в монолог одного лица. Также не рекомендуется придавать посещению подобного рода собраний добровольно-принудительную форму, а записки, передаваемые на трибуну, не следует подвергать цензуре.

Коммуникационные инструменты внутренних связей с общественностью. Главным достоинством является непосредственный контакт, личная коммуникация между работниками и руководством. К ним относятся:

1. Собрания, совещания, встречи руководства с сотрудниками. Не менее важный элемент внутренних коммуникаций - совещания и встречи руководства с сотрудниками. Это очень полезно, особенно когда руководитель является не просто менеджером, а еще и харизматичным лидером. Такие встречи могут создать сильную мотивацию, они нужны для того, чтобы прояснить курс, который избрала компания, расказать о ее планах. В ходе подобных встреч нужно делать акцент на прорывах, совершенных именно руководством компании.

2. Награждения. Не менее эффективно поддержание традиций, таких как, например, ежегодный выбор и награждение лучших сотрудников. Если люди видят, что руководство замечает и поощряет хорошую работу и лояльность к компании, они будут с большей готовностью следовать требованиям руководства. Чтобы такие мероприятия были максимально результативны, на них обязательно должен присутствовать кто-то из топ-менеджеров. Награда, принятая от представителя высшего звена, имеет большую ценность.

Таким образом, руководство сможет подчеркнуть, что ценит работу сотрудников и их достижения не остаются незамеченными.

3. Корпоративный кодекс. Жизнь каждой организации подчиняется определенным правилам, которые могут быть отражены в корпоративном кодексе. Корпоративный кодекс - это документ, описывающий правила ведения дел и взаимоотношений в организации. Каждый корпоративный кодекс уникален, так как он задает ценности и образцы поведения, которым должны следовать все работники организации, включая руководство. Кодекс также содержит основные запреты, указания на неприемлемые образцы поведения и административные меры воздействия. В кодекс можно включать все, что актуально для компании: принципы распределения задач и ответственности, порядок урегулирования споров и т. д.

Корпоративный кодекс призван задавать ценности и образцы поведения, которым должны следовать все работники организации, включая руководство.

4. Традиции, ритуалы, символика. Средствами внутреннего РR являются также традиции, ритуалы, символика. Все носители символики - логотипы, знаки, фирменные цвета, униформа, гимн - элементы самоидентификации компании, которые играют важную роль в формировании внутрикорпоративной культуры. А ее главная задача -сплочение и мотивирование коллектива. Корпоративная символика должна быть выдержана в едином стиле. Использовать символы компании можно двояко: с одной стороны, ежедневники, ручки, коврики для мыши с логотипом компании понадобятся в качестве рекламной продукции, а с другой стороны, в офисе на рабочем месте они будут признаком принадлежности человека к данной организации⁶.

Организационные инструменты внутреннего РR представлены набором специальных мероприятий, проводимых для работников предприятия при непосредственном участии руководства. Среди этих мероприятий отметим:

1. Корпоративные мероприятия. Корпоративные РR-мероприятия представляют собой большой блок различных акций и внутрикорпоративных событий, нацеленных, в первую очередь, на внутреннюю аудиторию: сотрудники, члены их семей, бывшие работники фирмы. Нередко к корпоративным мероприятиям привлекаются и смежные целевые группы, от которых в значительной степени зависит успешная хозяйственная деятельность, комфортные условия на рынке и финансовое благополучие фирмы: акционеры, инвесторы, поставщики, дистрибьюторы, авторизованные дилеры, представители отраслевых ассоциаций и объединений. Эти акции являются важной частью общей корпоративной политики, поэтому регулярность их проведения должна тщательно соблюдаться.

В одних случаях они самостоятельно проводятся силами департамента по связям с общественностью и отдела кадров. В других случаях, когда праздник носит массовый или широкомасштабный характер, требующий согласованной работы многих служб, используются услуги внешнего агентства или специализированной фирмы.

Главные цели корпоративных мероприятий как РR-технологии:

- создание духа единой и сплоченной команды профессионалов, объединенных корпоративной идеей или философией;

- укрепление кадрового состава, поиск и выявление талантливых сотрудников;

- предотвращение утечки кадров и нейтрализация конфликтных ситуаций в коллективе;

- реализация функции «предохранительного клапана» - в ходе неформального общения выявляются назревающие проблемы или кризис;

- развитие у сотрудников чувства корпоративной гордости за фирму;

- дальнейшее развитие корпоративной культуры;

- повышение качественных и количественных показателей работы персонала за счет создания и использования дополнительных (нематериальных) возможностей для стимулирования сотрудников.

