19. Понятие «системы документации», развитие систем.

Система документации - совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Система документации представляет собой комплекс взаимосвязанных документов, в которых последовательно отражаются деятельность опреде­ленной отрасли государственного управления, например, сельского хозяйства, культуры, да­лее - отдельные функции управления, например, планирование, финансирование, далее -уровень управления, определенный местом данного объекта в системе органов государст­венной власти: министерство, концерн, предприятие.

В отраслевых системах документации фиксируется производственная деятельность, присущая конкретной отрасли хозяйства, культуры, здравоохранения и т.д. Таких систем столько, сколько существует отраслей. При чем их количество в связи с интенсификацией технического развития, появлением новых отраслей постоянно увеличивается.

В функциональных системах отражаются важнейшие функции управления. Функцио­нальные системы могут быть либо во всех учреждениях, либо в части из них, либо в отдель­ных.

Система документации характеризуется признаками, которые присущи другим систе­мам: • деление системы на подсистемы:

система документации отрасли или отдельной функции управления делится на подсис­темы, что определяется содержанием документируемой деятельности, т.е. в системе доку­ментации можно выделить ряд самостоятельных подсистем, характеризующихся определен­ной задачей управления или соответствующим уровнем управления. Система плановой до­кументации включает в себя в соответствии с формами плановых органов подсистемы:

Организации методологии планирования;

Перспективного планирования;

Текущего планирования.

Такие подсистемы решают комплекс задач по планированию. Они могут в свою оче­редь подразделяться на более узкие подсистемы, отражающие решение отдельных задач (на­пример, перспективное планирование промышленности, сельского хозяйства);

• взаимосвязь внутри и между системами:

внутри системы между ее элементами существуют взаимосвязи, проявляющиеся в единстве задач, решаемых данной системой. Документы в системе функционируют не изо­лированно. Каждый из них занимает определенной место, предназначен для определенных целей, отражает внешние и внутренние связи, иерархию системы управления, что проявляет­ся в обязательности актов вышестоящих органов управления для нижестоящих. Существует взаимосвязь и взаимообусловленность систем документации, нередко - взаимное проникно­вение друг в друга.

ОРД тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами докумен­тации. В ней отражаются такие функции управления, как руководство, контроль, организа­ционные вопросы, планирование, отчетность и т.д. ОРД представляют для других систем правовую основу, что находит отражение в ссылках на постановления, решения и другие нормативные правовые акты.

Тесно связаны между собой системы плановой и отчетно-статистической документа­ции. Если различные виды планов входят в состав плановой документации, то отчеты об их выполнении относятся к отчетно-статистической документации. Связь проявляется на всех стадиях действия планов: как в ходе переписки по их выполнению, так и при подведении итогов по их выполнению.

Т.о., системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают;

наличие внутренней организации;

автономность элементов системы:

автономность систем проявляется в возможности развития каждой части системы, т.е. подсистема может функционировать и выполнять свои задачи относительно других подсис­тем данной системы в значительной мере самостоятельно. Например: в подсистеме "учет имущественно-материальных ценностей» ведутся книги и картотеки по учету основных средств, акты о приеме, сдаче, списании материалов и др. Все эти документы выполняют важную и достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Но это не противо­речит принципу взаимосвязи с другими подсистемами в решении общих задач данной сис­темы.

• способность к развитию:

каждая система непрерывно развивается вместе с усложнением и развитием функций управления, его технической оснащенности и усложнением управленческих задач.