2.2. Ділові папери: функції, реквізити, формуляр

Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, стосунки між людьми, тобто вона є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру. Документація становить собою уніфіковану сукупність взаємопов’язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності.

Документ – матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 – 94). Інакше кажучи, документ – засіб, закріплений різним способом на спеціальному матеріалі, інформації про факт, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людини.

Документи мають правове й господарче значення.

Загальна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є носіями інформації.

До інформації, яку містить документ, ставляться певні вимоги. Інформація повинна бути повною (її обсяг має бути достатнім для прийняття рішення), достовірною (відповідність її змісту об’єктивному стану справ), оперативною (за час її передачі та обробки стан справ не зазнав змін). Документування інформації здійснюється згідно з відповідними законами й постановами органів державної влади, котрими визначається організація діловодства й стандартизація документів.

Обов’язковими структурними елементами будь-якого документа, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили, – є реквізити

Формуляр-зразок – модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкторської сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732 – 94).

Бланк – друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюються конкретними відомостями.

Трафаретний текст – дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

2.3. Класифікація документів

Документи класифікуються за різними ознаками. Для нашої дисципліни важливою насамперед є класифікація за серами застосування, а саме: виокремлюють наприклад: управлінську документацію, аналітичну, юридичну.

Управлінську документацію класифікують за ознаками.

Підвищення якості управлінських рішень, які приймаються, значною мірою залежить від рівня їхнього інформаційного забезпечення. Адже мистецтво керування полягає у тому, щоб своєчасно врахувати і знати, де зосередити свої основні сили та увагу.

Аналітична інформація (найчастіше в літературі цю інформацію називають оглядово-аналітичною, оскільки огляд без аналізу неефективний, а аналіз без огляду неможливий)

а) сприяє подоланню низки бар’єрів у системі професійної комунікації: кількісний ріст і розсіяність документної інформації, наявність у документальних каналах інформації, що містить неперевірені й неточні дані чи факти;

б) забезпечує взаємо обмін результатами досліджень, розробок, методами і засобами, використовуваними у різних областях науки і техніки.

Аналітична документація

• інформаційно забезпечує прийняття управлінських рішень щодо розвитку науки (фірми, підприємства), удосконалення виробництва, підвищення якості продукції;

• сприяє орієнтуванню споживачів інформації про стан розвитку різних галузей знань науки і техніки, а також об’єктів та організацій, про науково-технічні, економічні, інвестиційні та інші проблеми і про можливі шляхи їх розв’язання;

• сприяє орієнтуванню споживачів у документному потоці;

• сприяє синтезу нового наукового, обґрунтованого знання;

• забезпечує високий технічний рівень і конкурентноспроможність продукції;

• сприяє здійсненню ефективних патентно-ліцензійних і торговельних операцій.

Оглядово-аналітична інформація, прогностична інформація використовується під час

• розроблення та реалізації цільових комплексних програм і програм щодо розв’язання найрізноманітніших проблем;

• розроблення перспективних і поточних планів, а також під час планування діяльності підприємств та організацій;

• визначення напрямків досліджень, розробок, діяльності;

• оцінювання виробів, що розробляються і випускаються;

• визначення напрямків співпраці з іноземними організаціями, підприємствами тощо.

Схема класифікації основних видів аналізу науково-технічних документів і створюваної науково-технічної інформації

№ пп	Вид аналізу	Вид інформації	Зміст інформації	Форма існування
	Бібліографічний аналіз	Бібліографічна інформація	Відомості про документ, які дають змогу його однозначно ідентифікувати	Бібліографічний опис
			Відомості про центральну тему або предмет документа, особливостях викладу, призначення, спрямованості	Анотація
			Відомості про центральну тему або предмет об’єкта, мету, завдання, застосовані методи, основні результати роботи	Реферат
			Відомості про центральну тему або предмет об’єкта та їх аспектах, які подані в термінах використовуваної інформаційно-пошукової мови	Індекс
			Зв’язний виклад відомостей про центральну тему або предмет, особливості викладу, призначень, спрямованості та ін. сукупності документів з конкретного питання	Бібліографічний огляд
	Переклад з однієї природної мови іншою	Науково-технічна інформації іншою мовою		Переклади різних документів
	Інформаційний аналіз	Фактографічна інформація	Систематизовані і/або критично оцінені дані (параметри) і факти	Таблиці даних
				Статистичні збірники
				Довідники
		Оглядова інформація	Характеристика (знання) досягнутого науково-технічного рівня	Огляди досягнутого з конкретного питання
			Характеристика (знання) організаційно-економічної ситуації
			Характеристика тенденцій розвитку
		Прогностична інформація	Характеристика перспектив розвитку	Прогнози
	Дисциплінні види аналізу	Концептографічна інформація (науково-технічні знання)	Нові класифікаційні схеми	Первинні наукові і технічні документи
			Нові залежності
			Нова інтерпретація відомих даних
			Нові ідеї, гіпотези, концепції, теорії
			Нові технічні рішення