20. Табель форм документов. Регламентация состава видов и разновидностей документов.

Табель форм документов – это перечень форм документов, применяемых в деятельности организации, с характеристикой статуса документов, основных этапов их подготовки и прохождения.

Табель включает все формы документов, создаваемых в деятельности организации, но он не дает полного представления о маршруте документов, поскольку в нем, как правило, обозначаются только наиболее важные и значимые с точки зрения документооборота операции по обработке документов, такие как подготовка документа (обычно в табеле указывается подразделение или должность работника, в зоне ответственности которого находится подготовка документа), согласование (визирование) документа (в табеле указываются подразделения или должности работников, участвующих в согласовании документа), подписание (утверждение) документа и некоторые другие.

Кроме того, табель включает наименования только тех документов, которые готовятся в организации, и не включает форм документов, поступающих в организацию.

Основная задача табеля форм документов – определить состав форм документов, применяемых в организации в процессе документирования ее деятельности, а поскольку табель форм документов утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для применения, его можно рассматривать как способ оптимизировать состав документов (виды, разновидности, формы документов), применяемых в организации. Поскольку не существует единой установленной формы табеля, каждая организация, которая проводит подобную работу, может исходя из собственных потребностей и решаемых задач разработать для себя форму табеля.

Блок-схемы

Наиболее полно отобразить документооборот можно с помощью маршрутных (маршрутно-технологических) схем, графиков, блок-схем.

При построении маршрутных схем и оперограмм необходимо детально изучить технологию выполнения каждого вида работы, при этом следует определить, с чего данная работа начинается (что служит основанием для ее начала), из чего она состоит, на какие этапы подразделяется, чем завершается выполнение работы, какую форму принимает конечный ее результат, как фиксируется ее окончание либо наступление нового цикла ее выполнения.

Назначение Табеля форм документов

Примерный Табель форм документов, применяемых в деятель­ности организации, - это перечень разрешенных к применению уни­фицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с харак­теристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохож­дения.

Табель форм документов предназначен для:

оптимизации состава применяемых в организации форм доку­ментов и их закрепления в едином нормативном документе;

классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;

унификации и нормативного закрепления процедуры подготов­ки управленческих документов в организации;

унификации форм документов организации;

упорядочения документальной базы организации в целях повы­шения эффективности использования компьютерных информацион­ных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для докумен­тирования собственной управленческой деятельности, и позволяю­щего осуществлять оперативный поиск необходимых форм докумен­тов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Наряду с разработкой Табеля форм документов организации целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий резуль­таты проведенной унификации состава и форм документов органи­зации по функциям управления.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

юридическую силу документов, подготавливаемых в организа­ции;

оперативность реализации управленческих функций организа­ции;

сокращение затрат рабочего времени на составление, оформле­ние и обработку документов.

Разработка Табеля форм документов

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование.

2. Выбор формы Табеля.

3. Формирование структуры Табеля.

4. Отбор форм документов для включения в Табель.

Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации

Наиме­	Код	Кем и	Пери­	Соста­	Внут­	Внеш­	Под­	Ут­	Пе­	Куда	При­
нование	фор­	когда	одич­	витель	рен­	нее	пись	верж­	чать	пред­	меча­
формы	мы	утверж­	ность	доку­	нее	согла­		дение		став­	ния
доку­		дена	сос­	мента	согла­	сова­				ляется
мента			тав­		сова­	ние
			ления		ние

 

Для установления последовательности расположения форм до­кументов в Табеле необходимо решить вопрос о его внутренней структуре, поскольку именно она определяет группировку форм до­кументов по соответствующим разделам. Структура Табеля — это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией.

Разделами Табеля могут быть наименования структурных под­разделений организации или наименования управленческих функ­ций и задач, реализуемых в деятельности учреждения. Построение Табеля по функциональному признаку - в соответствии с управлен­ческими функциями и задачами — предпочтительнее, поскольку ис­ключает необходимость корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности. Кроме того, формиро­вание Табеля по функциональному принципу позволяет одновремен­но с совершенствованием документационного обеспечения оптими­зировать деятельность организации через построение классифика­ционной схемы ее управленческой деятельности.

Перечень разделов Табеля форм документов, построенного по функциональному принципу

1. Организация системы и процессов управления

1.1. Организационно-правовое обеспечение деятельнос­ти организации

1.2. Обеспечение законности деятельности

2. Прогнозирование и планирование деятельности 2.1. Прогнозирование деятельности организации

2.2. Планирование деятельности организации

3. Регулирование деятельности

3.1. Информационное обеспечение деятельности органи­зации

3.2. Оперативное управление деятельностью организации

4. Контроль за деятельностью

4.1. Статистическая отчетность

4.2. Ведомственная отчетность

4.3. Внутренняя отчетность (Контроль за деятельностью подразделений и работников)

5. Финансовое обеспечение

5.1. Бухгалтерский учет

5.2. Бухгалтерская отчетность

6. Материально-техническое обеспечение

6.1. Обеспечение помещением, материалами, оборудова­нием, транспортом

6.2. Эксплуатация помещения, материалов, оборудова­ния, транспорта

6.3. Обеспечение сбыта продукции

7. Научно-техническое обеспечение

7.1. Научно-исследовательская и проектно-конструктор-ская деятельность

7.2. Внедрение и эксплуатация технических средств

7.3. Охрана окружающей среды

7.4. Научно-техническая информация

8. Международное сотрудничество

8.1. Командирование сотрудников за рубеж

8.2. Прием зарубежных делегаций

8.3. Информационно-справочное обслуживание между­народных связей

9. Обеспечение кадрами (персоналом)

9.1. Подбор, расстановка и использование кадров

9.2. Учет личного состава

9.3. Аттестация работников

9.4. Повышение квалификации работников

9.6. Командирование сотрудников

9.7. Нормирование труда

9.8. Охрана труда

10. Документационное обеспечение

10.1. Учет и контроль исполнения документов

10.2. Хранение и использование документов

Предлагаемый перечень разделов Табеля включает типовые функции управления, присущие всем органам управления, незави­симо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности. Предложенная классификационная схема при разра­ботке Табеля форм документов конкретной организации должна быть дополнена функциями и задачами, отражающими основное, целевое назначение деятельности организации. В этом случае функции уп­равления, отражающие основное (целевое) содержание деятельнос­ти организации, встраиваются между блоком собственно управлен­ческих функций (функции 1-4) и функциями обеспечивающего ха­рактера (функции 5-10).

В Табель форм документов включаются:

формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Россий­ской Федерации, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля;

применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;

внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;

формы документов, отражающие устойчивую практику докумен­тирования, применение которых основано на сложившейся тради­ции. В последнем случае формы документов включаются в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведе­ния соответствующей унификации.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответ­ствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.

В разделах и подразделах Табеля формы документов располага­ются в порядке их значимости: от общего к частному или от наибо­лее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирова­ние деятельности», подразделе «Информационное обеспечение дея­тельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного ха­рактера, письма и др.