15. Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты).

При составлении текста документа необходимо учитывать, что в практике документирования сформировались текстовые модели, в соответствии с которыми составляются тексты отдельных видов и разновидностей документов. Во многих случаях для правильного составления текста документа необходимо знать, по какой модели составляется текст документа данного вида или разновидности.

Модель текста документа определяет не только композиционную структуру текста, то есть последовательность расположения коммуникативно-смысловых частей текста, но и языковые и стилевые особенности основного текста документа.

В делопроизводстве организаций тексты документов могут составляться:

на основе официально утвержденных унифицированных форм документов;

с учетом требований нормативных актов, регламентирующих создание отдельных видов документов;

в форме, отражающей устойчивую практику документирования.

 Формы представления текстов унифицированных документов.

Текст унифицированных документов оформляется в виде:

1) связного (типового) текста или трафаретного текста;

анкеты;

таблицы;

соединенных форм (композиции в виде связного текста, анкеты, таблицы).

♦ Связный (типовой) текст - текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что не исключает возможности выделения постоянной и переменной инфор­мации.

Связный текст унифицированного документа с различными формами связи (согласова­ние, управление) содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положе­ний, уставов, распорядительных документов.

В основном в унифицированных документах, представленных связным текстом, ис­пользуется форма изложения от третьего лица единственного числа. В распорядительных документах, принимаемых коллегиальными органами, используется эта форма изложения, что является отражением принципа коллегиальности. В распорядительных документах, в ко­торых отражается принцип единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа. В документах типа докладной записки форма изложения от первого лица является нормой.

Связный текст может быть составлен на основе трафарета.

Трафарет - это форма представления унифицированного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

В связных текстах унифицированных документов, составляемых на основе трафарета, следует учитывать: заполняемая часть должна быть согласована с заданной постоянной ин­формацией.

Устойчивые обороты представляют собой предложения, воспроизводимые как устой­чивые синтаксические единицы. Например: Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Е.В.Ковалевскую.

В связных текстах сложных документов используется параллелизм языковых выраже­ний. Например: Основными задачами института являются: осуществление исследований, изучение научного опыта, обобщение, распространение...

При построении словосочетаний в связных текстах следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в деловом языке, для которой характерно широкое употребление отглагольных существительных, глагольно-именных словосочетаний, отыменных предлогов (на основании, в целях, в соответствии), а также сложных союзов (в связи с тем, что). В связных текстах используются сжатые синтаксические конструкции, двусоставные предло­жения (желательно - с прямым порядком слов). Используются односоставные предложения: безличные и неопределенно-личные (утвердить следующее распределение обязанностей, контроль за исполнением приказа возложить).

Связные тексты в форме сложных предложений употребляются в констатирующей час­ти распорядительных документов, в водной части писем, докладных и объяснительных запи­сок, актов, протоколов и других сложных по структуре документов.

Из сложных предложений наиболее употребительны сложноподчиненные, отражающие последовательность иерархически связанных фактов. Место придаточного предложения в них зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, то оно, как правило, следу­ет за этим словом (в работе совещания, на котором присутствовало 200 человек, приняло участие...).

Придаточные предложения могут быть замещены причастными или деепричастными оборотами. Этим достигается лаконичность и сжатость текста. Например: Направляем для... согласованные с... методические указания об определении стоимости ....

Причастный оборот может следовать за определяемым словом или предшествовать ему. Наиболее нейтральным является расположение причастного оборота после определяемого слова.

Место деепричастного оборота относительно свободное. Он может предшествовать сказуемому или следовать за ним.

Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и дее­причастные обороты с придаточными предложениями. Например: В предложении следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и какие методы исполь­зовались для достижения этой цели (неверно). Следует четко определить задачи, постав­ленные автором в данной работе и методы, использованные для достижения этой цели (верно).

Синонимичны по значению придаточным предложениям конструкции с отглагольными существительными (согласно договоренности, по окончании, в соответствие с указанием и т.д.).

При построении предложений следует учитывать особенности, характерные для син­таксиса управленческой документации. В документах наиболее распространены односостав­ные предложения со сказуемым в качестве члена, с которого предложение, как правило, и начинается. Например: Просим выслать технический проект на разработку...

В двусоставных предложениях преобладает прямой порядок слов. Например: ^ Органы госнадзора проверяют качество оборудования.

Для связного текста унифицированного документа характерно также преобладание страдательных конструкций над активными (БелНИИДАД разработана Примерная инструк­ция по делопроизводству).

♦ Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.

Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации описания одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования показателей, а переменной - их конкретные признаки. Постоянная информация в документе представлена в виде наименований показателей, предусматривающих однозначный ответ, т.е. переменную информацию.

Перечень обобщенных признаков, т.е. постоянная информация, и пустые строки для за­полнения их переменной информацией, расположены вертикально.

Наименования обобщенных признаков и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с опорным сущест­вительным в именительном падеже (пол, фамилия, дата рождения).

♦ Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информа­цию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.

Форма таблицы применяется при изложении как словесной, так и цифровой информа­ции. Постоянная информация представлена в виде общих наименований показателей, кото­рые внесены в соответствующие графы.

В таблице выделяют два уровня членения текста: вертикальный (графы), горизон­тальный (строки). Постоянная информация, представленная в виде обобщенных показате­лей, заносится в графы, переменная - в строки.

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, а на каждой последующей странице указываются номера граф. При боль­шом количестве граф в таблице допустимо повторение заголовков. Заголовки и подзаголовки граф и строк выражены именем существительным в именительном падеже.

Употребляются только общепринятые сокращения и ценовые обозначения.

Табличный способ организации текста используется в случаях, когда требуется полу­чить или отразить информацию по однотипным управленческим ситуациям. В распорядительных документах, описывающих управленческие ситуации на группу лиц, допускается применять таблицу. Допускается применять в качестве таблицы часть текста.

♦ Соединение форм представления унифицированного текста - это интегрирован­ная форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или таблицей.