
- •1. Понятие документа. Типология документов.
- •2. Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов.
- •3. Методы исследования документоведческих проблем. Общенаучные и специальные методы.
- •4. Понятие «электронный документ». Специфика работы с электронными документами
- •5. Функции документа.
- •6. Современные способы документирования с использованием новых технологий
- •7. Оригинальность документа.
- •8. Виды копий. Порядок удостоверений копий.
- •9. Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец.
- •10. Понятия «унификация» и «стандартизация» документов.
- •11. Гост р 6.30.-2003. Его содержание, значение.
- •12. Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования.
- •13. Порядок утверждения документов, виды утверждения.
- •14. Резолюция. Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.
- •15. Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты).
- •16. Общие требования к тексту документа.
- •17. Понятие регулятивной силы документа.
- •18. Лингвистические особенности текстов служебных документов.
- •19. Понятие «системы документации», развитие систем.
- •20. Табель форм документов. Регламентация состава видов и разновидностей документов.
- •21. Организационные документы, отражающие структуру организации, ее штатный состав, организацию работы коллектива. Правила их составления и оформления.
- •22. Распорядительные документы. Требования к их составлению, оформлению.
- •23. Информационно-справочные документы, их виды и назначение.
19. Понятие «системы документации», развитие систем.
Система документации - совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Система документации представляет собой комплекс взаимосвязанных документов, в которых последовательно отражаются деятельность определенной отрасли государственного управления, например, сельского хозяйства, культуры, далее - отдельные функции управления, например, планирование, финансирование, далее -уровень управления, определенный местом данного объекта в системе органов государственной власти: министерство, концерн, предприятие.
В отраслевых системах документации фиксируется производственная деятельность, присущая конкретной отрасли хозяйства, культуры, здравоохранения и т.д. Таких систем столько, сколько существует отраслей. При чем их количество в связи с интенсификацией технического развития, появлением новых отраслей постоянно увеличивается.
В функциональных системах отражаются важнейшие функции управления. Функциональные системы могут быть либо во всех учреждениях, либо в части из них, либо в отдельных.
Система документации характеризуется признаками, которые присущи другим системам: • деление системы на подсистемы:
система документации отрасли или отдельной функции управления делится на подсистемы, что определяется содержанием документируемой деятельности, т.е. в системе документации можно выделить ряд самостоятельных подсистем, характеризующихся определенной задачей управления или соответствующим уровнем управления. Система плановой документации включает в себя в соответствии с формами плановых органов подсистемы:
Организации методологии планирования;
Перспективного планирования;
Текущего планирования.
Такие подсистемы решают комплекс задач по планированию. Они могут в свою очередь подразделяться на более узкие подсистемы, отражающие решение отдельных задач (например, перспективное планирование промышленности, сельского хозяйства);
• взаимосвязь внутри и между системами:
внутри системы между ее элементами существуют взаимосвязи, проявляющиеся в единстве задач, решаемых данной системой. Документы в системе функционируют не изолированно. Каждый из них занимает определенной место, предназначен для определенных целей, отражает внешние и внутренние связи, иерархию системы управления, что проявляется в обязательности актов вышестоящих органов управления для нижестоящих. Существует взаимосвязь и взаимообусловленность систем документации, нередко - взаимное проникновение друг в друга.
ОРД тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами документации. В ней отражаются такие функции управления, как руководство, контроль, организационные вопросы, планирование, отчетность и т.д. ОРД представляют для других систем правовую основу, что находит отражение в ссылках на постановления, решения и другие нормативные правовые акты.
Тесно связаны между собой системы плановой и отчетно-статистической документации. Если различные виды планов входят в состав плановой документации, то отчеты об их выполнении относятся к отчетно-статистической документации. Связь проявляется на всех стадиях действия планов: как в ходе переписки по их выполнению, так и при подведении итогов по их выполнению.
Т.о., системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают;
наличие внутренней организации;
автономность элементов системы:
автономность систем проявляется в возможности развития каждой части системы, т.е. подсистема может функционировать и выполнять свои задачи относительно других подсистем данной системы в значительной мере самостоятельно. Например: в подсистеме "учет имущественно-материальных ценностей» ведутся книги и картотеки по учету основных средств, акты о приеме, сдаче, списании материалов и др. Все эти документы выполняют важную и достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Но это не противоречит принципу взаимосвязи с другими подсистемами в решении общих задач данной системы.
• способность к развитию:
каждая система непрерывно развивается вместе с усложнением и развитием функций управления, его технической оснащенности и усложнением управленческих задач.