День рождения компании - одно из самых популярных среди персонала коммерческих структур РR-мероприятий. Его формальная цель - торжественно отпраздновать годовщину создания фирмы, а неофициальная - дать возможность сотрудникам компании всех уровней поближе познакомиться и пообщаться друг с другом в неформальной обстановке, что крайне сложно осуществить в условиях жестко регламентированного рабочего ритма.

Неформальное общение сотрудников компании в свободной от делового ритма обстановке способствует общению работников, стоящих на разных ступенях служебной лестницы, помогает руководителям и сотрудникам корпоративных РR-департаментов поближе познакомиться с персоналом, его проблемами, интересами и пожеланиями по созданию более благоприятного рабочего климата на фирме⁷.

Спортивные состязания, в которых участвуют коллеги, являются важной РR-технологией. Организация кроссов, лыжных походов, игр в футбол или соревнований по боулингу, бильярду положительно влияют на эмоциональный фон в компании. Поражения и победы, успехи и неудачи рождают сильные эмоции, которые дают импульс и делают компанию больше, чем просто местом работы.

Празднование годовщин, юбилеев и круглых дат традиционно носит двойственный характер, поскольку нередко организуется для двух различных целевых аудиторий. Внутрикорпоративное празднование чаще носит закрытый характер и проводится главным образом для персонала и наиболее близких друзей фирмы. На праздничные мероприятия для внешних аудиторий приглашают журналистов, представителей местных властных структур, местную бизнес-элиту, лидеров общественного мнения, экспертов, поскольку они зачастую используются для создания дополнительного информационного повода (в этом случае их можно отнести к числу специальных РR-мероприятий) и получения дополнительных возможностей позиционирования деятельности компании.

2. Обучающие и адаптационные мероприятия. Кроме разнообразных корпоративных мероприятий к коммуникативным инструментам внутреннего РR относятся: корпоративное обучение, адаптационные тренинги, професиональные соревнования.

Тренинги межличностного общения, работы в группах, работы в условиях реструктуризации компании и т.д. помогут сохранить благоприятный климат в коллективе в сложной ситуации. Тренинги лучше всего осуществлять с привлечением внешнего специалиста. Организовывать и проводить тренинги должны специалисты по HR.

Обучающие мероприятия предполагают проведение семинаров и тренингов для адаптации новых сотрудников, работников, перешедших на новую должность, а также для повышения квалификации и професионального роста персонала. От того, каковы будут первые впечатления нового сотрудника, зависит очень многое в его дальнейшей работе. Поэтому нужно использовать первые дни его деятельности в компании для того, чтобы сформировать положительный имидж компании. Важно, чтобы новый работник увидел, что его адаптация в компании не спонтанный процесс, где ему самому предстоит освоить все правила игры, а процес контролируемый и направляемый. Нужно вовремя рассказать новому сотруднику о том, что касается его будущей работы.

Разработка программы адаптации новых сотрудников может включать и простое собеседование, и семинар, и экскурсии по офису и производству, и фильм о компании. Во многих компаниях существует специальный документ «Руководство для новичка», содержащий сформулированные правила компании. Стиль адаптации будет во многом зависеть от корпоративной культуры. В конечном итоге задача любой программы адаптации, в какой бы форме она ни проходила, - это помочь новичкам освоиться и принять правила игры в компании.

Таким образом, существует множество РR-технологий, которые позволяют значительно снизить издержки, связанные с затратами на мотивацию и закладывают основу лояльности по отношению к работодателю. Нами выделена классификация самых распространенных технологий внутреннего PR, которые оказывают максимальное влияние на мотивацию персонала к труду.

Для любой организации, действующей в современных условиях необходимо создание системы внутрифирменных коммуникаций между сотрудниками компании, поскольку эти взаимодействия формируют ее организационную культуру. И если подобный механизм внутреннего общения отлажен, то между участниками коммуникаций возникает симпатия, гармонизируется психологический климат, в работе повышается уровень взаимовыручки и взаимопомощи, повышается ответственность, снижаются уровень и острота конфликтов. Достигнуть подобных результатов можно лишь при грамотном использовании и сочетании вышеназванных инструментов внутреннего РR.