13. Порядок утверждения документов, виды утверждения.
Порядок утверждения документов
Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после их утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом. Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу:
* Проставлением на документе грифа утверждения;
* Изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.
Г риф утверждения располагают справа над текстом
2 вида:
* Утверждение руководителем (своей организации или вышестоящей) (утверждаю Ген. Директор ООО «заря» подпись, расшифровка и дата);
* Утверждение путем издания другого документа (приказ, постановление, распоряжение). Такой вид утверждения используется, когда реализация утверждаемого документа требует дополнительных мероприятий, разъяснений. (УТВЕРЖДЕН приказом директора от и №)
Утверждение изданием распорядительного документа практикуется, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа.
Обычно гриф утверждения проставляется на следующих документах:
* Акты (проверок, ревизий, передачи дел, ликвидации организации и т.д.);
* Задания (на проектирование объектов, на проведение научно-исследовательских работ и т.д.);
* Инструкции (должностные, по технике безопасности и т.д.);
* Нормативы (расхода сырья, численности работников и т.д.);
* Отчеты;
* Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем и т.д.);
* Планы (производственные, внедрения новой техники и т.д.);
* Положения;
* Программы (командировок и т.д.);
* Расценки на производство работ;
* Сметы;
* Стандарты;
* Структура и штатная численность;
* Тарифные ставки;
* Уставы организации;
* Формы унифицированных документов;
* Штатные расписания и изменения к ним.
Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.1
|
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009 |
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.Например:
|
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009
|
Рис. 1.Пример оформления реквизита "Гриф утверждения документа"
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. 5
УТВЕРЖДАЮ |
УТВЕРЖДАЮ |
Коммерческий директор ЗАО "Термика" Личная подпись Е.Н. Ярославцева 15.04.2009 |
Технический директор ЗАО "Термика" Личная подпись К.В. Воробьев 15.04.2009 |
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.6
Например:
|
УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.05.2009 № 5 |
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.7
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);
задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;
номенклатура дел организации;
нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);
отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);
перечни (должностей, предприятий, документов и др.);
планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);
положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);
программы (проведения работ, командировок и т.д.);
расценки на производство работ;
регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);
сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);
структура и штатная численность;
тарифные ставки;
формы унифицированных документов;
штатное расписание.8
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.9
Примечание: в ГОСТ Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита "Гриф утверждения документа" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне реквизита "Адресат" (реквизит 15).
Схема расположения реквизита "Гриф утверждения документа" приведена на рисунках 2 и 3.
Рис. 2.
Расположение реквизита "Гриф утверждения документа" на формате А4 углового бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
Рис. 3.
Расположение реквизита "Гриф утверждения документа" на формате А4 продольного бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа