17. Понятие регулятивной силы документа.

Регулятивная сила документа – это характеристика управленческого документа, определяющая вероятность точного исполнения норм и положений документа субъектом отношений, попадающим под действие рассматриваемого документа. Регулятивная сила документа определяется его характеристиками, а также характеристиками социальных институтов, на которые опирается его воздействие (плечо «институционального рычага») . Во многом, это связано с восприятием документа человеком (объектом регулирования), его личностными характеристиками. Поэтому необходимо учитывать личностные характеристики субъектов отношений, попадающих под действие документа, при его разработке.

Можно выделить следующие характеристики, определяющие степень воздействия на участников корпоративных отношений и, соответственно, качество внутренних документов компании:

Структурированность материала

Степень охвата необходимых сфер деятельности (прописаны ли в документе все аспекты деятельности того человека, для которого и относительно которого данный документ создавался)

Степень неопределенности документа, которая определяется следующими факторами: 

 - Наличие в документе неурегулированных диспозиций. Урегулирование диспозитивных норм, содержащихся в законодательных и иных нормативных документах, действующих в данной социально-экономической системе. 

 -  Наличие в документе незаконченных положений, двусмысленностей, многозначности положений (например, если в документе упоминается должность, которой соответствует несколько людей в компании: например, заместитель генерального директора без указания направления). 

 -  Наличием отдельных слов, вызывающих у читающего документ сомнения, неопределенность. Использование терминов, не имеющих официального толкования.

Однозначность, перегруженность, полнота фраз в документе. 

 -  Не должно быть ничего лишнего и не должно быть возможности добавления. 

 -  Сложность конструкций для однозначности понимания документа.

Уровень информативности документа: документ должен нести новую, по отношению к другим действующим документам, информацию, структурирующую поведение человека, попадающего под его воздействие, иначе, он бесполезен, излишен.

Подготовка эффективного документа

В общем случае, подготовка эффективного внутреннего документа, обеспечивающего необходимый уровень регулирования корпоративных отношений, подразумевает выполнение следующих действий (этапов):

1. Анализ социальных институтов, действующих в компании.

2. Формирование целей и задач разрабатываемого документа. Определение объектов воздействия и их характеристик.

3. Определение лиц, участвующих в подготовке документа.

4. Подготовка проекта документа.

5. Подготовка пояснительной записки к документу.

6. Утверждение документа.

В процессе анализа действующих в компании социальных институтов необходимо определить, прежде всего для себя, какие из существующих институтов направлены на поддержку документа и деятельности в соответствии с документом, а какие будут ему мешать эффективно работать. В процессе выполнения этого этапа не следует стремиться сделать абсолютный анализ институциональной среды, как правило, это требует значительных усилий и, в большинстве случаев, не требуется. Но даже общее понимание институциональной среды, само понимание, что есть институты содействующие и мешающие воздействию документа, их идентификация дает значительный вклад в обеспечение эффективной работы разрабатываемого документа.

В разработке внутренних документов участвуют различные специалисты компании и, может быть, привлеченные специалисты, которые, в общем случае, могут быть отнесены к следующим группам:

Лица, непосредственно участвующие в разработке документа

Лица, осуществляющие контроль процесса подготовки документа

Лица, с которыми необходимо согласовывать разрабатываемый документ.

Каждая из этих групп лиц имеет свои характеристики, которые необходимо учитывать лицу, которое организует взаимодействие всех этих групп в процессе подготовки документа (как правило, это лицо, ответственное за подготовку документа).

С целью повышения эффективности процессов внедрения документов, а также обеспечения более эффективной работы документа, его дальнейшей адаптации к изменяющимся условиям деятельности компании, необходимо готовить или требовать от лиц, осуществляющих работу над документом, пояснительную записку к документу.

В общем случае, пояснительная записка к документу должна содержать следующую информацию:

Цели и задачи разработки документа (указываются цели и задачи документа как инструмента регулирования поведения субъектов отношений. Они могут отличаться от целей и задач, обозначенных в документе)

Особенности, которые были учтены при подготовке документа

Ключевые положения и принципы, положенные в основу документа

Мероприятия, которые необходимо провести для внедрения документа в практику (Внедрение некоторых документов требует осуществления множества мероприятий для настройки системы, для подготовки и/или обучения специалистов, др. Здесь же целесообразно отразить и мероприятия, направленные на доведение до сведения лиц, подпадающих под действие документа, его содержания. В отдельных случаях это требует значительных усилий. Вследствие особенностей процесса, именно разработчики документа могут лучше всего определить круг мероприятий, необходимых для внедрения документа).

Граничные условия, требования к системе управления, к сотрудникам, которые обеспечат эффективное функционирование документа. Это могут быть следующие аспекты:

-   Требования к квалификации специалистов: знания и навыки, необходимые для эффективной работы по документу; 

-   Необходимые документы для смежных подразделений или внесение изменений в эти документы;        -   Необходимые требования к организационной структуре и процессам компании; 

-   Другие условия.

Прочая информация, которую разработчики документа хотели бы отразить в пояснительной записке.